Sistema de inventario periódico vs. sistema de inventario permanente

El uso primario del sistema de inventario periódico se produjo antes de la introducción de los escáneres de punto de venta y las computadoras. Las compañías tales como farmacias y tiendas de hardware que venden un montón de pequeñas mercancías les resultaba más fácil actualizar su inventario periódicamente en lugar de tratar de dar cuenta de cada artículo vendido sobre una base diaria. El sistema de inventario periódico permite a una empresa registrar las ventas de mercancía en una cuenta especial. Cuando el producto se vende, la empresa registra los ingresos pero no registra ninguna entrada para el costo de los bienes vendidos (Costo de Ventas).

La introducción de los sistemas de punto de venta y las computadoras adelantaron grandemente el uso del sistema de inventario perpetuo. El inventario perpetuo registra cada venta de mercancías y coloca una entrada en el inventario de la empresa. Este sistema también reduce inmediatamente el inventario vendido y suma el inventario cuando un cliente devuelve la mercancía.

Con un sistema de inventario periódico una empresa sabe la cantidad de inventario que tiene en el inicio de un periodo y al final de un período. Este sistema no realiza el seguimiento de inventario en una base diaria, sino que se basa en los recuentos periódicos del inventario físico para determinar los niveles de inventario. Un sistema de inventario perpetuo mantiene un saldo corriente de inventario de una empresa. Cada transacción que disminuye o incrementa el inventario se registra inmediatamente. La empresa que utiliza un sistema de inventario perpetuo siempre sabe cuánto dinero se ha invertido actualmente en su inventario.

Una compañía "A" utiliza un sistema de inventario perpetuo. Todo el inventario sin vender en la empresa "A" se asienta en el balance general de la compañía en una cuenta de inventario como un activo. Una vez que se produce una venta, la empresa traslada el inventario de la cuenta de inventarios al costo de ventas; un gasto en la cuenta de resultados. Una compañía "B" utiliza un sistema de inventario periódico. Cada vez que compra mercancía nueva para vender, coloca la mercancía en una cuenta llamada "Compras". Una vez que se produce la venta la compañía registra los ingresos, pero el inventario se mantiene en la cuenta de "Compras". El libro de inventario no se actualiza. Al final del período (mes, trimestre, año), la empresa cuenta con su inventario restante, asigna el costo para el inventario y resta su total actual del período anterior para determinar el número de unidades vendidas.

La principal ventaja del sistema de inventario periódico es la falta de una gran inversión inicial. El sistema de inventario periódico requiere muy pocos recursos del sistema, como humanos, para ponerlo en práctica. La desventaja es la incapacidad del sistema para actualizar continuamente los niveles de inventario. Las desventajas del sistema de inventario perpetuo incluye los costos de puesta en marcha y el tiempo de implementación. La mayoría de los sistemas de inventario perpetuos requieren una gran inversión inicial y un montón de recursos para aplicar correctamente el sistema. Las ventajas vienen en la forma de más estados financieros precisos y una información del inventario siempre actualizado.