Finanzas
Cómo hacer una auditoría interna o externa en 5 sencillos pasos
Las auditorías son una de las herramientas más versátiles que existen, tanto a nivel corporativo como gubernamental. A través de ellas se puede evaluar si un hospital fue construido con los materiales apropiados o si el proceso de selección, contratación y despido de una empresa es el más idóneo.
Aunque el método de revisión dependerá de la clase de auditoría y del alcance que el auditor haya fijado en su Informe Preliminar, hay una serie de pasos esenciales que se deben realizar en cualquier tipo de auditoría, sin importar si es una auditoría nacional, interna o financiera.
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La importancia de revisar las normas aplicables
Así como hay distintos tipos de auditores -internos, externos o públicos- cada clase de auditoría tiene sus propias particularidades.
Cuando se examinan obras públicas -como hospitales, puentes, etc.- es necesario conocer las Normas Oficiales Mexicanas y el Reglamento de Construcción Local emitido por la Sociedad Mexicana de Ingeniería Estructural.
En cambio, si el alcance de la auditoría tiene como meta la revisión de los estados financieros de una empresa, se deben estudiar los Boletines de la Comisión de Normas y Procedimientos del Colegio de Contadores Públicos de México y las Normas Generales de Auditoría elaboradas por la IFAC (International Federation of Accountants).
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Estar familiarizado con las normas de auditoría aplicables, te dará la oportunidad de conocer:
- Qué documentación solicitar
- Cómo examinar o verificar el objeto
- Cuáles son los métodos de evaluación más comunes
¿Cómo hacer una auditoría interna o externa?
Saber cómo hacer una auditoría te ayudará en cualquier momento. Si decides hacer tus propias auditorías internas, tendrás una herramienta de autoevaluación que te permitirá corregir a tiempo errores en el sector de las finanzas, producción o gestión de calidad; y, si te enfrentas a un proceso de auditoría externa o gubernamental, sabrás cómo es el procedimiento y podrás responder apropiadamente a las solicitudes del auditor.
En sí, para llevar a cabo cualquier auditoría se necesita la realización de, al menos, cinco pasos esenciales:
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Paso 1. Planificación de la auditoría
El primer paso para empezar una auditoría es su planificación. Para hacerlo, es necesario solicitar cierta documentación a la empresa o al órgano que se quierA auditar con la finalidad de descubrir algunos aspectos generales sobre él, como cuántos empleados tiene, qué reglamentos internos maneja, quiénes son las máximas autoridades, etc.
Luego de leer la información relativa a la empresa y demarcar su situación general en el capítulo preliminar del Informe de Auditoría, se deben establecer, al menos, dos elementos:
- El alcance
- El objetivo
Aunque parezcan sinónimos, no lo son. Los objetivos de la auditoría están relacionados a identificar qué se va a examinar y cómo se va a realizar. Por ejemplo: “los estados financieros del período 2008-2009 para verificar la veracidad de la información entregada en la Asamblea Extraordinaria de Accionistas del 15 de julio de 2009.”
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El alcance de la auditoría, en cambio, se refiere al instrumento de medición que se utilizará para saber si esa información es o no veraz. Puede ser una norma, un reglamento o la forma en la que el departamento de contabilidad realizó los asientos contables.
Paso 2. Informar al órgano o ente auditado
Dependiendo del tipo de auditoría, se puede informar a la empresa por medio de:
- Una reunión abierta entre el equipo auditor y la alta gerencia
- Un oficio con las credenciales y el primer capítulo del Informe Preliminar adjuntos
- Ambos
La idea es que la compañía tenga la oportunidad de conocer el alcance y los objetivos de la auditoría para prepararse adecuadamente.
Paso 3. Levantamiento de la auditoría
Esto es lo que se conoce como el trabajo de campo. Los métodos de levantamiento dependerán del tipo de auditoría. Por ejemplo, en el caso de las auditorías financieras, se solicitan libros contables, estados financieros, estados de cuentas, movimientos y cualquier otro documento que pudiera estar relacionado, como facturas o contratos de servicio. A este tipo de auditorías se le llaman documentales.
Pero, en el caso de las auditorías de obras, se efectúan exámenes a las estructuras, se recogen muestras de concreto, se realizan perforaciones para verificar la profundidad de un muro, etc.
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El objetivo principal que se persigue con este paso es conseguir evidencia que permita determinar si hay o no irregularidades.
Paso 4. Analizar la información recolectada
Una vez que se han obtenido las pruebas de campo, es hora de examinar si existen o no irregularidades.
Todo el procedimiento, incluyendo los hallazgos de la auditoría, deberán recogerse en un informe especial que cerrará con una serie de conclusiones y recomendaciones para la empresa.
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Paso 5. Entrega y reunión de cierre
Una vez que el Informe de Auditoría está redactado y firmado por el auditor, se le envía a la empresa una copia para informarle sobre los errores o aciertos que se han encontrado y darle un plazo para responder a los hallazgos del informe, consignar un plan de implementación de correctivos y realizar preguntas.
Las discusiones sobre los hallazgos y los mecanismos que la empresa implementará para corregir aquellas irregularidades que han salido a la luz en la auditoría, se realizarán en una reunión de cierre con los altos cargos, los empleados involucrados o responsables y el equipo auditor.