¿Qué es un presupuesto de compra?

El propietario de un negocio pequeño necesita presupuestar la planeación de costos comerciales, coordinar el uso de los activos de la empresa para cumplir con los objetivos comerciales y controlar los gastos. Un presupuesto de compras permite al dueño saber la cantidad de productos que necesita vender el negocio para alcanzar los objetivos monetarios de la organización. El presupuesto resalta el costo de inventario en términos de los niveles del inventario actual y del futuro. La determinación del valor de inventario de la empresa muestra a la administración si el negocio cuenta con los niveles adecuados de inventario en existencia en un momento dado y permite a los propietarios del negocio encontrar el efectivo necesario para comprar los materiales. Además, un presupuesto de compras toma en cuenta los futuros niveles de producción que se esperan.

El presupuesto de compras mantiene un lugar importante en un negocio, ya que permite al propietario analizar el inventario de manera efectiva durante el marco de presupuesto más grande de la empresa. La planeación de un presupuesto de compras requiere que el propietario observe el desempeño anterior para determinar futuras necesidades, establecer un punto de referencia uniforme, realizar análisis de flujo de efectivo y proyectar ganancias. A medida que crece el negocio, la cantidad de empleados a menudo crece. Un presupuesto de compras que contiene los niveles de cálculo de un empleado, ayudará a asegurar las cantidades adecuadas de inventario a medida que los empleados venden más el producto. Un presupuesto de compras también ayuda a la empresa a preparar los aumentos o los cambios en las líneas de producto o en los lanzamientos de productos nuevos.

De acuerdo con W. Steve Albretch en "Accounting: Concepts and Applications", las empresas de venta o manufactura que producen o venden un producto necesitan determinar un presupuesto de compras después de preparar un presupuesto de operación. Los negocios que no cuentan con un inventario para comprar, almacenar o vender no requiere de este presupuesto especializado. Un ejemplo de un negocio que necesita un presupuesto de compras es una gasolinera pequeña que vende gasolina, botanas y productos caseros básicos. La necesidad de un presupuesto de compra puede no ser aparente cuando un negocio es pequeño o se basa en casa, aunque, una vez que el negocio se expande y almacena grandes cantidades de inventario, necesitará uno de compras.

Los negocios se benefician de un presupuesto de compras ya que cuentan con más control de los niveles de inventario. Un presupuesto de compras que incluye historial de información de los presupuestos anteriores de compra permite al negocio evitar mantener un exceso de inventario o de materiales. Un presupuesto de compras también permite a un propietario confeccionar los gastos de compra en las fluctuaciones estacionales del mercado en el costo de los productos, negociar un precio más bajo en futuras compras y anticipar un futuro crecimiento. Un análisis del presupuesto de compras puede revelar que los niveles de inventario sean consistentemente bajos en ciertos materiales o que el negocio de vez en cuando tenga que pagar más por los productos y no por la mano de obra debido al aumento o a la inesperada demanda del cliente. Un presupuesto de compras permite que el negocio reaccione rápidamente para evitar perder clientes debido al aumento de tiempo de producción o a la disminución del pedido de órdenes.