¿Qué control de cuentas puede ser apoyado por un libro mayor auxiliar?

Un libro mayor subsidiario no forma parte de un libro de contabilidad general. En cambio, el mayor auxiliar es un libro completamente separado que se mantiene para documentar y monitorear las transacciones individuales que respaldan un balance de control de cuenta del libro mayor en particular. Todas las entradas en el libro auxiliar se resumen en una cuenta general de control de contabilidad. Como resultado, el total de las cuentas en cualquier libro auxiliar es igual al saldo de la cuenta de control relacionada con el libro mayor general.

Una cuenta de control del libro mayor resume las transacciones individuales que se registran en los libros auxiliares durante el período contable. La cuenta de control es independiente del sistema de contabilidad de doble entrada. Sólo sirve para verificar el ingreso de las transacciones de los libros auxiliares, de ahí el nombre de cuenta de control.

Las cuentas por cobrar del libro mayor auxiliar consisten en una cuenta individual para cada cliente que hace compras a crédito. La suma de todos los saldos de cuenta de cliente en las cuentas por cobrar del libro mayor auxiliar es igual al saldo de las cuentas de control por cobrar del libro mayor. Por ejemplo, supongamos que el libro mayor de cuentas por cobrar refleja un saldo inicial de débito de US$10.000. También se supone que las siguientes transacciones son registradas en cuentas subsidiarias por cobrar: Débitos por un monto de US$14.000 para compras a crédito y créditos de US$4.000 para las devoluciones de ventas y los descuentos autorizados, por un cargo total de US$20.000, o US$10.000 + US$14.000 - US$4.000 = US$20,000 de saldo deudor. A su vez, el libro mayor de control de cuentas por cobrar refleja la suma de las transacciones en el libro mayor auxiliar o un saldo deudor de US$20.000.

El libro mayor auxiliar de cuentas por pagar contiene las cuentas de cada vendedor que hace ventas a crédito a la compañía. La suma de todos los saldos de cuenta de proveedor en el libro mayor auxiliar de cuentas por pagar es igual al saldo del control de las cuentas por pagar del libro mayor. Por ejemplo, supongamos que las siguientes transacciones son registradas en cuentas por pagar del libro mayor auxiliar: deudas por un monto de US$ 1.000 para devoluciones de compras y descuentos recibidos, y los créditos de US$ 5.000 para la compra, por un crédito total de US$ 4.000, o US$ 1.000 - US$ 5.000 = US$ 4.000 de saldo a favor. A su vez, el control de las cuentas por pagar del libro mayor refleja la suma de las transacciones en el libro mayor auxiliar o un crédito de US$ 4.000.

Yee Yong Low-Wong escribe en "Principios de Contabilidad: Medir los resultados y la situación financiera" que el uso de mayores auxiliares ofrece tres ventajas principales. Por ejemplo, agregar los datos de transacciones en libros auxiliares, en lugar de las cuentas generales de control del libro mayor, facilita el acceso de la administración de los datos por partidas pertenecientes a una entrada de estado financiero en particular. Además, el uso de libros auxiliares y de las cuentas generales de control proporciona un medio para confirmar la exactitud de las entradas en los libros auxiliares a través de una conciliación de los saldos de los libros auxiliares a los saldos del libro mayor. El registro de las transacciones comerciales individuales en libros auxiliares, además de la contabilidad general, también proporciona la opción de revisar bien la información resumida o detallada sobre categorías específicas de las transacciones comerciales.