Procedimientos de control interno en nómina

Existen cuatro categorías de tareas relacionadas con la nómina: contratación y promoción de personal, registro y mantenimiento de hojas de tiempo exactos, preparación de la nómina y el pago de los empleados y los impuestos sobre la nómina - deben estar separados por departamentos o personas responsables, si es posible. Además, la designación de un miembro de la administración del examen periódico de los registros bancarios de la empresa relacionadas con la nómina más puede garantizar un registro adecuado de nómina y reducir el riesgo de fraude. El mantenimiento de una cuenta bancaria separada para la nómina solo reduce la cantidad de activos de la empresa en situación de riesgo y hace que sea más fácil de auditar.

Para las pequeñas empresas que carecen de un personal suficientemente grande como para separar las responsabilidades de nómina, el dueño del negocio o un administrador de confianza debería supervisar el proceso de nómina de principio a fin. Si esto es demasiado tiempo para llevar a cabo cada periodo de nómina, regular todavía azar e inspecciones exhaustivas deben realizarse.

La autorización para pagar a un empleado por el departamento de recursos humanos protege al negocio del fraude mediante la reducción y eliminación de la posibilidad de que empleados ficticios o que ya no están sigan en la nómina. El departamento de personal o de recursos humanos debe mantener actualizados los registros de empleados en todo momento, que reflejan la tasa de pago que cada empleado recibe y los beneficios previstos.

Las hojas o tarjetas de asistencia deben estar firmadas por el empleado, y luego ser revisadas, aprobadas y firmadas por un supervisor cuando sea aplicable. El tiempo libre o ausencias no pagadas deben reflejarse en la hoja de asistencia apropiada. Se debe aprobar el tiempo extra antes del hecho. Además, un empleado no debe tener acceso a su hoja de asistencia una vez que el supervisor ha aprobado y firmado el expediente para el preparador de nómina.

Como procedimiento de control adicional, la persona o personas encargadas de la preparación de la nómina que calculan la indemnización debida a cada empleado no deben tener autorización para firmar las hojas de asistencia o cheques de emisión. Durante la preparación de la nómina, el FICA o Seguridad Social, los impuestos a los ingresos y otras deducciones como los seguros son calculados, y las cantidades finales de dólares por concepto de sueldos y salarios debe ser enviada al departamento o persona a cargo de la emisión de cheques a los empleados y el pago de los impuestos de nómina.

Cuando sea posible, los procedimientos de control interno en la nómina deben exigir que la persona o personas autorizadas a pagar a los empleados y los impuestos sobre la nómina no tengan acceso autorizado a los registros de recursos humanos, hojas de asistencia y materiales de preparación de la nómina. En las pequeñas empresas en las que esto no es factible, el propietario o la administración superior debe autorizar todos los cheques o designar a dos empleados de confianza para tener el control de la autorización, requiriendo ambas firmas para la autorización.

Un negocio sin los procedimientos adecuados de control interno sobre la nómina, corre el riesgo de que la compensación se expida a los empleados que no existen o que ya no están. Además, la empresa puede perder activos pagando en exceso a los empleados deshonestos e incurrir en gastos excesivos por tener que rehacer los registros de nómina. Cuando se cometen errores, una nómina puede retrasarse, lo que puede dar lugar a empleados descontentos.