La importancia de un libro de caja en Contabilidad

Un libro de caja es útil para la contabilidad, ya que permite a una empresa realizar un seguimiento de las compras pequeñas en efectivo que fácilmente pueden deslizarse a través de las grietas. Un libro de caja debe ser parte de un fondo de caja chica de empresa, que es una suma de dinero reservado para las compras de bajo costo que son inconvenientes para hacer ya sea con cheque o tarjeta de crédito. Algunos proveedores, como las cabinas de mercado de los agricultores no pueden aceptar tarjetas de débito o crédito, por lo que es necesario el uso de la caja chica en la compra de ellos.

Lleva un libro de caja, enumera la cantidad de dinero que se utiliza para iniciar el fondo de caja chica y luego una haz una lista y resta el monto de cada compra que sale del fondo. Cuando se agote la cantidad que utilizaste para iniciar tu fondo de caja chica, añade más dinero y anota la cantidad que has añadido en tu libro de caja chica. Periódicamente concilia la cuenta asegurándote de que el importe del fondo coincide con el saldo observado en el libro.

Tu libro de caja debe ser un registro de transacciones que son gastos legítimos de negocios tales como materiales y suministros. Debido a que son gastos legítimos de negocios, tendrás que transferir los registros de estas transacciones a partir de tu libro de caja para tu contabilidad con el fin de reclamar estos gastos como deducciones. Asigna estos gastos en las categorías apropiadas. También registra las sumas que se retiran de tu cuenta bancaria para transferir al fondo de caja chica señalando en la contabilidad bancaria.

Puede ser difícil determinar qué compras son las más apropiadas para la contabilidad del libro de caja. Los empleados que no están autorizados para emitir cheques o tarjetas de crédito pueden utilizar los fondos de la caja chica para las compras que en realidad son lo suficientemente grandes como para merecer otras formas de pago. Además, una empresa que crece excesivamente dependiente de las compras de caja chica puede gastar mucho dinero para los artículos que están disponibles a través de fuentes más baratas al por mayor.