Fases del proceso de auditoría

El nacimiento de la contabilidad estuvo acompañado de un mecanismo de control sobre las cuentas presentadas por los prestamistas y comerciantes; un método que hoy se conoce como auditoría. Sin embargo, esta disciplina se ha convertido en un mecanismo de control sobre el comportamiento financiero, administrativo y de gestión de órganos y entes públicos y privados, abriéndole paso al control posterior.

Hoy en día, grandes empresas auditoras prestan sus servicios a compañías de capital privado; pero no son las únicas. En Colombia, el control fiscal público recae sobre la Contraloría General de la República (para sujetos públicos o empresas de capital mixto), la Secretaría de Hacienda (para casos tributarios) y, por supuesto, la Auditoría General de la República.

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Antes de entrar en el tema de las fases del proceso de auditoría, debes entender qué es una auditoría y quién la realiza, en especial si tu empresa está sujeta a control externo o si eres un contribuyente individual:

Una auditoría no es más que la verificación de una situación específica a la luz del marco jurídico vigente. Aunque se tiene la creencia de que solo se ciñe a los procesos financieros, lo cierto es que esta es solo una de sus clases, conocida como auditoría financiera.

Los tipos de auditoría más comunes incluyen:

• Auditoría contable
• Auditoría de obras
• Auditoría operativa
• Auditoría de gestión
• Auditoría administrativa

A grandes rasgos, el auditor es un profesional o grupo de especialistas independientes e imparciales que examinan una situación financiera, de gestión o tributaria dentro un período determinado: un ejercicio fiscal, trimestre, etc. Para hacerlo, toma muestras y verifica que las actuaciones se hayan realizado de acuerdo a las leyes aplicables y reglamentos internos de la empresa.

El auditor puede ser un funcionario público -fiscal de la Secretaría de Hacienda o cualquier otro órgano de control fiscal- o privado externo o interno.

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Independientemente de si estás ante una auditoría externa, auditoría interna o auditoría pública, todas se componen de -al menos- cuatro fases:

Antes de comenzar con el procedimiento, el auditor realiza una investigación de la empresa, órgano o ente que será auditado. Esto le dará al equipo auditor más claridad sobre:

• Quién es el sujeto de control
• Qué hace y cuáles son sus objetivos
• Quiénes son los responsables según el organigrama interno  
• Cómo funciona la empresa u órgano en términos operativos
• Qué normas e instrumentos jurídicos regulan los cargos de la organización, los deberes de cada empleado, entre otros

Puede que, incluso en esta fase preliminar, el auditor consiga errores que deba asentar en el informe preliminar, por ejemplo, si uno de los marcos normativos habla de la reforma de un manual que todavía no ha sido redactado. Este tipo de anotaciones son conocidas como hallazgos preliminares.

En la fase de planificación se estudia a la organización desde diferentes ángulos:

• Marco jurídico, que es el cuerpo legal que regula el funcionamiento de la empresa o ente, su existencia, competencias, objetivos, entre otros
• Reglamentos internos, conocidos como manuales de gestión, circulares, acuerdos, resoluciones y actas de la Junta Directiva
• Organigrama o composición organizacional. No solo comprende la distribución de responsabilidades y deberes según la estructura de cargos, sino también la misión, valores y objetivos de la organización
• Leyes orgánicas, ordinarias y reglamentos generales. Esto es bastante común ante una auditoría de obra, porque cada localidad y país ha dictado normas relativas a las condiciones que debe tener una construcción o en qué terrenos puede edificarse. También se efectúa ante las auditorías contables o de gestión.

En el caso de las auditorías administrativas, públicas o gubernamentales, la planificación estará sujeta a una denuncia, irregularidad u operativo; y será la máxima autoridad del órgano de control fiscal quien determine el alcance del examen. Pero, en las auditorías privadas externas, esto es completamente distinto: el cliente y la firma de auditores llegan a un acuerdo sobre el marco de la auditoría.

La fase de planificación se recoge en el segundo capítulo del Informe Preliminar de auditoría y hace referencia a:

• Los objetivos que se persiguen en la auditoría, su alcance y qué criterios serán utilizados. Ejemplo: verificar las contrataciones realizadas entre la empresa ABC y sus proveedores de servicio en el ejercicio fiscal 2018 a través de un muestreo aleatorio del 30 % de los contratos suscritos
• Sectores, direcciones o unidades de la organización que serán auditadas. Siguiendo el ejemplo anterior, podrían ser la Dirección de Contratación, Presupuestos y Contabilidad
• Conformación del equipo de auditores, duración del proceso, cronograma de visitas y requerimientos previos  

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Es hora de la recolección de la información. Dependiendo del alcance de la auditoría, los auditores podrán solicitar:

• Actas
• Facturas
• Acuerdos
• Contratos
• Expedientes
• Presupuestos
• Comprobantes
• Libros contables
• Comunicaciones escritas
• Partidas presupuestarias
• Estados de cuenta bancarios  
• Entrevistas con los empleados

Como el objetivo de este procedimiento es dar a conocer la situación de la empresa, los resultados del análisis estarán contenidos en un Informe Final de auditoría que reunirá un resumen del análisis previo, el alcance, los hallazgos obtenidos y presuntos responsables.

Cada hallazgo puede concluir que la organización auditada cumple con los procedimientos establecidos o que, por el contrario, ha fallado y cuáles son las consecuencias -o posibles consecuencias- de esas fallas.

El capítulo final del informe recogerá ciertas recomendaciones que se realizarán a las máximas autoridades de la empresa con la finalidad de que tomen acciones correctivas que les ayuden a evitar pérdidas patrimoniales, sanciones administrativas o tributarias, demandas, etc.

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En el caso de las auditorías tributarias y administrativas, la entrega de un Informe Final podría derivar en el inicio de un procedimiento sancionatorio o multas administrativas.