Fases de un proyecto y asignación de tareas

Los proyectos engloban un conjunto de tareas que están relacionadas entre sí y que persiguen un mismo objetivo dentro de las organizaciones. Además, para completar todas las fases de un proyecto será necesario cumplir ciertos requisitos y contar con un equipo de trabajo que pueda cumplir con las tareas necesarias en un tiempo establecido.

Los proyectos empiezan con una idea que posteriormente evoluciona hasta adquirir una forma más concreta. Aunque todos los proyectos son diferentes en aspectos como la complejidad, el ciclo de vida o la temática, todos tiene fases o etapas en común.

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Si eres capaz de reconocer cuales son las fases de un proyecto, podrás establecer metas y objetivos fácilmente, además de controlar sus costes y duración. Se trata de dividir un “TODO” en varias partes más pequeñas que sean más fáciles de analizar, controlar y dirigir. Después de concluida cada etapa debes evaluar su grado de éxito e identificar los aspectos que se pueden mejorar.

Las fases o etapas de un proyecto suelen trabajarse de forma secuencial, sin embargo, en algunos casos podrían llevarse a cabo en paralelo. Dependiendo de sus características concretas se podrá definir cuáles son las fases de un proyecto, aunque lo más común será distinguir cinco etapas durante el ciclo de vida de un proyecto.

1) Análisis de viabilidad

Lo primero que se debe hacer es analizar si el proyecto es viable y si ofrece suficientes ventajas como para invertir los recursos en él. En algunas oportunidades un proyecto puede aportar más problemas que beneficios y en ese caso es preferible no seguir con su ejecución.

2) Planificación

Entre todas las etapas de un proyecto esta suele ser una de las más difíciles. Es un momento muy importante que requiere especial atención para calcular las necesidades de personal, equipos y recursos que se requieren para llevar a cabo las tareas dentro del período de tiempo establecido. Se debe planificar la comunicación, firmar contratos, llevar a cabo actividades relacionadas con la compra o alquiler de equipos, entre otras tareas.

3) Ejecución del proyecto

Es el momento en el que se deben completar las tareas asignadas y todas las actividades programadas. En esta etapa es importante mantener una buena comunicación con el equipo para poder controlar su progreso. De igual manera se debe monitorizar en todo momento el presupuesto y el consumo de recursos, además de controlar los plazos, el riesgo y los eventos. Los gestores deben realizar modificaciones en su planificación en caso de ser necesario.

4) Seguimiento y control

Aquí se llevan a cabo todas las tareas necesarias para la revisión, el seguimiento, y la monitorización del progreso del proyecto. Su objetivo principal es descubrir cualquier desviación y detectar las áreas en la que se deben aplicar cambios de planificación. Esta fase está estrechamente relacionada con la ejecución del proyecto y deben llevarse a cabo de forma paralela.

5) Cierre

Finalmente, se llega a la última de las etapas de un proyecto, su cierre, donde se realizan actividades básicamente administrativas con las que se concluye oficialmente el proyecto y se formalizan obligaciones contractuales, además en esta fase se suele llevar a cabo una valoración final de todo el proceso.

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