Ejemplos de los controles internos de los inventarios

El paso más básico en el control de inventario es el mantenimiento de un catálogo con exactamente lo que una empresa tiene y dónde está. La mayoría de las empresas hoy en día se basan en inventarios electrónicos de algún tipo, a menudo usando los códigos de barras y etiquetas RFID para realizar un seguimiento cercano de los elementos. Todas las ubicaciones del inventario deben estar numeradas y los artículos del inventario identificados con esos números. Los sistemas de seguimiento deben estar en su lugar.

La razón por la que la mayoría de las empresas mantienen su inventario en una ubicación central es que esto les permite mantenerlo también seguro. Medidas adicionales, tales como cerraduras y códigos de seguridad pueden ayudar a asegurar que sólo el personal de confianza tenga acceso al inventario. Todas las entregas de los proveedores requieren un recuento antes de entrar al inventario a fin de que las discrepancias entre las entregas y las órdenes de compra sean inmediatamente subsanadas. Los recuentos periódicos de pequeñas secciones del inventario se llevan a cabo para recoger cualquier discrepancia.

Es importante que una empresa mantenga un inventario actualizado. Si los suministros y elementos están en los estantes durante demasiado tiempo van a perder valor. Es mejor vender algunos artículos en una pérdida que les permita estar por más tiempo en el inventario. El espacio de almacenamiento que se desperdicia en el inventario fuera de fecha es una pérdida de beneficios para una pequeña empresa que en lugar se podría utilizar ese espacio para un producto de venta más rápida.

Las auditorías periódicas de las listas de materiales, los saldos negativos en el inventario y el seguimiento de chatarra compensarán los errores de inventario, la mala asignación de materias primas, comprar de más y los exagerados materiales en el inventario. Por ejemplo, si se sacan los materiales de un depósito, pero erróneamente se registran como tomados de un segundo almacén, este segundo almacén puede mostrar un inventario negativo, provocando la sobre compra automática, cuando, de hecho, los materiales están todavía en la segunda ubicación.