Diferencia entre el sistema de inventario permanente y el periódico

Los sistemas de control de inventario son un conjunto de lineamientos, métodos y acciones programadas aplicadas en el campo de la contabilidad, que se usan para registrar las cantidades de mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida en una determinada actividad comercial o productiva.

Para esto, los sistemas de control de inventario incorporan mecanismos para rastrear el flujo de materias primas, los trabajos en proceso y los productos terminados. Este rastreo se ejecuta desde la recepción del primer producto básico o materia prima hasta la salida del último producto terminado hacia los compradores o redes de distribución con las que se mantienen alianzas comerciales.

Los contadores utilizan diferentes sistemas de control de inventario en función del tipo de productos y servicios que venden. Pero además de esto, deben elegir entre los dos principales sistemas existentes para llevar a cabo los registros de inventario, como son el sistema periódico y el sistema permanente o perpetuo.

La elección entre un sistema de inventario permanente y un sistema de inventario periódico es una decisión importante para los propietarios de las pequeñas empresas, ya que cada tipo tiene sus propias ventajas y desventajas y están orientados a satisfacer situaciones específicas totalmente diferentes.

Además, cada uno de estos dos sistemas exige un conjunto de requisitos propios para su aplicación eficiente.

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En el caso de los sistemas de inventario permanente, se puede lograr un gran aumento en la eficiencia contable, pero exigen un gasto inicial muy grande para ponerlo en funcionamiento, lo que puede ser un problema para pequeñas y medianas empresas.

Por su parte los sistemas de inventario periódicos, aunque son menos costosos de implementar, pueden ser menos precisos y fiables que los anteriores y a la larga esto puede generar problemas para empresas cuyos márgenes de ganancia son muy estrechos y dependen de cada uno de sus productos o insumos sean manejados lo más cercano posible a la planificación económica del proyecto al que pertenecen.

Pero para entender mejor estas diferencias, vamos a explicar en detalle en qué consiste cada uno de estos sistemas.

El sistema de inventarios periódico se basa en la aplicación de un control de inventario programado cada cierto lapso de tiempo y que requiere obligatoriamente hacer un conteo físico de los productos almacenados y los que están a la espera de ser vendidos, así como de los ya vendidos, devueltos o en proceso de entrega.

Debido a que se trata de un inventario programado con anterioridad, solo tras su ejecución en la fecha programada la empresa puede saber de manera exacta cuál es su inventario de mercancías.

Si la empresa usa este sistema de inventario, no podría saber cuántas mercancías tiene y cuántas ha vendido en una fecha diferente de la planificada para hacer el conteo físico, que como norma general, se realiza al final de un semestre, año o a final de cada mes.

Además, este sistema tampoco permite conocer el costo de venta de los productos en tiempos diferentes a los planificados para el conteo físico. Este costo se determina tomando el inventario inicial y sumándole las compras.

Luego se le resta las devoluciones de productos defectuosos o que no fueron del agrado de los compradores y el inventario final. El resultado será el costo de las ventas del periodo analizado.Una característica básica del sistema de inventario periódico es que las compras de mercancía o materias primas no se contabilizan en la cuenta de activos, sino que se hace en la cuenta de compras.

Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el conteo físico de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras.Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos, lo mismo que la devolución en ventas. Al finalizar el periodo se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

Eso se hace siguiendo la fórmula Inventario Inicial = (Compras del periodo) – (Devoluciones) = Compras netas. Luego usamos la fórmula (Compras netas) - (Inventario Final) = Costo de mercancía vendida. En general, podemos decir que los administradores de los sistemas de inventario periódicos no utilizan tecnología para actualizar las bases de datos del inventario en almacén, por lo que el proceso siempre conlleva una comparación manual del inventario contra el recibo de venta y los datos suministrados por los departamentos encargadas de vender los productos para poder encontrar cualquier diferencia o discrepancia.

Por otro lado, se trata de un proceso más barato de ejecutar ya que no requiere invertir en equipos informáticos ni en la contratación de administradores de sistemas que los mantengan funcionando las 24 horas del día. Tampoco requieren la compra o instalación de redes de Internet o algún tipo de conexión electrónica entre las tiendas, los almacenes y la sede central de la empresa, por lo que es muy usada por pequeñas y medianas empresas que tienen poco personal y no pueden darse el lujo de invertir en un sistema de inventario permanente.

Este sistema proporciona un grado de control más alto que el sistema periódico, debido a que la información del inventario siempre está actualizada.Este sistema también se denomina sistema de inventario perpetuo y en el mismo las cuentas de inventarios y las bases de datos se actualizan automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto.

Esto implica una alta dependencia con respecto a la tecnología de la información para poder mantener un seguimiento efectivo y al instante del movimiento del inventario, así como para enviar actualizaciones electrónicas a las bases de datos centrales, que pueden estar ubicados en la sede de la empresa o en una sede a gran distancia de esta.Por ejemplo, podemos mencionar el caso de una tienda en la que se ha instalado un sistema de Identificación por Radiofrecuencia (RFID) y lectores de etiquetas para escanear los artículos que pasan a través del punto de venta.

En la caja registradora o punto de atención al cliente funciona a su vez un sistema de programa informático o Punto de Venta (POS) que se encarga de capturar y almacenar información sobre cada producto o elemento que es vendido, tras lo cual envía información a través de Internet a la base de datos de contabilidad central de la empresa en su oficina regional o nacional, donde se lleva un registro de cuántos productos van quedando disponibles para seguir vendiendo al público.

Este proceso se repite una y otra vez con cada transacción que tenga lugar durante el día en esta tienda y debido a que se mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario, la empresa puede saber en todo momento cuánta mercancía queda disponible, cuál fue devuelta y por cuál razón, o también determinar cuándo el inventario en el almacén central baja de cierta cantidad y es necesario fabricar, si es una empresa fabricante, o pedir un nuevo lote de productos al proveedor, si se trata de una empresa mayorista. Una gran ventaja del sistema de inventario permanente o perpetuo es que facilita enormemente la tarea de preparar estados financieros mensuales, trimestrales o del período económico que se necesite en algún determinado momento.

Además, facilita a los encargados de las diferentes áreas de la empresa el determinar con exactitud los costos del inventario final o de cada producto al detalle, sin tener que realizar un conteo físico de las mismas.

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.

Sin embargo, tiene también un inconveniente y es que no siempre se puede determinar con exactitud el valor de los productos o mercancías que circulan fuera de la empresa, puesto que estas se adquieren o fabrican en diferentes fechas y sus costos iniciales también pueden diferir.Para corregir esta condición, las empresas que usan sistemas de inventario permanentes recurren a diversos métodos de valoración. Entre ellos se pueden citar el Método de Promedio Ponderado, o los métodos PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) y UEPS (Ultimo en Entrar, Primero en Salir), entre otros.

Otra característica propia del sistema de inventario perpetuo es que la adquisición de mercancías o materias primas se contabilizan a través de un débito a la cuenta de activos.

De esta forma, cuando ocurre una devolución de mercancía, la cuenta de activos se ve directamente afectada pues esta devolución queda registrada como un crédito a la misma.

En cambio, cuando ocurre una venta, esta se contabiliza en la cuenta de ingresos que corresponda y al mismo tiempo se hace una contabilidad instantánea del costo de venta de la mercancía.

En términos generales, las empresas más pequeñas dependen de los sistemas de contabilidad de inventario periódico debido a los grandes gastos de la implementación de un sistema perpetuo de tecnología pesada. Algunos negocios pequeños, tales como concesionarios de automóviles, pueden ser capaces de utilizar un sistema perpetuo manual debido a su volumen de ventas relativamente bajo.Los sistemas de inventario permanentes son los más adecuados para los vendedores de alto volumen de productos con múltiples puntos de venta, ya que la realización de recuentos físicos del inventario en estos tipos de empresas puede ser lento y costoso.

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Los sistemas de inventarios periódicos son los más adecuados para las empresas que venden un bajo volumen de productos y a precios primos, que pueden ser fácilmente rastreados personalmente día a día.

Ejemplo de esto son los concesionarios de vehículos y camiones, las tiendas de arte, tiendas de instrumentos musicales o discos, que están adaptadas al uso de un sistema periódico. En este tipo de negocios, los vendedores tienden a saber exactamente lo que está en dentro de la tienda cada día y lo que se ha vendido, a diferencia de los negocios como quioscos que almacenan una gran cantidad de productos similares.

En cada país existen leyes que regulan de manera diferente el tema del inventario. En algunos se obliga a cierto tipo o tamaño de empresas a manejar inventarios permanentes mientras que en otros a este mismo tipo de emprendimientos comerciales o empresariales se les exige usar el inventario periódico.

En todo caso la realización de auditorías es una práctica que debe hacerse regularmente en ambos sistemas, pues una gestión eficaz del inventario puede contribuir en gran medida con tus márgenes de ganancia y a la línea final, reduciendo costos innecesarios por robos, desperdicios, deterioro y obsolescencia.

Los sistemas de gestión del inventario reducen aún más los costos al proporcionar a los administradores información y las herramientas para resolver rápidamente cualquier problema de inventario, dejando espacio para otras actividades productivas.