Cómo llenar la forma I-9 y W-4

Las personas que tienen nuevas contrataciones en los Estados Unidos generalmente se enfrentan a una lista de documentos que deben leer y completar en su fecha de contratación, al momento de recibir orientación sobre su nuevo puesto. Estos incluyen acuerdos sobre políticas contra el acoso, formularios de inscripción al seguro de salud y varios permisos o autorizaciones relacionados con la seguridad. Acompañando a toda esta documentación, propia de la empresa en particular, están también los formularios I-9 y W-4.

El W-4 es un documento del Servicio de Impuestos Interno (IRS por sus siglas en inglés) que los empleadores deben entregar a los nuevos trabajadores y que ayuda a la empresa contratante a calcular el impuesto que debe retener del sueldo de cada empleado. Este formulario fue actualizado en el 2018. La forma I-9 es un documento publicado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS por sus siglas en inglés) y se utiliza para confirmar que el nuevo empleado está legalmente autorizado para ocupar el puesto de trabajo; es decir, ‌es un documento de autorización de empleo‌. Llenar estos formularios correctamente te permitirá beneficiarse y cumplir con su obligación tributaria de la mejor manera.

El formulario W-4, también conocido como el Certificado de retenciones del empleado, debe ser llenado por el nuevo empleado de la compañía. Le indica al área de Recursos Humanos qué cantidad debe retener para que la persona cumpla con sus obligaciones fiscales, tanto federales como estatales. La empresa, por medio de este formulario, obtiene la información personal del nuevo empleado. Solicitan información como:

• Nombre completo;
• Número de Seguro Social (SSN) o Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN);
• Fecha de nacimiento;
• Estado civil para efectos fiscales;
• Fuentes de ingreso adicionales;
• Número de dependientes; y
• Deducciones anticipadas.

El empleado, al firmar el documento W-4, declara, bajo ante la ley que toda la información allí anotada es correcta. La manera en que se completa el formulario W-4 influye en el flujo de efectivo mensual que la persona recibe.

La precisión en la información que como contribuyente proporciones puede influir en que recibas una devolución o que tengas que pagar un monto adicional para cumplir con tu obligación tributaria; o, al menos, que esta obligación sea relativamente razonable. Es aconsejable ser muy precavido al llenarla, ya que pagar menos impuestos durante el año no solo dará como resultado que la diferencia la tengas que pagar el 15 de abril, sino que también puedes recibir multas o sanciones. Puedes solicitar los servicios de un preparador de impuestos para que revise la manera en como has llenado la forma.

Por supuesto, también puede suceder lo contrario. Como la forma en que llenas el W-4 influye en tu flujo de efectivo mensual, si te encuentras con poco flujo de dinero es muy probable que vas a querer reclamar el mayor número de deducciones posible para recibir un mayor sueldo cada dos semanas o cada periodo de pago. Sea como sea, mientras más sencilla sea tu situación, más fácil te será completarlo correctamente.

Una persona soltera, con un solo trabajo y sin ningún otro ingreso, tendrá pocas posibilidades de cometer errores al llenar el W-4. Por otro lado, si la persona que está empleada tiene un segundo trabajo, una pareja que trabaja, tres hijos y una actividad aparte que genera dinero extra, tendrá que ser particularmente cuidadosa al llenarlo.

Un formulario I-9 verifica la identidad y el estatus de ciudadanía/inmigración de la persona empleada, permitiendo al empleador cumplir con la ley federal. Es decir, ‌se trata de una autorización de trabajo‌. En breve, la información en el I-9 proviene del DHS — no del IRS; ‌su intención es determinar si el empleado puede trabajar en los Estados Unidos‌ en vez de calcular una carga fiscal.

No falta decir que todos los ciudadanos estadounidenses pasan por este proceso de verificación de elegibilidad de empleo y los no ciudadanos deben tener un estatus migratorio que les permita trabajar. El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS por sus siglas en inglés) del DHS otorga autorizaciones de trabajo temporales y permanentes a aquellos solicitantes que cumplan con los requisitos correspondientes, incluida la presentación de un documento de identidad y de una autorización de trabajo.

Todos los empleadores deben completar el formulario I-9 por cada persona que contratan. El formulario cuenta con tres secciones. La Sección I es responsabilidad del empleado, tanto el llenado como los documentos presentados. La empresa le pone a su disposición las instrucciones para completarlo y los documentos que se adjuntan deben de conformar con tres listas de documentos aceptables. Sobra decir que el nuevo empleado estaría en un grave problema si entrega documentos falsos.

Se debe presentar un documento de la lista A o un documento de la lista B junto con uno de la lista C, y deben ser documentos originales o copia certificada de ellos. En la lista A se incluyen documentos que establecen tanto la identidad como la autorización de empleo. Ejemplos de un documento de la lista A son lo relativo a pasaportes, como el de Estados Unidos, o un pasaporte con Formulario I-94, como puede ser el de los Estados Federados de Micronesia, el de la República de las Islas Marshall, o un pasaporte extranjero con autorización de trabajo. La lista B contiene documentación relativa a la identidad. Ejemplos de un documento de la lista B son la licencia de conducir, la tarjeta militar, o la tarjeta de identificación de dependiente militar. El contenido de la lista C solo establece la autorización de empleo. Ejemplos de un documento de la lista C incluye un certificado de nacimiento con sello oficial emitido por un estado o condado de los EE. UU. o una autorización de empleo emitida por el DHS.

El llenado de la Sección I de la forma I-9 también incluye los datos personales del empleado: nombre completo, fecha de nacimiento, domicilio, estatus migratorio, número de teléfono y dirección de correo electrónico si utiliza el sistema E-verify. El llenado de la Sección II lo hace el empleador o su representante autorizado. La Sección III se utiliza cuando hay una recontratación, un cambio de nombre legal del empleado o si se le venció su permiso de trabajo. La información completa se encuentra en www.uscis.gov/es.

Si este señala un estatus de residencia, y por ende la autorización de empleo, el empleado debe pagar impuestos al igual que cualquier ciudadano. Para contar con una residencia permanente legal, debes tener una tarjeta de residencia permanente (Formulario I-551) emitida por el USCIS, comúnmente conocida como tarjeta verde (green card). Esto significa que la persona puede residir en los Estados Unidos dependiendo de su buen comportamiento, el cual incluye el pago de sus impuestos.

De manera alternativa, para propósitos fiscales, el estatus de residencia se puede establecer mediante la Prueba de presencia sustancial. Esta señala que la persona debe residir en los Estados Unidos por lo menos 31 días del año en curso y 183 días durante los últimos tres años; por el contrario, aquellos que cuentan con visas de trabajo temporales no se les retienen impuestos sobre su nómina ni deben pagar Medicare o Seguro Social. También se puede solicitar la residencia permanente por medio del estatus de Tarjeta de Registro, donde la ley de inmigración permite que una persona lo solicite por haber estado residiendo en el país físicamente y sin interrupción desde el primero de enero del 1972.