7 Puntos clave para trabajadores independientes

Si lo que quieres es tener más control sobre tu trabajo, tiempo y ganancias, así como la capacidad de probar cosas nuevas, podrías considerar trabajar por tu cuenta. Pero antes de comenzar a buscar clientes, debes familiarizarte con la documentación que te encontrarás y que tendrás que aprender a manejar como empresa independiente.

Algunos formularios importantes para trabajadores independientes sirven para protegerte económicamente en el trabajo que realizas y facilitar que te paguen. Otros ayudan con el proceso de la declaración de impuestos o son un requisito legal para algunos. Aquí te mostramos siete formularios clave que los trabajadores independientes deben tener.

Cuando comiences a trabajar como trabajador o contratista independiente, es posible que quieras apresurarte a generar algunos ingresos por tu trabajo en forma independiente. Sin embargo, nunca debes hacerlo sin haber firmado con el cliente un contrato por escrito como contratista independiente. Los contratos escritos ayudan a protegerlos legalmente a ambos y en este contrato se establecen todos los términos del acuerdo de trabajo independiente por el tiempo que dure, como pudieran ser los siguientes:

• cuánto tiempo tú y el cliente estarán trabajando;
• cómo funcionará la compensación;
• cómo se realizarán los servicios;
• quién suministrará qué materiales;
• cómo ambos resolverán las disputas;
• cuándo y cómo se puede dar por terminado el acuerdo;
• si tienes licencias, seguros y credenciales específicas; y
• quién paga los impuestos correspondientes (normalmente el trabajador independiente).

Sin un acuerdo de trabajo, podrías perder financieramente si el cliente no te paga como dijo que lo haría, ya que no habría evidencia escrita para respaldar tus reclamaciones. También podrías encontrarte con que el cliente intenta cambiar los términos que se habían acordado en un principio o quisiera terminar la relación laboral sin motivo alguno. El Servicio de Impuestos Internos (IRS por sus siglas en inglés) también considera que este contrato de contratista independiente es importante, para el momento de la declaración de impuestos, para que el cliente se asegure de que no se produzca una clasificación errónea del trabajador, donde quiera tratarte como a un empleado de tiempo completo pero sin los beneficios ni las protecciones.

Después de haber firmado un contrato para trabajar como contratista independiente para un cliente, es posible que debas redactar una propuesta para el trabajo que el cliente necesita antes de comenzar. Este documento te brinda la oportunidad de establecer exactamente qué tipo de trabajo pide el cliente de ti, cuánto tiempo y dinero se necesitará y cuáles son los productos finales y servicios incluidos que están dentro del alcance del proyecto. Tu propuesta puede incluir una línea de tiempo, las actualizaciones que tienes disponibles como podría ser una entrega urgente y los términos y condiciones que se aceptarán, por ejemplo, qué métodos de pago aceptarás y quién conserva los derechos de autor.

Al igual que los contratos de contratistas independientes, las propuestas de trabajo pueden protegerte financieramente, ya que establecen expectativas y condiciones muy claras para el trabajo entre el cliente y tú. Por lo tanto, si el cliente luego te pide que hagas más trabajo fuera del alcance del proyecto o cambia de opinión más adelante sobre los términos acordados, puedes consultar el acuerdo en lugar de perder tiempo y dinero. La propuesta también sirve como una referencia útil sobre de los requisitos del proyecto a medida que vas trabajando.

Cuando trabajabas como empleado, no tenías que preocuparte por pedirle a tu empleador que te pagara, ya que recibías tus pagos regulares que tu empleador manejaba en su totalidad. Pero como trabajador por cuenta propia, debes saber que necesitarás facturarle a tus clientes el trabajo que realizas y para que puedas recibir el pago a través del método que acordaron. Aunque puedes elegir entre sistemas de facturación manual y electrónica que también funcionen con el sistema de contabilidad de tu pequeña empresa, es probable que en algún momento necesites plantillas de facturas que puedas personalizar y enviar a los clientes.

Este tipo de forma para trabajadores independientes suele incluir el nombre, los datos de contacto, cualquier logotipo que se utilice y una lista detallada del trabajo realizado con descripciones, tarifas, cantidades y precios totales. Otros elementos comunes en las plantillas de factura incluyen un número de factura, la fecha de vencimiento, las condiciones de pago y cualquier nota para el cliente, como el método de pago a utilizar. Se puede encontrar dichas plantillas a través de programas y servicios como Google Docs, Microsoft Word y Freshbooks, o usar algunas otras plataformas con las que puedas crear las tuyas.

Algunos clientes te pedirán que completes el formulario W-9 del IRS (Solicitud de número de identificación y certificación del contribuyente), sin importar cuánto planees ganar trabajando independientemente para ellos. Adicionalmente, el IRS requiere que los trabajadores independientes completen este formulario cada vez que esperen ganar al menos US $600 durante el año fiscal.

El cliente necesita este documento, ya que incluye tu número de identificación fiscal. También, generalmente, incluye tu número de identificación de empleador o número de Seguro Social, y será útil cuando el cliente te envíe el formulario de impuestos que informa la compensación que se te hizo. Además, el formulario W-9 recopila otra información importante, como tu nombre, la dirección, la clasificación comercial y el estado de retención de impuestos adicional.

Para determinar con precisión tus ganancias como trabajador independiente y reportar toda la información necesaria en tu declaración de impuestos, necesitarás tener documentación que respalde las compras y los gastos comerciales en los que incurriste mientras operabas. Dicha documentación pueden incluir formas como facturas de suministros, servicios profesionales o seguros, así como otros documentos como estados de cuenta de tarjetas de crédito, recibos y cheques cancelados.

Estos documentos te serán útiles para crear estados financieros para tu negocio, ya que podrás restar los costos aplicables de tus ingresos y evaluar mejor la rentabilidad y la estabilidad de tu negocio. Tu declaración de impuestos también te pedirá que informes los gastos en el Anexo C del IRS (Ganancia o pérdida del negocio), y la documentación puede ser de utilidad si alguna vez te auditan y el IRS quiere pruebas de que realmente gastaste ese dinero.

Otro formulario importante para la declaración de impuestos que probablemente verás como trabajador independiente es el Formulario 1099-NEC del IRS (Compensación de no empleados). Deberías recibirlo a fines de enero o principios de febrero de cualquier cliente que te haya pagado al menos US $600 por trabajo del año anterior, aunque algunos clientes te envían este formulario por cualquier cantidad de trabajo entregado. El formulario incluirá información básica sobre ti y el cliente, junto con el monto de la compensación y los impuestos retenidos que se hayan enterado.

Debes proporcionar una copia de este formulario a tu asesor fiscal o completar los datos del formulario si preparas tu propia declaración. Sin embargo, debes tener en cuenta que no recibir un 1099-NEC de un cliente en particular no significa que no tengas que declarar el dinero ganado o pagar los impuestos. En su lugar, deberás recopilar los datos de las ganancias de otras fuentes, como estados de cuenta bancarias o facturas de clientes. En el pasado, el Formulario 1099-MISC se usaba para trabajadores independientes, pero hoy es el Formulario 1099-NEC.

Una gran diferencia entre trabajar como trabajador dependiente y trabajar por cuenta propia tiene que ver con la forma en que pagas tus impuestos. Como trabajador independiente, la responsabilidad de calcular cuánto deberás pagar de impuesto a la renta cada año recae sobre ti, en función de tus ganancias, gastos y posibles créditos y deducciones, además de luego enviar los impuestos estimados del IRS cada trimestre. También debes pagar un impuesto sobre los ingresos ganados por cuenta propia del 15.3 por ciento que incluye los impuestos del Seguro Social y Medicare junto con tu impuesto federal sobre la renta. Como empleado, solo pagarías la mitad de esta cantidad debido a que tu empleador pagaría la otra parte.

El IRS proporciona el Formulario 1040-ES (Impuesto estimado para personas físicas) junto con algunas hojas de trabajo que te ayudan a estimar los impuestos que debes y te divide el total por trimestre para que sea más fácil para ti financieramente. Debes proporcionar una estimación lo más precisa posible para que no tengas que pagar más, o enfrentar multas por pago insuficiente más adelante, cuando hagas tu declaración de impuestos.