Cómo calcular los gastos de renta prepagable

Alquilar un inmueble es una decisión financiera importante, tanto para el arrendador como para el inquilino. Hay varios tipos de renta diferentes, los cuales se definen por la duración de la renta, en qué momento se realiza el pago, cuándo se considera el origen de la renta, entre otros factores. Por ejemplo, el arrendador necesita decidir si la renta de su inmueble será una renta perpetua que tiene un punto de inicio definido sin establecer una fecha final, o renta temporal que define tanto la fecha de inicio y de fin del alquiler. El inquilino buscará la opción que más le conviene según sus necesidades.

Además de considerar la duración de la renta, tanto el inquilino como el arrendador necesitan determinar cómo se pagará el alquiler. La renta prepagable es algo con lo que la mayoría de inquilinos se van a encontrar en algún momento. Para algunos es una preocupación continua que puede impactar su operación financiera, pues afecta los balances de contabilidad mes a mes. Como lo sugiere el término, la renta prepagada es una cantidad que se paga por la renta de un inmueble antes de que se cumpla el periodo al cual está asociado según los términos de la renta establecidos en el contrato entre inquilino y arrendador. El opuesto es la renta pospagable, la cual se paga después de cumplirse el periodo asociado según el contrato, que no es de uso común en el alquiler de bienes inmuebles.

Por parte del arrendador, una renta prepagable se conoce como una renta no ganada o pagada por anticipado. El arrendador mantendrá el monto en su hoja de balance y no su estado de ingresos hasta que se cumpla el período en el cual se convierte en devengada, siendo este el siguiente mes.

Los inquilinos pagan renta anticipada simplemente porque quieren evitar los pagos con mora. Algunos arrendadores requieren, en ocasiones, que se pague una renta anticipada si la propiedad es de alto valor y/o especializada. Aunque muchos inquilinos optan por pagar lo equivalente a una renta anual por adelantado, cualquier pago que se entrega antes de la fecha de pago oficial, por ejemplo, el equivalente a un pago semestral, técnicamente se considera una renta pagada por anticipado.

La renta prepagable es algo común, pero aun así puede crear algo de confusión en los inquilinos en cuanto a la contabilidad de la misma. Veamos lo básico de cómo contabilizar un gasto de renta que se paga por anticipado.

Para empezar, es bueno saber que el Servicio de Impuestos Internos (IRS por sus siglas en inglés) define un "gasto de renta" como la cantidad pagada por el uso de cualquier inmueble del cual no se es dueño. Los gastos de renta prepagable se calculan con base en el monto de renta mensual estipulado en el contrato de alquiler. Como ejemplo, si un inquilino paga US $10,000 por adelantado para cubrir la renta de un inmueble durante un año, el arrendador necesita hacer un cargo de los US $10,000 a la cuenta de efectivo del balance al mismo tiempo que un abono a la cuenta del pasivo por rentas pagadas por anticipado por la misma cantidad. Básicamente, el arrendador guarda la renta anticipada como un activo hasta el mes en el que se aplica al costo de la renta. En ese momento se abona como un gasto.

En esta situación en la cual el inquilino pagó una renta anticipada con valor de US $10,000 para cubrir la duración de la renta total de un año, es necesario actualizar los libros al final de cada periodo mensual para reflejar el valor cambiante del activo. El inquilino habrá usado un mes del contrato al finalizar el primer mes. Como es una renta constante que tiene como 12 el número de términos de la renta, en los libros contables se debe reflejar el valor devengado. Por lo tanto, esta renta unitaria equivalente a US $10,000 x 1/12 refleja el valor actual de una renta mensual, y se deberá ajustar en la contabilidad como gasto cada mes hasta que el saldo prepagado ya no se considere un activo por tener un valor final de US $0 después de finalizar el último término.

La primera entrada contable de la renta prepagada no impacta el estado financiero de un inquilino porque el debe y el haber efectivamente se cancelan entre si. Sin embargo, los ajustes posteriores si afectan los estados financieros porque representan una disminución de los activos y aumento de gastos. Normalmente, las rentas prepagables no están sujetas a ningún tipo de interés.

La renta prepagable inicialmente se clasifica como un activo. Esto es porque le ofrece un beneficio económico a futuro al inquilino. La renta prepagable se considera un gasto que no se ha registrado como gasto, aunque es algo que el inquilino pagó por adelantado. Como resultado, la renta por anticipado se paga durante un periodo, aunque no es reconocida como un gasto hasta un periodo subsiguiente.

Si al arrendador se le olvida mover la renta anticipada de un activo a un gasto en el mes que esa renta es "consumida" por el inquilino, esto puede crear un problema en el cual se reporta menos gasto y más activos. Para las empresas que manejan rentas prepagables, el no hacer este ajuste crear un estado de ingresos y un balance general falso. Mover la renta anticipada cada mes o cada unidad de tiempo establecida en el contrato de renta mientras esté vigente es algo que se debe verificar todos los meses antes de cerrar los libros.