¿Qué es la retención de impuestos? Guía para empleador y empleado

Al ser empleado, tu empleador es responsable de retener la cantidad adecuada de impuestos de cada cheque de pago y enviar ese dinero al Servicio de Impuestos Internos (IRS por sus siglas en inglés). Es por eso que año con año se emiten los formularios relacionados para que puedas enviar tu declaración anual a esta agencia. Para lograrlo, colabora con tu empleador y asegúrense ambos que se están reteniendo los fondos necesarios para que recibas una buena devolución cuando llegue abril. Sigue leyendo para conocer qué es la retención de impuestos y por qué te debería de importar.

Si descubres que tu empleador no está reteniendo tus impuestos federales sobre la renta, o crees que debería realizar una retención adicional, es tu responsabilidad pedirle una explicación. Si no te retiene impuestos, aún así debes realizar estos pagos al IRS antes de la fecha de vencimiento, de acuerdo a la ley tributaria vigente.

El ingreso bruto ajustado (AGI) es de donde parten todos los cálculos para poder saber cuál será tu carga fiscal del período. Se define como ingreso bruto menos los ajustes al ingreso. El ingreso bruto es todo lo que percibes en el año de ingresos. Incluye:

1. Tus salarios o ingresos por cuenta propia;
2. Dividendos;
3. Ganancias de capital;
4. Ingresos por intereses o por arrendamientos;
5. Distribuciones de jubilación;
6. Pensión alimenticia;
7. Regalías y más.

El AGI influye en la elegibilidad de muchas deducciones y créditos fiscales de un contribuyente, y se presenta en el formulario 1040 del IRS.

Una deducción o ajuste al ingreso es una reducción del monto total de ingresos brutos. Suelen ser gastos en los que incurres como contribuyente durante el año, que se restan para calcular el AGI. Estas deducciones o ajustes al ingreso se les considera que están “arriba de la línea”. Lo que se entiende por esto es que están antes de tomar en cuenta las exenciones fiscales y las demás deducciones, sean detalladas, o sea la deducción estándar.

Ejemplos de estas deducciones o ajustes pueden ser las contribuciones a un plan de jubilación, el 50% del impuesto cuando se trabaja de forma independiente, deducciones de la cuenta de salud (HSA), o deducciones por gastos referentes a educación.

Si eres empleado, la retención de impuestos es la parte de tus ingresos que el empleador te retiene como un ‌adelanto de lo que tienes para pagar de impuestos‌ por la prestación de servicios que le haces. La cantidad de impuestos retenidos depende del ingreso que ganas, y de la información que le hayas anotado en el formulario W-4 que le entregaste. Este impuesto retenido ‌lo paga el empleador al IRS en tu nombre.‌ Se reembolsan los excedentes de las retenciones cuando ya los impuestos finales son determinados.

Todas las personas que perciban un ingreso están obligados a pagarle impuestos al IRS. La cantidad puede variar, pero si estás percibiendo un sueldo de parte de tu empleador, este está obligado a hacer una retención del impuesto. Si estás generando ingresos de alguna otra manera que no sea como empleado, también estás obligado a pagar impuestos periódicos a cuenta del impuesto anual que tendrás que calcular al final del año fiscal.

El gobierno realiza una retención de los ingresos de todas las personas, ‌para evitar el fraude fiscal‌, cobrando una parte del impuesto por adelantado. Esto permite que el Estado cobre antes y sea el ciudadano el que deba compensar después. Por otro lado, las retenciones le permiten al Estado mejorar de forma considerable su liquidez.

Existen varios tipos de retención de impuestos federales, algunas de las cuales son:

• ‌Retenciones de nóminas‌: Consiste en retener una cantidad de los salarios del trabajador. De esta manera, este recibe el llamado salario neto. La retención depende de los ingresos que gana el trabajador y de la información proporcionada en el formulario W-4.
• ‌Retenciones de alquileres‌: Los dueños de viviendas en alquiler están obligados a practicar una retención en sus facturas si sus clientes ejercen una actividad económica. La tasa de retención es del 10%.
• ‌Retenciones profesionales‌. Los profesionistas están obligados a retener en sus facturas emitidas. La tasa de retención es del 10%.
• ‌Retenciones a extranjeros‌: las empresas o personas que realizan pagos a personas extranjeras deben retener un 30% del monto bruto del pago como retención del impuesto sobre la renta. Generalmente, se considera como un pago final o definitivo de impuestos que no requiere que se haga alguna otra acción o informe por parte de la persona extranjera.
  
• ‌Retenciones misceláneas:‌ Los dividendos pagados a contribuyentes residentes o no residentes, tienen una tasa de retención del 10%. Por otro lado, los ingresos por premios o loterías están sujetos a retención del 25%.

El IRS recomienda que todas las personas físicas realicen una revisión de la retención a la que están sujetos. El revisar la correcta retención de impuestos te puede ayudar a evitar que sea una cantidad por debajo de la cantidad de impuestos que verdaderamente te tenían que retener, lo que llevaría a que tendrías que enfrentar una factura tributaria mucho más alta al momento de presentar tu declaración anual. El permitir que te hagan una retención mayor en el cheque de pago hará que el reembolso que te haga el IRS sea menor al momento de presentar impuestos, lo que favorece tener un equilibrio fiscal.

El Servicio de Impuestos Internos sugiere verificar la retención en estas ocasiones:

1. A principios de año;
2. Si la legislación tributaria cambia;
3. Cuando se producen cambios de vida importantes, como cuando cambia tu estado civil (matrimonio, viudez, divorcio);
4. Cuando cambia tu ingreso.

El monto de retención que se calcula depende del ingreso que tú recibes y de la información que le proporcionas a tu empleador en el formulario W-4. Son tres datos los importantes:

1. Tu estado civil para efectos del IRS;
2. Cuántos descuentos estás reclamando para la retención;
3. Si decides que se te retenga un monto adicional en cada cheque de pago.

La retención del impuesto sobre la renta para los salarios se basa en el ingreso menos las deducciones, y cubre el período de tiempo del cheque de pago. Los montos de retención federales y algunos estatales tienen tasas graduales, de tal modo que a salarios más altos, mayor porcentaje de retención.

El IRS utiliza una herramienta sencilla denominada Estimador de Retención. El Estimador de Retención es una herramienta calculadora de retención que te ayudará a determinar si necesitas darle a tu empleador un nuevo Formulario W-4 (SP). Puedes usar los resultados del estimador para completar el formulario y esta información adicional te ayudará a ajustar tu retención de impuestos.

Podría ser buena idea revisar cuidadosamente tu talón de pago de nómina, aun si no sospechas que exista un problema. Cada vez que te paguen, tómate unos minutos para mirar el talón de pago adjunto. Encuentra la cantidad de tu salario bruto, así como la cantidad de impuestos sobre la renta federales, estatales y locales que han sido retenidos.

Tu ingreso bruto ajustado debería ser bastante consistente si ganas aproximadamente la misma cantidad en cada período de pago. Si notas un aumento dramático en tu salario neto, podría ser una señal de que tu retención de impuestos es mucho más baja de lo que debería ser.

Si encuentras un problema con tu retención de impuestos, podría ser buena idea que te comuniques con tu empleador inmediatamente. Si detectas el problema rápidamente, tu jefe puede ajustar el monto de retención para compensar los pagos atrasados. Pero si dejas pasar demasiado tiempo, podría ser difícil compensar ese dinero y podrías terminar debiéndole mucho dinero al gobierno.

Si al hacer la verificación quieres cambiar la retención de impuestos, puedes optar por las siguientes opciones:

• darle a tu empleador un nuevo formulario W-4;
• darle a tu pagador un nuevo formulario W-4P, para retenciones de pagos de pensión o de anualidad;
• realizar un pago adicional como pago de impuesto estimado antes de que finalice el año fiscal al IRS.

Si la empresa para la que trabajas en EE.UU. te tiene clasificado como contratista independiente, no está obligada a retener ningún impuesto por los pagos que te da. Como contratista independiente, tú eres responsable de realizar la declaración de impuestos por cuenta propia, generalmente mediante pagos trimestrales estimados, al IRS y al departamento de ingresos de tu estado.

Si estás clasificado como contratista independiente, podría ser una buena idea consultar con un planificador fiscal o contador público para planificar tu estrategia fiscal y tu declaración de impuestos federales, impuestos estatales e impuestos locales.

Tú eres la persona responsable de pagar los impuestos federales sobre la renta que debes al sistema tributario, incluso si tu empleador no retiene esos impuestos de tu cheque de nómina. Si descubres que tu empleador no retiene impuestos federales, considera realizar pagos de impuestos estimados trimestrales en función de lo que esperas adeudar. Puedes usar un paquete de software comercial para preparación de impuestos para realizar estos pagos al IRS. Si esperas hasta final del año en el momento de la declaración anual para pagar los impuestos que debes al gobierno federal, enfrentarás multas por pago insuficiente.

Si utilizas un programa de software como Turbo Tax o H&R Block para calcular la cantidad de impuestos que debes, tendrás acceso a la sección de preguntas frecuentes y a sus respuestas sobre cómo realizar pagos estimados. Puedes crear una cuenta en el sitio web del IRS para realizar tus pagos de impuestos estimados cada trimestre, antes de la fecha límite. El sitio también ofrece calculadoras para ayudar a determinar cuánto debes en cada trimestre.

Recuerda que, en los Estados Unidos, la temporada de impuestos para realizar los pagos trimestrales es en abril, junio, septiembre, y luego en enero para los ingresos del fin de año tributario o año fiscal. El formulario 1040-ES del IRS te brindará toda la información necesaria sobre el pago de impuestos estimados.

Calcular tus horas facturables puede ayudarte a determinar la cantidad de impuestos que debes retener y la cantidad de impuestos que debes pagarle al IRS. Para calcular tus horas facturables, puedes utilizar una tarjeta de registro de horario. Las tarjetas de registro horario fueron desarrolladas por los empleadores para registrar la cantidad que trabajaban los trabajadores en cada proyecto. Las tarjetas de registro horario también son usadas por trabajadores independientes como: Escritores, diseñadores, programadores y fotógrafos. Muchas personas independientes y trabajadores por contrato también trabajan con salarios por hora.