Cómo escribir una invitación para un evento de negocios

Escribir una invitación a un evento de negocios puede parecer una tarea aparentemente fácil, pero una invitación improvisada sin premeditación puede cosechar malos resultados como innecesarias llamadas de seguimiento a los organizadores del evento sobrecargados o una pobre convocatoria al evento. Las invitaciones de negocios exitosas deben identificar claramente el propósito del evento y el alcance, contener claros los detalles del evento y estar escritos en un lenguaje adecuado para los clientes potenciales. Además, los medios de entrega deben ser medidos ​​para optimizar los resultados.

Ten todos los detalles del evento a tu alcance. Estos incluyen la fecha del evento y la hora, la ubicación y las direcciones, el propósito, la agenda, los ponentes y sus temas, el costo para participar (en ese caso), el costo y la disponibilidad de alimentos y bebidas, el costo y la ubicación del aparcamiento y los incentivos para asistir.

Escribe a tu audiencia. Por ejemplo, si estás llevando a cabo una feria de empleo dirigida a los estudiantes actuales, es posible que desees utilizar un lenguaje que sea optimista y actual, que será de interés para ese grupo de edad y reflejará positivamente en la organización. Alternativamente, si estás invitando a los accionistas ​​a la reunión anual, el texto debe ser formal y digno para reflejar la naturaleza del evento.

Resume los detalles del evento usando una plantilla de invitación de software de procesamiento de textos o autoedición. Extiende la línea entre ser breve para facilitar la lectura y proporcionar información suficiente para atraer a tu público. Incluye un correo electrónico RSVP o número de teléfono y haz que otra persona corrija si hace falta.

Identifica a quién invitarás al evento. Los recursos de evento probablemente sean limitados así que para recibir el máximo reintegro de tu dinero del evento, tendrás que atraer al público adecuado, como un público que esté en el mercado de tus productos o servicios ahora o vayan a estarlo en en un futuro próximo. Dedica el tiempo necesario para actualizar y verificar las listas de invitados para asegurarte que se invita a los miembros clave del público al que apuntas.

Decide si deseas enviar la invitación por correo electrónico o por correo postal. Una invitación por correo electrónico será más rápida, menos costosa y puedes verificar la entrega. Sin embargo, una invitación enviada por correo le da un toque personal. Si el uso del correo electrónico, selecciona una plantilla que no sea demasiado pesada en gráficos para asegurarte de que se puede abrir rápidamente. Considera la posibilidad de copiar la invitación en el cuerpo del correo electrónico para que los invitados la vean de inmediato. Envía las invitaciones con varias semanas de antelación para asegurar la máxima disponibilidad de la asistencia.