¿Cuál es el viático promedio en concepto de comida para un viaje de negocios?

Los gastos de viaje de negocios son uno de los costos más controlables en una organización y el establecimiento de los viáticos es una manera de mantener los gastos a un nivel razonable. Las empresas pueden utilizar los datos del gobierno de Estados Unidos y otros estudios de mercado para determinar el costo promedio diario apropiado para las comidas de los viajantes. Los viajantes de negocios individuales siempre deben tener en cuenta las políticas internas de sus empresas en cuanto a la comida durante el viaje.

La Administración de Servicios Generales (GSA, por sus siglas en inglés) de Estados Unidos establece anualmente las tarifas de viáticos que incluyen los costos de alimentación y hospedaje para los viajeros en los asuntos del gobierno federal. Muchas empresas usan esto como una guía cuando establecen sus propios viáticos o las tarifas de reembolso aceptables de los viajeros corporativos. Para los gastos de comidas, la Administración de Servicios Generales estudia varios miles de restaurantes cada tres a cinco años para reportar sus tarifas y revisa periódicamente las solicitudes de actualización en el ínterin de las ciudades. Esas tarifas oscilan entre US$46 y US$71 por día para el desayuno, el almuerzo y la cena. Del mismo modo, la Oficina de Asignaciones de Estados Unidos establece las tarifas de viáticos para las ciudades internacionales. Otras fuentes que establecen los viáticos para la comida incluyen a Business Travel News, que lleva a cabo un estudio de los restaurantes cada año sobre los gastos de comida en 100 ciudades clave de viajes de negocios en Estados Unidos. Esas tarifas tienen una tendencia superior que las de la Administración de Servicios Generales, ya que toman en cuenta las comidas y cócteles en restaurantes de lujo, promediando alrededor de US$85 por día.

Independientemente de la fuente, los viáticos para la comida tienden a fluctuar por la geografía. La Administración de Servicios Generales, por ejemplo, establece una tarifa general para el territorio continental de Estados Unidos, pero también establece tarifas individuales para las ciudades que tienen los mayores costos de comida. Las grandes ciudades, como Nueva York, Chicago, Los Ángeles y San Francisco, están en el extremo superior del rango para los viáticos de comida. En 2011, por ejemplo, se asignó US$71 para la comida diaria y gastos incidentales en estas ciudades, en comparación con la tarifa estándar de US$46. Los viáticos de comida en las ciudades de segundo nivel, en general, se posicionan en medio de estos dos extremos.

En general, las empresas tienen dos opciones para cubrir los gastos de alimentación de los empleados durante el viaje: pueden establecer y emitir un viático directamente o pueden reembolsar a los empleados directamente por los gastos incurridos durante el viaje. Si optan por emitir los viáticos en base a los estándares de la Administración de Servicios Generales, pueden optar por un método simplificado "alto-bajo" en lugar de emitir un viático por cada zona geográfica individual. En este método, las zonas de alto costo (ciudades principales y algunas secundarias) reciben un viático determinado, y todas las demás áreas reciben un viático más bajo. Debido a que, en la mayoría de los casos, los niveles de viáticos del gobierno no son suficientes para cubrir las comidas más caras para los viajantes, muchas empresas optan simplemente por reembolsar a sus empleados por sus gastos de comida, aunque a menudo también emiten topes de acuerdo a las tarifas de viáticos para mantener los costos bajo control.

Las empresas que utilizan el promedio de viáticos de comida y otros gastos de viaje, establecido por la Administración de Servicios Generales, obtienen una ventaja en los reportes simplificados en conformidad con las leyes tributarias del Servicio de Impuestos Internos. Mientras que las empresas que reembolsan necesitan mantener un recibo detallado y otros datos para estos viajes, los que utilizan las tarifas de viáticos aprobadas solo deben mantener los registros del viaje mismo, no los recibos de gastos individuales de viaje. Si trabajas por cuenta propia, también puedes utilizar las tarifas de viáticos para orientarte en la deducción de los gastos de negocio de tus impuestos. Puedes deducir una parte de la asignación estándar de comidas, por lo general, alrededor del 50%, como un gasto, en lugar de llevar la cuenta de cada recibo comida.