Las ventajas de un presupuesto flexible

Muchas compañías usan presupuestos fijos o flexibles para completar su proceso global de presupuesto. Los presupuestos fijos requieren que las compañías acuerden los números del presupuesto al principio del año. Estos números permanecerán igual durante el periodo destinado para el presupuesto. Los presupuestos flexibles a menudo varían sus números dependiendo del nivel de actividad de la compañía. Tienen muchas ventajas para las compañías que los incorporan en sus procesos.

El primer paso para crear un presupuesto flexible implica clasificar los gastos fijos y variables. Los gastos fijos permanecen igual sin importar el nivel de actividad. Los gatos variables se incrementan a la par de la actividad. Los presupuestos flexibles usualmente se diseñan utilizando un software de hoja de cálculo debido a la facilidad de incorporar fórmulas al presupuesto. El coordinador de presupuesto comienza por crear un encabezado que incluya el nombre de la compañía, el nombre del reporte y el marco de tiempo del reporte. Él incluye una celda donde indica el nivel de actividad. Luego lista cada uno de los gastos en la primer columna de la hoja de cálculo. Identifica cada uno de los gastos fijos e introduce la cantidad de presupuesto para cada uno de estos elementos. Luego, observa cada uno de los gastos variables. Por cada gasto variable, él determina el costo por unidad. Introduce una fórmula que toma el costo por unidad de tiempo de la cantidad referida en la celda donde introdujo el nivel de actividad.

Los presupuestos flexibles permiten que la administración considere varios escenarios cuando analizan un periodo de tiempo futuro. Cuando el nivel futuro de actividad no puede ser estimado razonablemente, la administración puede usar el presupuesto flexible para varios niveles de actividad. Esto le permite crear un escenario de un mejor y un peor caso para planear los recursos de la compañía. La administración espera razonablemente que los números actuales caigan entre los dos escenarios. El presupuesto flexible provee un rango de dólares para el presupuesto total.

Las compañías usan presupuestos para evaluar el desempeño del departamento de administración. Sin embargo, a menudo ciertos factores están fuera del control del administrador. El primer factor fuera del control del administrador son los niveles de producción. Cuando la demanda de los clientes aumenta, los niveles de producción deben incrementarse para adaptarse. Los aumentos en el nivel de producción incrementan los gastos mediante los cuales el administrador es evaluado. Un presupuesto flexible considera el impacto adicional en la producción y ajusta los números del presupuesto de acuerdo a él. Esto le permite a la compañía evaluar el desempeño del administrador de manera más justa.

Cuando el nivel de actividad cambia, la variable de los costos de manufactura también cambia. Los análisis de variación comparan el costo actual al costo del presupuesto. Cuando los números del presupuesto permanecen igual y los costos se incrementan, la variable también se incrementa. Un presupuesto flexible considera los incrementos del costo debido al aumento en los niveles de actividad, eliminando el impacto.