Ventajas y desventajas de usar un sistema de inventario permanente

Un sistema de inventario permanente es una serie de procesos contables que ayudan a los datos del inventario de reporte financiero de la compañía. Muchas compañías utilizan este sistema, especialmente aquellas que utilizan una orden de trabajo de sistema de contabilidad de costos, o que venden muchos diferentes tipos de inventario. Las compañías deben balancear las ventajas y desventajas de un sistema de inventario permanente previo a su implementación.

Las compañías con frecuencia experimentan más información financiera precisa con un sistema de inventario permanente. Los contadores actualizan el libro contable después de cada transacción de inventario. Esto resulta en un informe del libro contable general que refleja cercanamente el inventario actual físico a la mano. Los propietarios y directivos pueden entonces tomar decisiones de calidad basadas en la precisión del reporte de valores del inventario. Múltiples tipos de inventario también se benefician de este método, como los contables siguen precisamente cada uno mediante el libro contable.

Los sistemas de inventario permanente utilizan métodos electrónicos para registrar las transacciones. Un ejemplo es el sistema de código de barras que un minorista de ropa utiliza cuando vende mercancía. Cada escaneo registra los datos que actualiza el valor del inventario de la compañía. Los contadores utilizan esta información para balancear el libro contable general. Las compañías también utilizan los datos para ordenar mercancía utilizando un sistema justo a tiempo. La ordenación electrónica ayuda a prevenir existencias agotadas y pérdida de ventas.

Muchos sistemas de inventario permanente son costosos. El costo para ese sistema es dos veces mayor. La tecnología necesaria para hacer que el sistema funcione puede ser un mayor gasto de capital. El actualizar el sistema para nuevos cambios a la tecnología es también caro. Entrenar a los empleados para que utilicen apropiadamente el sistema es también otro gasto. Del lado administrativo, las compañías deben encontrar contables que quieran trabajar el sistema y manejar cambios frecuentes al libro contable general.

Los sistemas de inventario permanente con frecuencia consumen tiempo. Las actualizaciones electrónicas al libro contable general de la compañía pueden resultar en una necesidad de reconciliaciones contables. Los contables con frecuencia gastan abundantes horas cada semana o mes para reconciliar el inventario. Los errores persistentes también pueden causar más complicaciones. Los contadores necesitan corregir los errores y balancear el inventario contable previo al cierre de los libros de la compañía. Reportar figuras de inventario inexactas puede detonar una auditoría, resultando en problemas potenciales para la compañía.