Ventajas y desventajas de un presupuesto maestro

El presupuesto es un elemento primordial para el sano funcionamiento de un negocio. Este instrumento financiero permite analizar cuantitativamente las metas se ha propuesto una empresa para un período financiero determinado y cuáles son las acciones que deben llevarse a cabo para alcanzar tales objetivos.

Existen diferentes tipos de presupuestos y todos ellos se unen en un documento global conocido como el presupuesto maestro.

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Un presupuesto maestro es un documento que refleja proyecciones económicas de diversa índole. Incluye un estimado de los ingresos y gastos de todas las direcciones que componen a una empresa, es decir, las unidades de producción, ventas, recursos humanos, compras, marketing etc. Gracias a él, se puede contemplar una vista general la organización.

El presupuesto maestro se elabora a partir de dos tipos de presupuestos:

• Presupuesto operativo: conformado por el presupuesto de ventas, de materia prima, de producción, de mano de obra, de gastos operativos, de impuestos sobre las ventas y de gastos indirectos relacionados con la producción. Básicamente, señala cuánto se espera vender en un período financiero, cuántas unidades se deben producir y cuánto costará hacerlo.
• Presupuesto financiero: integrado a su vez por presupuestos más pequeños que incluyen los de cobranza, pagos, flujo de efectivo y estados financieros. Refleja tanto el efectivo que se va a obtener en un período, como las inversiones que se pueden hacer a corto plazo para sacarle el máximo partido al capital.

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Una vez que sabes cómo elaborar un presupuesto maestro y qué tipos de datos necesitas, el siguiente paso es elegir la perspectiva que usarás para su realización. Existen dos factores en los que puedes basarte y su elección dependerá de los objetivos e intereses de tu compañía:

• Perspectiva organizacional: cada departamento de la empresa interviene de forma activa para hacer el presupuesto maestro, aunque este solo se centra en las ventas. Se toman en cuenta las proyecciones de la dirección de ventas, incluyendo la opinión de los vendedores. A fin de cuentas, no hay empleado en la empresa que sepa más sobre las temporadas altas y bajas, el producto y el mercado que los mismos vendedores
• Perspectiva de alta dirección: también involucra a la totalidad de los componentes que conforman la empresa, pero solo participan en la proyección de ventas los ejecutivos y altos cargos de cada departamento. Esta visión se basa en que los gerentes conocen mucho más a la empresa y al mercado, y pueden tener un panorama general que los vendedores dejarían de lado

Al englobar todos los presupuestos que elabora una empresa, el presupuesto maestro permite un análisis cuantificable y sistemático del estado financiero presente y futuro. En pocas palabras, es una fotografía estimada de las finanzas de una compañía.

Sin embargo, como todo instrumento financiero, sus ventajas se ven opacadas por algunas desventajas que habrá que evaluar con lupa antes de decidir usarlo como mecanismo de previsión y análisis.

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Al planificar la totalidad de las operaciones financieras de la empresa, las direcciones serán capaces de prepararse mejor para escenarios futuros, las temporadas de baja actividad y cambios en el mercado.

Además, es una herramienta valiosa para elaborar análisis y proyectos financieros, porque muestra los gastos totales, costos de producción y las ventas de la compañía. De esta forma, se puede saber en pocos minutos si un negocio es rentable, tiene pérdidas o dificultades.

En la elaboración del presupuesto maestro es fácil darse cuenta cuando hay un escape de dinero. Puede que una dirección esté teniendo gastos elevados que impacten negativamente en toda la situación financiera de la empresa.

Reconocer esto a tiempo, permitiría que se tomen medidas preventivas y correctivas -incluso con anticipación- basándose en las cifras reales y proyectadas.

Al unir a todas las direcciones para la elaboración del presupuesto maestro, cada una de ellas conoce qué hacen las demás unidades. Esto fortalece el sentimiento de pertenencia de los empleados con la empresa y funge como hilo conector entre cada unidad.

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Recuerda que el presupuesto maestro es un instrumento basado en proyecciones. Si bien es posible trazar el futuro de una empresa, este puede variar por eventos no contemplados, como desastres naturales o la caída de la moneda en el mercado global.

Al tener los movimientos de la compañía minuciosamente planificados, podrían dejarse escapar oportunidades valiosas que permitan catapultar las ventas o disminuir los costos de producción.

Es importante ser flexible y tomar el presupuesto maestro como una referencia. Caso contrario, la rigidez de pensamiento podría impedir la toma de decisiones asertivas.

Los presupuestos maestros no solo son difíciles de elaborar y actualizar, sino que además expresan de forma global los gastos e ingresos totales, dejando de lado la especificidad de cada dirección.

Si bien quienes participan en su realización tienen acceso a los datos de cada unidad, los lectores que no formaron parte del proceso de elaboración solo verían cifras que representan a toda la compañía.