Ventajas y desventajas de las cartas comerciales

Mientras que las cartas comerciales todavía sirven como una importante forma de comunicación profesional, nuevas formas de correspondencia con los clientes están a disposición del dueño del negocio. Estos métodos, tales como el correo electrónico o videoconferencia, ilustran las ventajas y desventajas de la letra escrita tradicional. Una operación comercial completa se aprovecha de todas las herramientas de comunicación útil.

Cartas escritas proporcionan un registro físico de la correspondencia de negocios, ya que pueden presentarse, retirarse para referencia y se mantienen durante años. No importa qué tipo de tecnología se presenta, las palabras impresas en papel son un medio que cualquiera puede entender. Esto es una ventaja sobre el correo electrónico, aunque el correo electrónico puede ser impreso, la recepción de una carta de negocios no requiere ninguna otra medida que abrirlo, leerlo y archivarlo. Impresión de mensajes de correo electrónico como confirmación por escrito debe incluir una impresora de trabajo además de la tinta y el papel adecuado. Incluso con los elementos esenciales cubiertos, atascos, fallos de software y del programa de correo electrónico pueden interferir con la vuelta de un mensaje electrónico en un solo escrito. Cuando se realiza una llamada de teléfono de la empresa, cada uno puede interpretar el resultado de otra manera, porque no hay una prueba visual de la conversación, una carta de negocios explica claramente los términos de cualquier encuentro profesional para ambas partes entienden el negocio en cuestión.

Las cartas comerciales suelen ser más profesionales en tono que el correo electrónico. Incluso en la evolución del entorno empresarial actual, la gente envía correos electrónicos plagados de jergas, emoticons y datos personales. Nadie dibujaría una cara sonriente e incluiría una cita de su película favorita en la parte inferior de una carta de ventas, sin embargo, la gente lo hace todos los días con el correo electrónico. El uso cortés de títulos y saludos también se pasa por alto cuando se hacen negocios a través de correo electrónico. Aunque se trata de una conducta aprendida, es generalizada. El lenguaje es más educado y formal cuando se escribe en papel con membrete físico oficial y es enviado por correo o entregado al destinatario, lo que supone una ventaja profesional.

Como dice el viejo refrán, "El tiempo es dinero", y el tiempo es la desventaja de las cartas comerciales. El envío de una carta por correo regular toma tiempo, una carta, incluso se puede perder, ser dañada o destruida en tránsito. Llamadas telefónicas de negocios, videoconferencias y correos electrónicos son una forma rápida, casi instantánea para comunicarse con un cliente, y se mueven a lo largo del negocio más rápido. Esperar una carta comercial importante puede durar varios días o semanas, dependiendo de la distancia entre los participantes.

Mientras que las cartas comerciales se pueden presentar a distancia, también ocupan mucho espacio. La naturaleza física de la carta termina siendo una desventaja cuando se trata de almacenamiento. Algunos negocios tienen salas enteras llenas de archivadores que contienen varias décadas de comunicación, el espacio que se podría utilizar para las nuevas oficinas o equipos. Puesto que la comunicación electrónica no requiere papel, los correos electrónicos de varios años encajan fácilmente en un disco duro externo o una unidad flash, y puede ser almacenada en un cajón del escritorio.