La ventaja y desventaja de los sistemas de procesamiento de transacciones

Planeaste por meses el viaje de tus sueños, obviamente reservaste boletos de avión en primera clase. Llegado el día, mientras confirmas tus boletos de avión en el stand de recepción de equipaje, detectas preocupación en la cara del operador. Sospechas que algo no está bien; el supervisor se dirige a ti y te comenta: ¿habrá posibilidad de que aceptes viajar en clase económica con un reintegro en el costo del boleto? ¿Qué ha pasado? Una falla inusitada en el sistema de reservas hizo que los lugares se reservaran una y otra vez.

El sistema de reservas de boletos de las aerolíneas, los sistemas de procesamiento de pago a través de puntos de venta electrónicos, así como los sistemas de reserva y pago de los hoteles, además de los sistemas de compra en línea, operan con base en un sistema de procesamiento de transacciones.

De modo que bancos, aerolíneas, cadenas hoteleras, tiendas en línea, entre otros comercios y servicios, operan sus transacciones a través de dichos sistemas que gestionan datos en masa y de forma simultánea; se supone deben ser consistentes, e incluso, infalibles.

De acuerdo con Microsoft, la tecnología de procesamiento de transacciones es la responsable de hacer un intercambio “equilibrado y predecible” de datos en masas. El sistema asegurará que los datos no se actualicen, a menos que todas las operaciones dentro de la “unidad transaccional” se completen con éxito. Un ejemplo común podría ser un consumidor que compra un producto en una tienda online.

Sin embargo, un fallo en un sistema de procesamiento de transacciones puede ir desde una compra frustrada hasta el caos en un aeropuerto. ¡Aunque tal vez estemos siendo algo dramáticos!

Abordaremos la definición de un sistema de procesamiento de transacciones y algunas características, ejemplos, ventajas y desventajas.

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Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS, por las siglas en inglés, Transaction Processing System) es un tipo de sistema de información capaz de recolectar, modificar, almacenar y recuperar datos inherentes a transacciones procesadas en masa, ya sea por lotes o no, es decir de forma sincrónica o asincrónica y requiriendo o no la interacción de un usuario.

Cuando un proceso requiere de registros altamente repetitivos es apto de automatizar a partir de un TPS; de hecho, toda organización posee uno, aunque probablemente se lleven de forma manual.

Entre los procesos que pueden involucrar un TPS están:

• Gestión de pedidos
• Control de inventarios
• Las nóminas
• Los libros contables
• La gestión de cuentas por cobrar
• Gestión de órdenes de compras
• Facturaciones
• Pagos y conciliaciones bancarias

El sitio Techopedia.com los define como un sistema informático que permite el procesamiento de información para transacciones comerciales, que involucra la recopilación, modificación y recuperación de todos los datos de las operaciones.

Las características de un sistema de procesamiento de transacciones incluyen rendimiento, fiabilidad y consistencia. Y pueden ser por lotes o en tiempo real (en línea).

• En el procesamiento por lotes, los resultados de una transacción no estarán disponibles de forma instantánea pues el sistema solo registrará, ejecutará y almacenará un número mínimo o estándar de transacciones conocidas como lotes. Los sistemas de compensación bancaria como la cámara ACH operan así.
• En el procesamiento de tracciones en línea no hay demoras para el registro de la operación y los resultados estarán disponibles de inmediato.

Microsoft.com aclara que los sistemas de procesamiento de transacciones poseen un componente de hardware y uno de software, que alberga a una aplicación capaz de operar cientos o miles de transacciones de rutina de forma instantánea, según las exigencias del negocio.

Algunos ejemplos de este tipo de sistemas son las herramientas que administran los pedidos de ventas, las nóminas y otros registros de empleados, así como los sistemas de planificación de requerimientos ERP, sistemas de envíos, sistemas de reserva de aerolíneas y hoteles.

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Los principales atributos de un sistema de procesamiento de transacciones deben ser rendimiento, consistencia y confiabilidad. Para lograrlos, los datos de cualquier operación deben ser accesibles en todo momento, desde una base de datos confiable.

También deben existir protocolos de respaldo y procedimientos de recuperación ante fallas humanas, ataques informáticos, e incluso, desastres naturales.

En los sistemas de procesamiento de transacciones, el rendimiento es una variable crítica; éste debe permitir el perfeccionamiento de un elevado número de operaciones en cortos intervalos de tiempo.

Una empresa no puede crear una fama de ineficiencia en sus procesos producto de un TPS de bajo rendimiento. Su rendimiento se mide precisamente en la cantidad de transacciones que puede registrar y completar por segundo, minutos u horas, siempre bajo tiempos de respuesta predecibles.

La base de consistencia de un sistema transaccional se fundamenta en la gestión de “datos consistentes”, así por ejemplo, en un procedimiento de pago a través de un punto de venta electrónico, el monto del dinero cargado de la cuenta del cliente debe ser el mismo que se acredita a la cuenta del establecimiento comercial. De no ocurrir esta consistencia, la operación no se perfeccionará y ninguna de las cuentas se afectará.

Si durante el transcurso de la transacción ocurriera algún error, el sistema de procesamiento transaccional debe ser capaz de deshacer cualquier trámite hecho hasta el momento de la inconsistencia. Esta integralidad debe cumplirse tanto en los procesamientos en lotes, como las transacciones en línea.

De acuerdo con el sitio orion2020.org, un objetivo fundamental de cualquier sistema transaccional es capturar y procesar datos sin errores. Antes de la revolución tecnológica, los humanos debían registrar operaciones altamente repetitivas en fichas o registros manuales; si los registros resultaban inexactos, implicaban una enorme inversión de tiempo y dinero.

Las organizaciones confían en los TPS ya que estos permiten que todas las operaciones se tramiten siempre de la misma forma, y el procesamiento resulta sumamente rápido y controlado.

Los sistemas de procesamiento transaccionales resultan inflexibles independientemente del cliente, el usuario, el día o la hora; siempre estarán disponible en un período de tiempo en que los usuarios realizan sus transacciones.

Su confiabilidad debe ser tal, que mantiene la integralidad de los datos aún ante fallas de software o hardware; sus errores deben ser mínimos y se deben incluir mecanismos de recuperación rápidos y precisos.

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Un sistema de procesamiento de transacciones, como un sistema de base de datos informáticos, equilibra, perfecciona y controla un sinnúmero de operaciones repetitivas como las compras, los requerimientos de insumos y los pagos de una red empresarial.

Coordina el almacenamiento y la distribución del artículo, el crédito, las transacciones bancarias desde la cuenta de pago del consumidor hasta la gestión de inventario del negocio, ventas, beneficios y nómina.

En síntesis, un TPS da soporte a un cúmulo de actividades rutinarias día a día durante el curso normal de las operaciones de un negocio. Puede representar para un cliente tiempos de respuesta expeditos, comodidad y exclusividad.

Todos estos sistemas poseen ventajas y desventajas.

En cierto modo, la ventaja principal de un sistema de procesamiento de transacción también puede ser una desventaja: el manejo de varios miles de operaciones a la vez.

En su máxima expresión, simultáneamente deben coordinar miles, incluso millones de transacciones de compras, registros en cuentas bancarias de débito de los consumidores y establecimientos comerciales, mantener la confidencialidad de los datos financieros de cada consumidor, así como la información de dirección y otros datos personales; incluso, deben enviar o procesar los pedidos de cada consumidor.

Por ello, resultan útiles para cualquier empresa que quiera automatizar la venta de bienes y servicios, haciéndolos más fáciles para los consumidores. Sin embargo, este sistema puede ser complicado para implementar y manejar, si la operatividad del negocio no es lo suficientemente voluminosa como para utilizar un sistema de procesamiento de este tipo.

Los sistemas de procesamiento de transacciones, como una combinación de software y hardware capaces de manejar enormes cantidades de datos de consumidores y de las empresas, son siempre objeto de ataque de quienes buscan un uso indebido y fraudulento de la información.

Por tal motivo, los ataques de seguridad y virus pueden ocurrir en estos sistemas con frecuencia, teniendo como blanco especialmente la información privada de los consumidores, que se mantienen dentro de la base de datos.

Además, cualquier mal funcionamiento del hardware, como un choque eléctrico o corte de energía, podría dañar un sistema bien integrado que sirve a millones de consumidores.

Ante ello, la empresa debe tomar las medidas y prever suficientes recursos para invertir en seguridad informática de alta calidad, garantizando así la protección del consumidor; hacer las previsiones de software y hardware para realizar copias de seguridad e invertir en sistemas circunstanciales como generadores alternos de electricidad.

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Un sistema de procesamiento de transacciones hace que sea más fácil para los consumidores de todo el mundo utilizar los servicios de una empresa de cualquier zona geográfica a través de un sistema en línea simple.

Insup Lee, del Computer and Information Science Department de la Universidad de Pennsylvania declara que los sistemas de procesamiento de estados de transacción permiten a las personas de todo el mundo acceder a un negocio y adquirir bienes y servicios. Gracias a un mercado mundial globalizado, el potencial de crecimiento es mayor cuando el sistema de procesamiento se lleva a cabo correctamente.

Mantener un sistema de procesamiento de transacciones requiere esfuerzo e inversión para la compañía.

Para mantener controladas las fallas y anomalías en funcionamiento, la empresa requerirá personal técnico que pueda realizar el mantenimiento del sistema las 24 horas del día, siete días a la semana.

La compañía deberá asegurar la integración o sincronización perfecta de departamentos, tales como compras, el transporte, procesamiento de nóminas, contabilidad e inventarios.

También tendría que crear nuevos departamentos que quizás nunca había tenido, como un departamento de tecnología de la información, automatización y reporte de fallas. Todas estas variables podrían crear temores de que se esté produciendo demasiada dependencia respecto al TPS.