Los tres componentes de la política crediticia

Si tienes una empresa quizás debas de empezar a considerar la opción de dar crédito para impulsar las ventas, sobre todo si tus competidores ya lo hacen y cuentan con políticas crediticias.

Pero conceder crédito comercial no es algo que deba tomarse a la ligera pues cuando otorgas financiamiento a tus clientes, asumes riesgos.

El primero y más tangible es el riesgo de crédito que se materializa cuando el cliente simplemente no honra su compromiso. Además, para otorgar crédito debes fijar los procedimientos y políticas de crédito, contratar a especialistas en análisis de créditos, cumplir provisiones, llevar a cabo la cobranza y el seguimiento. Todo lo cual implica gestiones, tiempo y costos.

Sin embargo, el riesgo de crédito y los costos de otorgamiento de crédito no son motivos para que la financiación crediticia no forme parte integral del corazón de las transacciones comerciales.

Las empresas extienden el crédito a sus clientes a su vez que realizan compras a crédito. Esto, pese a que en ocasiones los clientes se atrasan en los pagos y las empresas tropiezan con una deuda de difícil cobrabilidad, lo que reduce el flujo de dinero en efectivo.

Una política de crédito actualizada y cabalmente cumplida ayuda a las empresas a gestionar proactivamente sus cartera de cuentas por cobrar, minimizando riesgos.

Los principales componentes de una política de crédito son:

• las metas y responsabilidades
• el análisis de crédito
• la cobranza

Haremos un análisis de los aspectos más resaltantes de cada uno de ellos.

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Para la Universidad de Missouri en San Luis, Estados Unidos, los componentes de una política de crédito son:

• La fijación de responsabilidades, términos y condiciones: deberes del deudor y el prestatario, así como la definición de los términos que regirán las operaciones como descuentos por pronto pago, tasas de interés, plazos y esquemas de pago.
• Estándares del análisis de crédito: ¿cuáles serán las normas de elegibilidad? Se toma en cuenta los requisitos que deben cumplirse, trámites, recaudos, etcétera. Son también las metodologías para la valoración; mientras más estrictos, tienden a reducir más las ventas, pero también reducen la incobrabilidad.
• Políticas y gestiones de cobranza: será preventiva o formal y estricta, ¿qué medidas de recuperación se estipularán?  

Bajo el adagio “cuentas claras, amistades largas”, el primer paso en la fijación de las políticas de crédito es el establecimiento de los términos generales que regirán las operaciones crediticias, así como la determinación de objetivos, métricas y responsabilidades.

Los componentes de la política de crédito incluyen los términos de la venta, el período de crédito y los descuentos en efectivo. Los términos comunes de crédito incluyen "30 netos" y "2/10, 30 neto".

El término "30 netos" significa que el saldo completo debe ser pagado a 30 días. El término "2/10" significa que un cliente obtiene un descuento del 2% si paga el total de la factura dentro de los 10 días. Las secciones de términos adicionales pueden incluir descripciones de ética, calidad, presentación de informes de gestión interna y el mantenimiento de registros.

• Los plazos cortos minimizan el riesgo de recuperación aunque atentan contra la capacidad de pago del cliente.
• Los descuentos por pronto pago estimulan la rápida recuperación; algunas operaciones pueden estipular el cobro de intereses, otras pueden estar sujetas a términos y condiciones especiales.
• Todo ello debe convenirse en las políticas de crédito.

Los objetivos de una política de crédito son la optimización de la cartera de cuentas por cobrar que redunda en la reducción de las cantidades de facturas pendientes de pago y de los gastos por incapacidad de cobro.

Las compañías podrían establecer diferentes métricas de rendimiento, como el número promedio de días que una cuenta está vencida, el valor total en dólares de las facturas pendientes o el porcentaje de cuentas en estatus vencido, respecto al total de las cuentas por cobrar.

Establecer las responsabilidades y autonomías en cuanto a crédito también es importante, ya que define una cadena de rendición de cuentas y evita la duplicación de tareas y la confusión.

Por ejemplo, los gerentes de las tiendas minoristas de una empresa pueden tener la autonomía de aprobar los límites de crédito de hasta 500 dólares, pero el departamento de créditos corporativos tendría que revisar las solicitudes de financiación de cantidades mayores.

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El propósito del análisis de crédito es distinguir entre los clientes que pagarán a tiempo y los que no lo hacen. Para ello, se estipulan estándares de elegibilidad, recaudos y requisitos a cumplir, que mientras más rígidos sean, representarán menos concesiones así como probabilidades de impago.

La política de crédito debe especificar los formularios de solicitud de crédito y establecer metodologías claras para la revisión de estas aplicaciones.

Dependiendo del monto de la solicitud de crédito, los analistas de crédito y los gerentes pueden necesitar revisar los informes de riesgo de firmas especializadas como Dun & Bradstreet y otros records, así como analizar las calificaciones crediticias del aspirante, evaluar los estados financieros, el historial de operación y otra información que el formulario de solicitud debe contener, antes de conceder la aprobación del crédito.

El análisis del crédito debe ser un proceso continuo, ya que los cambios en las industrias y las condiciones económicas podrían afectar a la salud financiera de las empresas o sectores enteros. Las revisiones deberían efectuarse dos o al menos una vez al año.

La gestión proactiva del crédito puede exigir que la compañía rescinda las líneas de crédito concedidas a ciertas empresas y reducir los límites de crédito de otras.

El sitio Alloysilverstein.com afirma que las políticas de cobranza y recaudación permiten tener claridad acerca de los pasos a seguir cuando la cuenta se torna “morosa”. El propósito de la política de recaudación como parte de la política de crédito es reducir la exposición de la deuda incobrable de una empresa.

La probabilidad de una recaudación exitosa cae rápidamente a medida que una cuenta envejece. En otras palabras, cuanto más tiempo una cuenta esté vencida, más difícil será cobrar el saldo pendiente y más costo representará. El procedimiento de recaudación dependerá del tamaño y el valor en dólares de la cuenta atrasada.

Una pequeña empresa con un número limitado de cuentas puede tomar un enfoque personalizado a las recaudaciones, como llamadas telefónicas, e incluso, las visitas personales.

Una empresa de mayor tamaño con cientos o miles de cuentas puede adoptar un sistema gradual de escaladas de cobro. Por ejemplo, se puede enviar un recordatorio por correo electrónico cuando una cuenta tenga siete días de atraso, iniciar contacto telefónico después de que una cuenta esté vencida por dos semanas, y entregar la gestión de cobranza a un despacho legal o firma especializada, cuando la cuenta supere los 45 días de atraso.

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