Tratamiento contable para la provisión de las cuentas por cobrar en un estado de flujo de efectivo

Las provisiones para cuentas por cobrar son una estimación de la incobrabilidad por parte de las ventas hechas a crédito, son una consecuencia del crédito que una empresa otorga a sus clientes. Buscaremos dejar claro cuál es el tratamiento contable para la provisión de las cuentas por cobrar en un estado de flujo de efectivo.

Las cuentas por cobrar son una consecuencia del crédito que una empresa otorga a sus clientes. Son simplemente el dinero que los compradores deben a la empresa por concepto de las ventas a crédito.

Otorgar crédito es algo necesario si la empresa desea establecer relaciones de largo plazo con sus clientes y ganar cuota o participación de mercado.

Si la competencia ofrece condiciones especiales de pago que tu negocio no brinda estarás perdiendo a tus clientes y verás en muy corto plazo como tus ventas decaen.

Las cuentas por cobrar se reflejan en el balance general de la empresa junto con la provisión para cuentas por cobrar, específicamente en el apartado “activo corriente”.

La provisión para cuentas incobrables o provisión para cuentas dudosas es un apartado que se realiza con el propósito de saldar cualquier pérdida por concepto del impago por parte de los clientes.

Es una cuenta de “valuación o complementaria del activo”, de naturaleza acreedora que resta al saldo de las cuentas por cobrar en el balance general para informar el valor neto realizable de la cartera de cobro de la empresa, tal como nos explica Accountingcoach.com

El estado de flujo de efectivo, por su parte, es el tercer estado financiero a conocer luego del balance general y el estado de resultados.

El estado de flujo de efectivo cumple el papel primordial de informar a la compañía sobre el movimiento de efectivo y equivalentes de efectivo, esto es, las entradas y salidas efectivas de dinero por concepto de las actividades de operación, inversión y financiación llevadas a cabo.

Ahora bien, ¿se reportan las provisiones para cuentas incobrables en un estado de flujo de efectivo? Durante el desarrollo del artículo buscaremos dejar claro cuál es el tratamiento contable para la provisión de las cuentas por cobrar en un estado de flujo de efectivo.

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Antes de hablar de la provisión para cuentas por cobrar debemos tener claro qué es una cuenta por cobrar, qué es una cuenta incobrable y sus alcances.

Contablemente y de acuerdo con las Normas de Información Financiera serie C, C-3 las cuentas por cobrar “representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo”.

En términos coloquiales podemos decir que las cuentas por cobrar son la cantidad de dinero que los clientes de una empresa adeudan producto de la compra-venta de mercancía a crédito.

Otorgar crédito representa para la empresa riesgos y costos, sin embargo, el no conceder crédito a tus clientes implica cederlos a un competidor que ofrezca mejores condiciones de pago.

Cuando un proveedor extiende crédito a sus clientes genera un riesgo crediticio que es simplemente la “pérdida potencial” que asume la empresa ante un posible impago por parte de sus clientes.

Adicionalmente conceder crédito comercial trae como consecuencia que el proveedor deba asumir los siguientes costos:

• Costo del análisis de crédito: la necesaria contratación de personal para el análisis de créditos, gastos administrativos, la definición de las políticas de crédito.  
• Costo de capital inmovilizado: Cuando la empresa otorga crédito a sus clientes incurre en una fuerte inversión promedio en cuentas por cobrar, mientras no se recuperen los fondos será un capital inmovilizado, sujeto a riesgo crediticio y a devaluación monetaria. Es un dinero que bien podría destinarse a otros fines más productivos.
• Costo de cobranza o recuperación: Al otorgar crédito deberá hacer seguimiento a la cartera, contratar personal para la cobranza, incurrir en costos por visitas, telefonía y otros medios de contacto a los clientes.
• Riesgo de crédito y su materialización: Si por algún motivo el cliente se declara en quiebra o no paga, la empresa incurrirá en la pérdida de su inversión y los gastos vinculados afectando el resultado económico. Deberá reconocer la cuenta incobrable como una pérdida.
• Creación de provisiones: Por cuanto una cuenta de dudosa cobrabilidad puede afectar el resultado económico de la empresa, la administración establece la necesidad de crear un apartado para saldar los impagos. La provisión representa otra posible fuente de fondos inmovilizados.    

Una cuenta incobrable como su nombre alude es una cuenta por cobrar producto de una venta a crédito que se considera sin posibilidades de recuperación.

La “deuda de dudosa cobrabilidad” se origina por la incapacidad de los clientes de pagar por la mercancía previamente entregada.

Con fines previsivos los analistas de crédito internos deben revisar diligentemente las solicitudes de los clientes antes de conceder el crédito.

El reconocimiento de una cuenta como incobrable en buena parte de los casos se materializa tras unos 180 días o seis meses de intentos de cobro fallidos o cuando un cliente se declara en bancarrota o insolvencia.

Cuando una empresa considera que la deuda de un cliente se puede arrojar en la zona de cuentas por cobrar, con cargo a la cuenta "Gastos por deudas incobrables" y acredita la cuenta "provisión por dudosos elementos". En esencia, el negocio está registrando una pérdida por deudas incobrables.

En términos más simples, cuando una deuda se declara incobrable esta debería ser saldada, reconociendo así la pérdida.

El saldo pendiente de cobro se carga, ya sea, contra los propios ingresos de la empresa o contra una provisión creada para tales fines.

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La provisión de deuda incobrable a menudo permite a los jefes de departamento, personal de ventas y gerentes de crédito, preguntarse por qué se perdió el rumbo en la función del manejo de riesgos.

Las provisiones son cuenta complementarias de naturaleza acreedora que va disminuyendo a la cuenta principal, en este caso las cuentas por cobrar. Es una estimación de las cuentas por cobrar que se perderán como incobrables durante el periodo.

La diferencia entre las cuentas por cobrar y la provisión para deudas incobrables, informa el valor neto realizable de las ventas a crédito de la empresa o valor neto de la cartera de cobro.

Accountingtools.com define a la provisión para cuentas dudosas como la cantidad estimada de deuda incobrable que surgirá de las cuentas por cobrar y que se han emitido pero aún no se han cobrado por incumplimiento de los clientes para el período en curso.

De acuerdo como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA o GAAP en inglés) cualquier empresa deberá prever la eventualidad de que se generen pérdidas producto de la incobrabilidad en su cartera de ventas a crédito.

Una empresa generalmente calcula el monto de provisión para las deudas incobrables en función de la experiencia histórica, como porcentaje de las cuentas por cobrar o una proporción de las ventas a crédito.

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Cuando una pérdida se materializa al considerar una cuenta incobrable en efecto, esta debe ser saldada.

Por tal motivo se crea una cuenta complementaria de activo que deduce el valor de las cuentas por cobrar. En su ausencia la pérdida se carga directamente contra el estado de resultados del negocio.

Hay dos formas para llevar a cabo el tratamiento contable de una cuenta incobrable:

La primera afectando las cuentas del balance con un débito a la provisión para cuentas dudosas y un crédito a las cuentas por cobrar. Nos explica Accountingcoach.com: no se informan gastos o pérdidas en el estado de resultados pues esta cancelación queda cubierta en las entradas de ajuste previamente descritas para el importe estimado de las deudas incobrables.

La segunda, se carga la cuenta incobrable a sanear en gastos con un débito en la cuenta de gastos incobrables del estado de resultados y un crédito a la provisión para cuentas de deudas incobrables que aparece en el balance.

Un estado de flujo de efectivo brinda detalles a los acreedores e inversionistas que se preocupan por el riesgo de liquidez, mostrándoles si la compañía está ejecutando una gestión operativa de forma adecuada.

El estado de flujo de efectivo devela si la empresa tiene suficiente dinero propio para mantener su agenda comercial hacia adelante y si puede sobrevivir sin tener que recurrir a las iniciativas de recaudación de fondos.

Los revisores de informes le dan sentido a las tres secciones de un estado de flujos de efectivo: de operación, inversión y finanzas. Cada sección informa sobre el efectivo que la empresa ha generado (+) o consumido (-) en cada uno de estos tres rubros.

En la parte inferior de cada sección, los contadores muestran el sub-balance de flujo y a partir de la suma algebraica de todos los saldos se obtiene el neto de efectivo al final del período en revisión.

Lo sano para el negocio es que se generen saldos positivos o provistos en actividades de operación, lo suficiente para acometer inversiones y honrar deudas.

En las actividades de operación de un estado de flujo de efectivo encontraremos los aumentos o disminuciones de la cartera neta de cuentas por cobrar.

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La provisión de cuentas por cobrar, o estimación para cuentas de cobro dudoso, como los gerentes financieros suelen llamarlo, no da lugar a entradas o salidas monetarias, aunque puede conectarse con el estado de flujo de efectivo.

Las cuentas incobrables, en última instancia, conducen a pérdidas operativas ya que reducen el importe de los ingresos netos.

Una provisión de deuda incobrable no es parte integral de un estado de flujo de efectivo, sino que forma parte de un balance o “estado de situación financiera”. Sin embargo, la cuenta por cobrar se conecta con un estado de flujos de efectivo a través de la sección de “flujos de efectivo de las actividades de operación”.

Bizfluent.com nos aclara que en un estado de flujo de efectivo elaborado por el método directo el tratamiento para la provisión de deudas incobrables no es un problema. Ya que no se muestran las provisiones o cuentas incobrables, solo el dinero en efecto recibido por ventas y cobranzas.

La hoja de resultados considera la deuda incobrable como un gasto, el estado de flujo de efectivo no lo hace.

En un estado de flujo de efectivo preparado bajo el método indirecto, los contadores añaden una disminución de la cartera de cobro de vuelta a la utilidad neta, descontando un incremento del resultado neto. Esto se debe que a la cuenta incobrable, a pesar de ser un gasto operativo, no da lugar a un pago en efectivo.

La dirección de la empresa debe efectuar un seguimiento constante de las deudas por cobrar que trae implícita entre otras: la eficacia de las políticas de crédito, análisis de riesgo, la gestión de cobranza. Pues deben asegurase de los inversores y acreedores visualizan la buena gestión operativa a través de los estados financieros.

El objetivo principal es evitar un “efecto de halo” en funcionamiento. La tendencia de los inversionistas es analizar los aspectos de gestión, en este caso la misión de créditos, de ser valorada como ineficiente pueden extender este juicio negativo a otras funciones empresariales.

Los inversores podrían equiparar altas cuentas por cobrar con capital improductivo, políticas crediticias desacertadas, imposibilidad de controlar los impagos y la falta de una política racional en el proceso de comercialización y eso puede producir estampidas de fondos.

En adelante ¿Prestarás atención a la cartera de cuentas por cobrar y su provisión?