Tratamiento contable para cuentas de depósitos en garantía

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés) para cuentas de depósitos en garantía requieren de reportes especiales, tanto por la Financial Accounting Standards Board (Consejo de Estándares Financieros y Contables), como de las agencias de regulación. Los fondos retenidos en la cuenta deben ser detallados por el contribuidor, y no pueden ser mezclados con fondos de la operación de la compañía. Debido a que las grandes empresas son las que usualmente mantienen fondos de garantía, estos siempre son auditados por firmas externas para asegurar su cumplimiento con las leyes.

Una cuenta de depósito en garantía contiene fondos retenidos, usualmente por una institución financiera, para administrarlos a nombre de un cliente y distribuirlos de a cuerdo a sus necesidades. El uso más común de este tipo de cuentes es por parte de una empresa hipotecaria, la cual usualmente retiene los fondos de los prestamistas para pagar los impuestos de propiedades y primas de seguros de dueños de vivienda. Los fondos en garantía no pertenecen a la institución, pero son retenidos a nombre del cliente. Los abogados también pueden retener fondos, pero estos usualmente son llamados cuentas de fideicomiso.

Las cuentas de depósito en garantía en empresas hipotecarias son reguladas por el Department of Housing and Urban Development (Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano) bajo la Real Estate Settlement Procedures Act (Ley de Procedimientos de establecimiento de bienes raíces). El IRS también cuenta con regulaciones referentes a lo que constituye una cuenta de depósito en garantía y lo que ocurrirá con los intereses acumulados. Las regulaciones HUD requieren que las compañías hipotecarias analicen las cuentas antes de iniciar una operación, y durante la misma, para reportarle al cliente cuánto debe tener como saldo y cuándo debe ser fondeado de manera regular. También se deben entregar estados de cuenta anuales a los clientes.

El balance total en una cuenta de garantía se muestra en el balance general de la empresa al final de cada periodo, ya sea como un pasivo o en una sección entre los pasivos y el capital. El estado de cuenta bancario de los fondos de estas cuentas se muestra como un activo fuera de las cuentas operativas de la empresa. De esta manera, los fondos son tanto un pasivo como un activo en la compañía y causan "efecto cero". Sin embargo, las cuentas no pueden ser compensadas entre sí pueden ser visibles tanto en los activos como en los pasivos, de acuerdo con los GAAP.

Cuando los fondos en garantía son desembolsados a nombre de los clientes para cubrir pagos, como impuestos o seguros, la institución financiera o firma de abogados tiene la responsabilidad de realizar el pago y registrar la transacción. Los clientes pueden ver los desembolsos en sus estados de cuenta. En algunas jurisdicciones, los fondos en garantía deben ser colocados en una cuenta que genere intereses, y estos deben ser entregados al cliente de manera regular. La mayoría de estas cuentas no generan intereses, pero los fondos serán distribuidos par apagar los gastos necesarios.