Tipos de sistemas de manejo de la información

Un sistema de manejo de información (MIS, por sus siglas en inglés) es una herramienta computacional que permite disponer de los datos necesarios para gestionar una organización efectivamente. Un MIS deberá ser diseñado para mejorar la comunicación entre empleados, almacenando datos que permitan objetivamente calificar el desempeño organizacional.

El sitio Acodez.in menciona las principales metodologías utilizadas para el desarrollo de sistemas. Estos sistemas usualmente tienen como objetivo el registro de información para facilitar la toma de decisiones y buscan apoyar el logro de los objetivos estratégicos y las metas de la directiva empresarial.

Los MIS pueden ser genéricos o personalizados; la mejor opción dependerá de la disponibilidad de recursos que se tenga para desarrollarlos.

• Los sistemas de manejo de información genéricos son desarrollados para un grupo de organizaciones, ya sea servicio o manufactura
• Los sistemas de manejo de información personalizados son desarrollados para una empresa particular, y requieren de una inversión importante de recursos informáticos

Existen diversos tipos de sistema de manejo de información, según el propósito del mismo y la aplicabilidad de sus módulos. Theartofservice.com propone seis tipos de sistemas; revisaremos los cuatro más comunes.

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Los sistemas de procesamiento transaccionales son utilizados para administrar un gran volumen de transacciones de registro de datos. Fueron introducidos en los años 60 con el advenimiento de las primeras computadoras; su propósito es almacenar datos que pueden ser utilizados para el manejo de información y la toma de decisiones.

Existen múltiples ejemplos en diversos negocios o tipos de empresa. Los bancos los usan para registrar los depósitos y retiros de sus cuentas, así como la data de sus clientes. Por ejemplo, los supermercados llevan un registro de las ventas, registros de entradas y salidas de inventario.

Todas las empresas mantienen sistemas transaccionales para registrar los movimientos de recursos humanos, tales como el pago de sueldos. También es común un sistema de manejo de información contable.

Las organizaciones que comercializan bienes y servicios usan estos sistemas para la facturación de los clientes y pago a proveedores.

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Fueron introducidos luego de los sistemas de procesamiento de transacciones. Un sistema de operación de la información agrupa datos, los organiza y resume para que sean útiles para los gerentes. Estos acceden a la información desde un sistema de procesamiento de transacciones y los organizan de manera útil.

Los gerentes los usan para obtener información relacionada con ventas, inventario, contabilidad y otros datos relacionados con el desempeño.

Un DSS es un sistema de computación interactivo que puede ser usado por los gerentes sin ayuda de especialistas en computación; provee la información necesaria para tomar decisiones fundamentadas en data.

Tiene tres componentes fundamentales:

• Un sistema de administración de base de datos (DBMS) que permite almacenar una gran cantidad de datos relevantes relacionados con los problemas que el DSS puede resolver
• Un sistema de administración basado en el modelo (MBMS). Éste transforma la información del DBMS en datos útiles para la toma de decisiones
• Un sistema de administración y generación de diálogo (DGMS). Provee una interfaz amigable para los usuarios, permite vincular el sistema y el gerente poco experimentado en computación

Estos sistemas están diseñados para seguir el proceso de razonamiento humano que nos lleva a tomar una decisión. Están sustentados en bases de información que utilizan el conocimiento humano para resolver problemas que ordinariamente necesitarían la experiencia humana.

Para igualar la experiencia y la inteligencia humana, la computadora debe reconocer, formular y resolver un problema, además de explicar las soluciones y aprender de la experiencia, para conocer la solución la próxima vez que se enfrente al problema.

Estos sistemas utilizan procesos lógicos para definir el consejo o recomendación que darán al usuario. Además de resolver los problemas, pueden servir también como base para la enseñanza o adiestramiento; usan procesos de pensamiento flexible y pueden acomodarse a nuevos conocimientos.

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Existe un problema potencial que puede surgir cuando confiamos exclusivamente en la comunicación y el procesamiento electrónico de la información: es la pérdida del elemento humano vital. No hay que olvidar que a veces, la complejidad de la información requiere una evaluación instintiva.

Para coordinar y administrar un emprendimiento se necesita información muy rica que a veces no puede ser cuantificada. Por ejemplo, nos podemos equivocar evaluando la tarea de un empleado solo basada en números generados por un MIS. Los números pueden indicar una problema pero el encuentro cara a cara es necesario para discutir la naturaleza del mismo.