Tipos de ciclos de transacción en contabilidad

Cada actividad comercial puede ser localizada según un ciclo de contabilidad especifico. Dichos ciclos son críticos al analizar a las empresas individualmente y como parte de una gran industria. Identificar estos ciclos y sus actividades específicas es esencial para determinar la eficacia y rentabilidad de una empresa.

Estos ciclos básicos se encuentran en toda empresa; algunos pueden ser más detallados que otros, pero su importancia general es la misma.

Las empresas involucran infinidad de transacciones financieras durante sus actividades normales. Los informes sobre cada ciclo de transacción en contabilidad son esenciales para una empresa a la hora de determinar la rentabilidad de un proceso o producto.

Saber cómo determinar el punto de inicio y la interacción de un ciclo con otro es un paso crucial para comprender las tareas del flujo de trabajo. Una vez identificado cada paso, la administración luego podrá evaluar la eficacia de cada ciclo en su empresa.

El ciclo financiero es el punto de inicio de cada empresa; dicho ciclo consiste en el modo en el cual la empresa obtendrá el capital inicial para financiar las actividades. El capital puede ser invertido por el dueño, capitalistas de la empresa, o a través de un préstamo bancario. La cantidad de capital inicial suele basarse en las proyecciones financieras según las necesidades de la empresa, como edificios, equipamiento, licencias e inventario.

Una vez conseguido el capital en el ciclo de financiación, prosigue con el ciclo de gastos. Según las proyecciones del ciclo financiero, las empresas comenzarán a gastar su presupuesto en materiales necesarios para el inventario. Dichos bienes pueden ser materias primas para elaborar; productos alimenticios para un restaurante; herramientas para reparar; o vehículos para un servicio de entrega.

El ciclo de nóminas es el proceso de contratar empleados para llevar a cabo las actividades diarias de la empresa. La mayoría de las compañías tiene varias capas de personal; entre ellas se encuentran atención al cliente, administración, personal de recepción, contaduría, administración ejecutiva. Cada tipo de empleado tiene distintas escalas de sueldo y niveles de bonificación, creando requerimientos contables específicos para el ciclo de nóminas.

El ciclo de conversión es el quid de cada empresa; las transacciones diarias de las operaciones regulares incluyen secciones del ciclo de gastos y nóminas para crear el proceso de conversión. Los bienes adquiridos por la empresa son utilizados por el personal de nóminas para ganar el crédito de la empresa.

Una gran cantidad de transacciones contables tendrán lugar durante esta fase debido a las actividades de conversión repetidas de las operaciones comerciales.

El ciclo de ingresos es el segundo en el cual tendrán lugar la gran mayoría de transacciones de contabilidad. Este ciclo incluye las transacciones relacionadas a la venta de bienes y servicios a los clientes, así como también cualquier gasto asociado a dichos ingresos.

Los ingresos sólo pueden generarse una vez que el ciclo de conversión esté completo; los bienes y servicios no finalizados no serán agregados al ciclo de ingresos hasta completar el ciclo anterior.

Dentro de cada ciclo de transacción anterior, se encuentran datos más detallados y específicos: las transacciones contables. Dichas transacciones consisten en el papeleo cotidiano generado por las actividades individuales de cada ciclo anterior. En cada paso de los ciclos contables se encuentran las órdenes de compra, cheques de nóminas, boletos de empleo, y facturas de ventas.

Una vez que el papeleo de cada ciclo sea entregado, se debe analizar su validez antes de ingresar en el sistema de datos contables. Luego de verificar las cifras e ingresarlas al sistema, se generarán los informes de balance de comprobación y declaraciones financieras para determinar la rentabilidad de la empresa.