¿Qué es un sistema de administración de inventarios?

Los inventarios son fundamentales para la normalidad de las operaciones del negocio. Siempre deben procurarse niveles adecuados.

Un inventario muy elevado incrementa los costos, representa una enorme suma de capital inmovilizado en deterioro de la eficiencia, trae consigo riesgos de caducidad u obsolescencia. Por el contrario, un inventario muy bajo puede traer como consecuencia faltantes que implican costos y logística innecesarios, parada en los procesos o clientes insatisfechos.

Un nivel de inventario óptimo, es aquel que compensa costos y riesgos por exceso con costos y riesgos por déficit del mismo. Para lograr niveles óptimos de mercancías, a un mínimo costo, así como su adecuado control y trazabilidad existen los sistemas de administración de inventarios.

Un sistema de gestión de inventarios, es toda una herramienta de apoyo en la administración, mantenimiento, manejo y control de mercancías e insumos.

Una adecuada administración de los inventariosreduce costos, mejora la productividad, optimiza la logística al tener facilidad de acceso, un mejor control y seguimiento, tanto de pedidos como de existencias.

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Un sistema de gestión de inventarios o administración de inventarios, es un conjunto de herramientas incluidas el software que asegura un mejor manejo, flujo registro y control de las existencias tanto de insumos como de mercancías.

Según AZCentral, un sistema de administración de inventarios de calidad optimiza los niveles de existencias reduciendo los costos de manejo y mantenimiento, asegurando su disponibilidad, evitando faltantes, optimizando su ubicación para un manejo oportuno, advirtiendo niveles de críticos y mejorando su rotación.

Según el dominio logística y abastecimiento, inventario es sinónimo de costos y ha llegado a ser considerado “un mal necesario.” Una adecuada administración del inventario busca minimizar sus costos asociados con beneficios colaterales como orden, precisión y mejora en la gestión.

Una adecuada gestión de inventarios redunda en una mayor rentabilidad, sus beneficios también se traducen en orden, eficiencia y mejores controles. Veamos con mejor detalle las bondades de un sistema de manejo de inventarios:

Una buena gestión de inventarios optimiza la logística asociada a la reposición de existencias a través del mantenimiento de niveles adecuados de materias primas y productos terminados.

Emitir un pedido implica costos: llamadas telefónicas, papeleo, gestión de pagos, embarques, traslados, recepción de pedidos, disposición en almacén.

Un sistema de administración de inventarios analiza la rotación y los ciclos de reposición, generando propuestas para emitir los pedidos en cantidades que optimicen los costos asociados.

Así como la logística de pedidos implica costos, el mantenimiento y los faltantes de inventarios también representan costos de oportunidad y riesgos.

Un sistema de manejo de inventarios, estima el momento exacto en que una orden de pedido debe colocarse para evitar faltantes, conocido como “punto de reorden” así como el tamaño óptimo del pedido a realizar.

Un sistema de gestión de inventario impreciso o fuera de control, pueden hacer que se incurra en excesivos niveles de inventario, lo que trae consigo baja rotación, ineficiencia y altos riesgos de caducidad y obsolescencia.

Un sistema de control de inventarios, se enfoca tanto en seguimiento como en el registro.

Un sistema de gestión de inventarios permite el rastreo de las mercancías, tan esencial en la mayoría de los negocios, en especial las tiendas que venden al por menor. El sistema de rastreo de inventarios se utiliza para vigilar las órdenes realizadas y la entrega, así como el programa de envíos.

Con este nivel de “trazabilidad” siempre sabes dónde está tu inventario y cuánto vale. Con los escáneres de códigos de barras que se utilizan para rastrear productos a lo largo de sus ciclos de vida completos, puede ver dónde se encuentran en tiempo real, lo que permite eficiencia en tiempo, traslados y logística.

En empresas de producción industrial, cuando los operarios requieren piezas para sus actividades de transformación o ensamble, éstas deben ser ubicadas de inmediato.

Las ubicaciones estandarizadas y un registro de trazabilidad de un buen sistema de gestión, procuran la economía de movimientos y facilitan que los trabajadores localicen y distribuyan las piezas o existencias en la ubicación adecuada de forma casi instantánea.

Un sistema de administración de inventarios, involucra herramientas como el sistema de estanterías ABC, el cual, permite ubicar las piezas de mayor rotación en los lugares más accesibles.

Esta estandarización significa que los operarios pasarán más tiempo en actividades que agregan valor, en lugar de gastar tiempo valioso ubicando piezas en un depósito sin el debido orden.

Una última característica importante de un sistema de gestión de inventario, según bizfluent.comes la integración.

Es posiblesincronizarun sistema de gestión de inventario para que se integre con otros software como los sistemas de contabilidad y de planificación de recursos o ERP.

Tal integración permite conocer el valor de las existencias disponibles en cualquier momento, facilitando la gestión de contabilidad y la administración de activos.

Otros sistemas que se pueden integrar con un sistema de gestión de inventario son los sistemas de punto de venta (POS) y órdenes de compra (PO). La integración de diversos sistemas permite una mejor organización y una mejor agilización de los procesos tan necesaria en tiempo de competencia global.