¿Qué son las iniciales de referencia al escribir cartas?

Las cartas comerciales a menudo son concluidas por la inclusión de las iniciales de referencia. Estas iniciales están diseñadas para servir de referencia en relación con el autor de la carta, el firmante y la mecanógrafa. Muchas compañías requieren el uso de las iniciales de referencia en todas las cartas de negocios, mientras que otras no lo hacen.

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La última sección de una carta de negocios está dedicada a las iniciales de referencia. Estas iniciales siempre se colocan en la parte inferior de la carta, dos líneas por debajo del bloque de firma y alineadas con el margen izquierdo. Puede haber uno o más conjuntos de iniciales de referencia.

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Estas abreviaturas se utilizan para fines de referencia, por lo que la comprensión del orden de las iniciales es importante para el lector de la carta, puede haber uno, dos o tres grupos de iniciales. Las iniciales del firmante de las cartas se colocan en primer lugar, en letras mayúsculas, seguidas por, ya sea una barra diagonal (/) o dos puntos (:). Después de eso, se escriben las iniciales del escritor, de nuevo en letras mayúsculas seguidas de una barra oblicua o dos puntos. Las iniciales del mecanógrafo siempre se colocan últimas y deben estar en minúsculas.

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Las iniciales de referencia son utilizadas como una forma de registrar quién escribió, firmó y mecanografió un documento. Estas iniciales ofrecen una forma a las compañías para investigar asuntos que tengan que ver con cartas que una empresa envió. Si un malentendido ocurre con una carta, el lector puede descubrir que la persona que escribió la carta fue una persona diferente a la que la firmó, el escritor puede haber omitido elementos importantes que el firmante de la carta quería en el documento.

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Cuando una empresa escribe una carta de negocios, incluye ciertos elementos estándar. La mayoría de las compañías escriben cartas de negocios con su membrete. El mecanógrafo escribe la fecha, la dirección del destinatario y el saludo. Después de esto, la mecanógrafa escribe el cuerpo de la carta, el cierre e incluye un bloque de firma, las iniciales de referencia se consideran parte del bloque de firma. Otros elementos incluidos a menudo en las cartas comerciales son una línea de referencia, que indica el propósito de la carta o a lo que se refiere o una línea de atención, lo que asegura que el documento llegue a la persona correcta.