¿Qué es el software de contabilidad SAP?

En el mundo de la contabilidad y desde la masificación del acceso a la tecnología informática a nivel mundial se comenzó a hacer uso de programas o software especializado en tareas de contabilidad, inventario y control de procesos, que reducen el tiempo usado por el personal para tareas rutinarias pero muy importantes en el manejo de toda empresa.

Entre estos programas destaca el software de contabilidad SAP, cuyo nombre completo es Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos SAP. Este es un sistema financiero, contable y de registro que ayuda a llevar un control de las transacciones y a reportar la información operativa al final del trimestre o del mes, así como también ofrece varias formas de analizar la información financiera para apoyar informes o la planificación de las operaciones y proyectos.

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Debido a esto, el software de contabilidad SAP generalmente se utiliza en sistemas contables en directa vinculación con los denominados sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales) ya que actúa como un sistema de información muy detallada que permite gestionar las diferentes operaciones de una empresa, especialmente las relacionadas con producción, inventario, logística, despachos y contabilidad.

Vamos a detallar las características de este poderoso programa informático para entender mejor por qué es tan popular.

Este programa nació de manos de un grupo de ex-empleados de la empresa alemana IBM, que crearon su propio proyecto tecnológico en el año 1972, basado en una nueva forma de ver el procesamiento de datos a nivel empresarial en tiempo real con el uso de tecnologías informáticas.

Esta empresa se convirtió rápidamente en una transnacional líder en el mundo del desarrollo de aplicaciones tecnológicas para la administración y las finanzas.

El software utiliza su propio lenguaje informático, denominado ABAP y su código es abierto, lo que permite crear módulos o extensiones para incluir nuevos procesos contables o modelos de auditorías y registros a petición del cliente.

De hecho, gracias al éxito del software SAP y su presencia activa en todo tipo de industrias y empresas, la empresa creadora de este software ocupa actualmente la quinta casilla en el desarrollo de software para uso administrativo y empresarial a nivel mundial.

Esto se evidencia fácilmente en el hecho de que el software de contabilidad SAP es actualmente usado en todo tipo de empresas, desde las más pequeñas hasta las más grandes, tanto públicas como privadas en todos los continentes.

El uso del software de contabilidad SAP permite llevar un registro o diario detallado hasta el más mínimo detalle sobre las cuentas financieras de débito y crédito. Esto incluye el registro y seguimiento de bienes, responsabilidades, acciones, ingresos y gastos.

También es utilizado para la elaboración y cálculo del pago de impuestos, además de permitir manejar los recursos humanos y todos los costos relacionados con estos.

Una característica importante del sistema SAP es que sus servicios no se limitan solo a la empresa que produce o vende productos, sino también puede ser adaptada a sus clientes si es necesario.

Por esta razón, se puede aplicar en cualquier tipo de actividad industrial o comercial de sectores tan variados como farmacéutica, construcción, servicios, gas y petróleo, química, sector salud, consultorías, sector tecnológico y administración pública en general, entre muchos otros.

En todos los casos, el software de contabilidad SAP siempre tendrá como función primordial la organización administrativa de todas las operaciones que integran el plan de negocios de la empresa.

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Como programa de computación, el sistema SAP se caracteriza por tener varias ventajas que le otorgan mucha flexibilidad y capacidad de adaptación a los requerimientos de sus usuarios.

En primer lugar se trata de un sistema muy completo que es actualizado con las funciones más importantes para cubrir las necesidades del mercado actual. Esto se debe a que está conformado por diversos módulos o subprogramas, cada uno relacionado con una tarea específica de la administración de una empresa.

De esta manera, quien adquiere un paquete SAP para su empresa prácticamente puede realizar muchos tipos de controles contables y administrativos que estarán acordes con la realidad de su país o del mercado en el que esta funciona.

En segundo lugar, aunque está hecho con miras a cubrir necesidades globales, el sistema SAP se puede configurar y ajustar a los requerimientos específicos del cliente. Aunque esto implica costos adicionales, se trata de una posibilidad que le da un valor agregado entre otros programas competidores.

Sin embargo, la ventaja del SAP es que funciona perfectamente para todo tipo de cliente tal y como viene “de fábrica”. Es decir, que quien paga una licencia de uso de SAP pocas veces necesitará pagar más por una ampliación o un módulo especial para su sistema.

Otra de las virtudes del software de contabilidad SAP es que su código es abierto, es decir, que la programación con la cual está hecha está disponible para su revisión por parte de cualquier experto en informática y puede ser modificado por el cliente según sus requerimientos.

Esto es una gran ventaja para quienes desconfían de programas de licencia privativa, cuyo código y forma de funcionamiento queda totalmente cerrada para el usuario y no puede ser modificada ni adaptada.

Hay que resaltar la flexibilidad que brinda a los administradores, pues pueden crearse reglas dentro del sistema SAP para dar o quitar acceso a los datos a determinados empleados o canalizar los errores detectados hacia un determinado departamento o registro.

Utiliza el lenguaje de programación ABAP, que es un lenguaje de cuarta generación con características muy destacadas como el hecho de que es un lenguaje bastante sencillo de dominar, puede usarse para programar con orientación a objetos y está preparado para entornos multilenguaje.

Además posee elementos que le permiten relacionarse con bases de datos gracias al uso de Open SQL y cuenta con miles de funciones para el manejo de archivos, fechas y todo tipo de datos. También cuenta con elementos de control interno y operativos muy completos.

El software en que se basa el sistema SAP es muy completo en muchos sentidos y por lo tanto cuenta con todas las funciones necesarias para el manejo de la contabilidad de cualquier empresa.

Incluye todos los componentes de un sistema de reporte tradicional de cuentas y finanzas, como son el manejo de cuentas financieras, libros generales y libros contables secundarios, módulos de declaraciones financieras y secciones de presupuesto.

Detallando cada uno de estos componentes, el Libro Contable General SAP es una forma contable de dos entradas que ayuda a hacer anotaciones diarias. En este libro contable, un contador debita y acredita las cuentas bancarias para registrar las transferencias que ocurren dentro de un mes o un trimestre.

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Este Libro Contable General SAP cuenta a su vez con múltiples Libros Contables Secundarios, que dependerán en número de cuáles sean las actividades del cliente y la configuración del software. Por ejemplo, las cuentas pagables en libros generales pueden tener libros secundarios relacionados con vendedores individuales.

También está presente el Módulo de Activos Fijos SAP, que ayuda a la compañía a registrar bienes comprados y vendidos. Un activo fijo también es llamado un bien de largo término. Entre los ejemplos se incluyen: la maquinaria, el equipo, los edificios y las plantas.

Finalmente, el Módulo de Reporte Financiero SAP ayuda a preparar reportes financieros, incluyendo hojas de balance, anotaciones de beneficios y pérdidas, flujos de caja y ganancias retenidas.