¿Qué es un sistema de trabajo en una organización?

Una típica organización de negocios cumple su carga de trabajo creando una serie de labores que son realizadas y llevadas a cabo según sea requerido. Tales tareas pueden incluir: comprar materiales, ofrecer servicios, contratar empleados o responder a los clientes. Colocar esas actividades bajo la forma de un sistema organizado, puede beneficiar a la compañía introduciendo eficiencia y orden al trabajo diario. De tal manera, se incrementan las ganancias y se obtiene trabajadores más motivados.

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En una investigación de la Universidad de las Fuerzas Armadas del Ecuador, líder en enseñanzas sobre Recursos Humanos, se define a los sistemas de trabajo como un esquema que logrará utilizar a los trabajadores con mayor eficiencia, tomando en cuenta las limitaciones de cada empleado asignado a distintos cargos, y además, proporcionar espacios de trabajo donde se respire una alta calidad de vida.

Muchas empresas crean su propio sistema de trabajo a partir de la demanda, siendo esta la que dicta los costes laborales directos ligados a la producción. De tal manera, en la construcción de perfiles de trabajo dentro del sistema, se definirán las contrataciones y despidos que deben hacerse, y otros asuntos, como el seguro de desempleo y los altos salarios.

El diseño de los sistemas de trabajo siempre dependerá de más de una persona, ya que en él se debe identificar qué metas deben ser logradas y cuántos empleados se necesitan para alcanzarla. Es por ello, que debe incorporarse herramientas tecnológicas, información y recursos de negocios que crean servicios o productos para los clientes.

La persona o personas reclutando a otros para operar dentro de los sistemas de trabajo deben definir las necesidades y organizar el sistema que permitirá que la meta sea lograda. De esa manera, se sabrá qué trabajadores y máquinas son necesarios, qué es lo que hará cada uno y cómo fluirá de una tarea a la siguiente para una máxima eficiencia.

Ningún tipo de los sistemas de trabajo existe por sí solo debido a que el concepto de sistema de trabajo es una capa que se puede llenar dentro de las metas y necesidades de una organización. Ejemplos de los sistemas de trabajo incluyen un sistema de información, una cadena de suministros, un servicio para empleados o clientes y el sistema al que entra un comprador cuando ordena un producto. Los sitios web de comercio electrónico también se pueden considerar sistemas de trabajo que cumplen tareas como el manejo de transacciones, la publicidad y el servicio al cliente.

Algunos sistemas de trabajo están diseñados para cumplir una tarea y después terminarla, como un proyecto especial (conferencia, recolección de datos) o un producto que es fabricado para una época específica y después descontinuado. Mientras que otros sistemas de trabajo pueden vincularse para formar sistemas de trabajo más grande, como sistemas que crea un producto. Por ejemplo, los sistemas de producción de productos (las líneas de producción) se vinculan con los sistemas de trabajo de la cadena de suministros (compras de material), los sistemas de trabajo de Diseño (ingeniería) y los sistemas de trabajo de envoltura (fabricación del producto listo para la compra).

Todos los sistemas de trabajo contienen una serie de elementos que influyen en ellos. Bien pueden ser interdependientes y operar juntos para crear un sistema completo. Estos elementos incluyen al trabajador, la tarea, la estructura de la organización, las políticas y directrices de la misma y sus prácticas de liderazgo.

El empleo debe ser constante, y para ello la estructura organizacional y las políticas deben garantizar una fuerza de trabajo formada que comprenda los costes de infrautilización de los empleados en demanda baja y la alta necesidad de recursos humanos en caso contrario. De igual modo, la jornada laboral influye en las decisiones de contrataciones y despidos, ya que puede pensarse en empleados que trabajen una jornada estándar de 8 horas diarias durante los cinco días de la semana, supliendo la atención en las oficinas, mientras que otro sector del personal puede cumplir 6 horas diarias en horario de cierre y bajo otras condiciones de demanda, a lo que se le llama una jornada laboral flexible, como también pueden contratarse empleados a tiempo parcial que cuenten con un horario irregular dentro o fuera de las instalaciones de la empresa.

En cuanto a las prácticas de liderazgo, el sistema debe tomar en cuenta la especialización de los empleados para así reducir los costes de desarrollo de habilidades. Lo que conlleva a disminuir el tiempo de trabajo, las herramientas y recursos empleados, así como pagar a los empleados por una habilidad concreta, enfocando mejor los esfuerzos durante la jornada.

Un último punto que toma en cuenta la investigación de la Universidad de las Fuerzas Armadas, es que esa especialización también significa diversificación. Uno de los métodos podría ser la ampliación del trabajo, evitando que el empleado ejecute acciones repetitivas; el enriquecimiento del trabajo, con nuevas tareas dentro de un área ya conocida; la rotación de puestos en algunas empresas como restaurantes, así no recaen las tareas duras sobre un solo empleado; y además, la delegación de competencias en los empleados, donde cada uno tendrá su área de acción y conocimiento definidos.

Aunque los sistemas de trabajo varían ampliamente entre las organizaciones, existe un marco de trabajo básico de componentes que se pueden utilizar para llenar este sistema. Tales componentes incluyen a los participantes, las actividades y procesos, las tecnologías, la información o datos, el ambiente físico, las estrategias de proceso y el producto final. Los componentes del marco de trabajo se ajustan con los elementos para producir sistemas de trabajo.

La dinámica de revisar los sistemas de trabajo existentes se puede lograr imponiendo un conjunto de fases sobre cada uno de estos sistemas, esto es también conocido como el ciclo de vida del sistema. Estas fases son descritas como operación y mantenimiento (mejoras actuales), iniciación (nuevo sistemas de trabajo), desarrollo (nuevos requisitos) e implementación (instalación, entrenamiento, prueba). Tanto las revisiones como los cambios planeados y no planeados pueden ocurrir cuando se utilizan estas cuatro fases. Los cambios planeados utilizan las cuatro fases, y los cambios no planeados o no anticipados ocurren a través de cada fase en la forma de adaptaciones, experimentación y reparaciones.

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