Significado e importancia de la planificación para una organización

La planificación de una empresa consiste en el desarrollo de un plan que se debe llevar a cabo después de un exhaustivo análisis de la organización y de su entorno. Su finalidad es establecer los objetivos y las estrategias necesarias para alcanzar el éxito, de allí la importancia de la planificación.

En una de sus frases célebres, Benjamin Franklin declaró: "Al no prepararse, se está preparado para fracasar".

Al igual que la planificación es necesaria en la vida personal también es muy valiosa en el ámbito empresarial. Las organizaciones podrán beneficiarse al desarrollar y aplicar un buen plan estratégico que se convertirá en la base de su éxito a mediano y largo plazo.

Según Web y empresas “La planificación se puede definir como un proceso bien meditado y con una ejecución metódica y estructurada, con el fin de obtener un objetivo determinado”

Podemos decir entonces que al planificar se establece un curso de acción enfocado en la consecución de unos objetivos previamente definidos. La importancia de la planificación está relacionada con la necesidad de organizar de una forma coherente los pasos que se deben seguir para poder alcanzar una meta.

No dejes de leer: Los componentes de un plan de proyecto

Según la OBS Business School “La planificación empresarial es la hoja de ruta sobre la que se escribe el futuro del negocio. Igual que sucede en el ámbito de los proyectos, esta preparación previa a la ejecución, el análisis y estructuración que precede a la toma de acción es vital para minimizar el riesgo y apuntar hacia el éxito”.

En el ámbito empresarial, la planificación ayuda a los directivos de la organización a trazar el mejor camino a seguir para lograr sus objetivos. Los pasos o fases necesarias que se deben completar en la planificación de una empresa son:

1) Análisis de la situación de la empresa y la de su entorno.

Un análisis interno y externo nos ayudará a definir la situación real de la empresa y la de su entorno. A través de este análisis se podrá detectar las fortalezas y debilidades de la organización, con el propósito de potenciar las primeras y minimizar o eliminar las últimas. Además, se podrá identificar las oportunidades y amenazas que están relacionadas con el entorno de la empresa para poder aprovechar las primeras y evitar el impacto de las últimas.

2) Desarrollo del pan.

Una vez se conoce la situación de la empresa se debe pensar en todas las alternativas posibles que nos ayudarán a alcanzar la meta. En esta fase se realiza la programación y planificación y es recomendable utilizar la técnica de lluvia de ideas o “brainstorming”

Todos los planes de la empresa, bien sean planes de marketing, de ventas, de formación o de finanzas deben contemplar un período de tiempo determinado. En la planificación de una empresa suele incluirse algunos componentes como: los objetivos, los propósitos, las estrategias, los programas, los procedimientos, las políticas, las reglas, los recursos y los presupuestos.

En esta fase se deben presentar las estrategias a través de las cuales se cumplirán los objetivos planteados. Es importante tener en cuenta que tanto las estrategias a seguir como los objetivos deben ser realistas y alcanzables.

3) Implementación o puesta en marcha del plan

Esta es una de las fases más importantes del proceso de planificación de una empresa, se trata de la puesta en práctica del plan que se ha definido anteriormente. Es justamente en esta etapa donde se hará realidad lo que había sido plasmado en el papel, por este motivo se debe tomar en cuenta varios elementos que garantizarán su éxito, entre ellos podemos mencionar:

• Los recursos financieros: es necesario tener la seguridad de que contamos con todos los necesarios, de lo contario podrías presentarse retrasos que prediquen el proyecto.
• La motivación: todos los integrantes del equipo de trabajo deben estar motivados para que las actividades se realicen de forma eficiente y rápida.
• Reajustes: dependiendo de las eventualidades o retrasos que se puedan presentar durante el desarrollo del plan, es necesario tener la capacidad de aplicar rápidamente los reajustes necesarios para poder alcanzar los objetivos planteados.

4) Seguimiento o evaluación del plan

Finalmente, se debe valorar el trabajo realizado tanto por los participantes como quien recibe el proyecto. Sin embargo, es necesario aclarar que durante todo el proyecto se debe realizar una evaluación continua con respecto a su avance.

Quizás te interesa: Definición de las etapas de planificación de un proyecto de sistemas de información

Además de establecer un camino o ruta a seguir para lograr una meta, a través de la planificación los directivos pueden enfrentar cualquier circunstancia que interfiera en la consecución de sus objetivos, de allí la importancia de la planificación en la organización.

La planificación también ayuda a los administradores o directivos a prever los cambios que puedan producirse al ejecutar las acciones que se han programado. De esta forma se puede reducir el impacto negativo de los cambios y maximizar sus beneficios.

Una de las herramientas más importantes que se utilizan en la planificación empresarial es el análisis FODA o matriz FODA, a través del cual se puede realizar un minucioso análisis situacional que incluye factores internos y factores externos de la empresa.

A realizar una matriz FODA se pueden identificar fortalezas y debilidades, relacionadas con el análisis interno de la empresa, además de oportunidades y amenazas, relacionadas con el análisis externo.

La matriz FODA suele utilizarse en la etapa inicial de planificación empresarial para, posteriormente, establecer el plan de trabajo y las estrategias a seguir en función de objetivos previamente planteados.

Lee también: Análisis FODA de las personas

Dependiendo de la naturaleza del proyecto, la planificación debe comenzar meses o incluso años antes de ser ejecutado el plan de trabajo.

Los propietarios y gerentes que no estén familiarizados con el área de planificación pueden contratar servicios de consultoría, bien sea para utilizarlos a nivel general en toda la empresa o en proyectos específicos.