¿Qué significa "dotación de personal"?

En el ámbito de las relaciones laborales se denomina dotación de personal al proceso de gestión del talento humano. Esto incluye todas las actividades desarrolladas para reclutar, contratar, orientar, retener y despedir empleados. La dotación de personal puede ser interna o externa, dependiendo de la unidad que se encargue de realizar las tareas.

El tamaño y estructura jerárquica del área de Recursos humanos define si se dispone del personal para cumplir tales funciones. La dotación de personal interna implica que estas actividades se ejecutan con personas del área de recursos humanos.

En otros casos debido al nivel de especialización requerido para la dotación del personal se contrata a una empresa externa como las agencias de empleo y trabajo temporal.

La decisión respecto a la dotación de personal interna o a través de terceros estará sujeta a una decisión organizacional. Las compañías pueden contratar de forma externa alguna o todas sus necesidades de capital humano. En muchos casos, los empleadores utilizan agencias de personal para llenar puestos vacantes incluso de forma eventual.

Los términos para la contratación de agencias de empleo varían según el nivel del personal requerido: alta gerencia, gerencia media o personal operativo. La agencia de empleo se ocupa del reclutamiento y la selección del personal de acuerdo con los perfiles solicitados. Los procesos posteriores para el desarrollo del personal se realizan por medio del área de recursos humanos.

La administración del talento humano incluye distintos procesos: detección de necesidades, reclutamiento y selección, desarrollo de personal y retiro de personal. Vamos a revisar algunos de esos procesos.

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La persona de recursos humanos encargada de la dotación de personal debe evaluar las necesidades de la compañía. La cantidad de personas requeridas para cumplir las funciones en la empresa están asociadas a perfiles y niveles de desempeño. La falta o exceso de personal son perjudiciales para la organización, impactan el costo y la motivación laboral.

La clave está en encontrar el equilibrio para mantener la productividad de los departamentos. Las vacantes permanentes o temporales deben ser cubiertas sin recargar demasiado la plantilla de personal. La retroalimentación de los empleados y gerentes permite estimar de manera adecuada la cantidad de empleados ideal.

Es la etapa inicial del proceso de dotación de personal, se requiere el perfil académico y profesional de los cargos. Cada compañía es única, pero el proceso de reclutamiento usualmente comienza con un anuncio por distintos medios. Aunque existen diversas estrategias de reclutamiento que permiten optimizar este proceso.

Después de recibir las credenciales de los postulantes se verifican los soportes y su ajuste a los perfiles solicitados. Se revisan esas credenciales y se realizan evaluaciones de personalidad de distinto tipo para la selección. El sitio Answerstest.com ofrece ejemplos de test psicológicos para selección de personal que ayudan a mejorar la efectividad de este proceso.

Algunos de estos postulantes califican como candidatos para cubrir las vacantes, pasando a evaluación por parte de las unidades contratantes. En este punto, los solicitantes son contactados para entrevista. Después de completar las revisiones de antecedentes y referencias, las compañías podrían hacer una oferta al candidato.

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Después que se contrata al candidato apropiado, se apertura un expediente y se desarrollan actividades de inducción al nuevo personal.

Esta actividad incluye la visita guiada de las instalaciones y presentación a otros empleados. También la programación de sesiones de entrenamiento y revisión de políticas de la compañía.

La recompensa y el reconocimiento deben ser parte de la cultura de una compañía para retener empleados. La American Management Asociation describe 10 formas de retener al personal. Estas acciones pueden ayudar en el difícil arte de mantener el capital intelectual de las organizaciones.

Si un trabajo requiere un período de entrenamiento extensivo, una tasa de abandono alta es costosa para el empleador. Los empleadores deben incluir en sus políticas de administración de personal acciones para retener a su personal.

Algunas veces es necesario dejar ir a los empleados, ya sea porque no está cumpliendo sus tareas o desea irse. El registro en papel de todas las comunicaciones con un empleado despedido es muy importante. Recursos humanos debe asegurarse de cumplir con este requerimiento cuando despide a alguien.

Despedir a un empleado cuando no es parte de un retiro general es el último recurso que utilizan las compañías. Para enfrentar un empleado problemático, se recomienda formular políticas escritas sobre el comportamiento aceptable y los deberes. También advertencias escritas a los empleados si exhiben comportamientos inaceptables.

Después de probar distintas acciones si el despido es la mejor opción es recomendable que haya claridad sobre los motivos. Debe realizarse de forma escrita y en persona, para asegurar que no existan omisiones que pudieran implicar reclamos legales posteriores.