Separación de las funciones incompatibles en contabilidad

Casi todos los días encendemos la televisión en las noticias y escuchamos sobre la malversación y el fraude en las grandes y pequeñas empresas. A menudo, el director habla sobre cómo nunca hubiera pensado que el empleado se llevaría los fondos. Desafortunadamente, no puedes simplemente observar a un empleado potencial y decir si cometió fraude. Sin embargo, si entiendes cómo segregar funciones en las operaciones contables, puedes hacer que el fraude sea algo difícil de cometer, fácil de detectar y mantenerte fuera de las noticias de la noche.

Las empresas que completan una gran proporción de las transacciones de efectivo deben procurar llevar a cabo actividades de control adecuado alrededor de la función del manejo de efectivo. Como mínimo, los empleados que manejan efectivo no deben ser los mismos empleados que completan los conteos de efectivo en caja y auditorías. Un control común es tener a un empleado y a un gerente contando el dinero juntos al inicio del turno del empleado y contar el dinero de la caja junto al final del turno. Muchas cajas registradoras y sistemas de computación de punto de venta prepararán un informe de actividad que proporcionará el saldo de efectivo que se espera en la caja. Para poder aplicar este control, sólo un empleado debe utilizar una caja portamonedas al mismo tiempo.

Los empleados de cuentas por cobrar no deben participar en la apertura de correo para el departamento de cuentas por cobrar. Hacer que otros empleados abran el correo y el registro de pagos recibidos reduce drásticamente la posibilidad de que los empleados de cuentas por cobrar puedan robar pagos desde el correo y cubran sus pistas mediante la publicación de ajustes de cuentas de clientes. Implementar este control de contabilidad puede ser simple, ya que casi cualquier empleado está capacitado para abrir el correo y registrar los pagos recibidos y en empresas pequeñas, el proceso toma poco tiempo.

En la función de cuentas por pagar, la capacidad de entrar en contacto con proveedores en el sistema de pago y la capacidad para procesar los pagos deben estar por separado. El personal de cuentas por pagar malintencionado que recibe acceso a ambas funciones podría crear "vendedores fantasma" y procesar pagos a esos vendedores". Los vendedores fantasma son falsas empresas que existen en el sistema de contabilidad con el fin de recibir pagos que se destinan para la personas cometiendo el fraude. Una similar segregación de funciones podría existir en la función de la nómina, tal como "empleados fantasma", lo cual es un análogo del departamento de recursos humanos a los vendedores fantasma.

Un control apropiado que puede aumentar la separación de las dificultades de funciones en empresas pequeñas es una revisión de estado de cuenta bancaria. Si el dueño o gerente de la compañía revisa el estado de cuenta periódicamente para buscar actividad inusual, y los empleados saben que esta revisión se completa con frecuencia y es competente, la actividad fraudulenta es disuadida, y cuando existe puede quedar atrapada mientras que el impacto es menor.