Seis barreras para una planificación eficaz

Una planificación eficaz requiere un conocimiento profundo tanto de las condiciones presentes como de futuras metas. Debido a que estas cosas no siempre son totalmente cognoscibles y porque la mayoría de las situaciones están en constante cambio, la planificación puede ser un proceso muy difícil. En las empresas y organizaciones, la planificación se suele realizar por grupos, lo que aumenta la complejidad de la tarea.

El proceso de planificación se complica dentro hay una falta de comunicación dentro o entre el grupo. La comunicación insuficiente de tácticas, planes y prioridades conduce a la replicación del esfuerzo y al trabajo de las personas con propósitos cruzados, cuando deberían estar trabajando en conjunto. La falta de comunicación puede ser causada por habilidades subdesarrolladas, rivalidades, la incomprensión del proceso de planificación o la excesiva complejidad en la estructura del grupo de planificación.

Las dificultades del proceso de planificación no son siempre el resultado de un accidente o de la incompetencia. No es raro que las personas que van a ser afectadas por el cambio estén en desacuerdo con la idea y se resisten a ella. La resistencia a la planificación para el cambio dentro de las organizaciones puede tomar la forma de simulación, atentar contra la moral o una oposición directa. Planes de contingencia para dar cabida a la resistencia debe ser incluidos en cualquier proceso de planificación integral.

Si los planes se vuelven excesivamente ambiciosos, a veces pueden simplemente bloquearse por una falta de recursos por parte de la empresa u organización. Esto es particularmente cierto si la planificación implica renovación física de planta o de expansión. Crear grandes planes es mucho menos costoso en el papel que en los cimientos y los planificadores pueden perder fácilmente un seguimiento del costo final de sus planes.

No importa qué tan profundo sea un proceso de planificación, el futuro siempre guarda sorpresas. Los planificadores que se olvidan de este hecho tienden a crear planes excesivamente detallados y específicos y luego ven estos planes comprometidos por sucesos inesperados o condiciones cambiantes. Planes bien definidos para una expansión empresarial o una nueva línea de un producto pueden ser torpedeados por una crisis económica inesperada.

La mente humana tiende a basar sus pensamientos, actividades y expectativas sobre lo que ha sucedido en el pasado. A menudo, esto es un rasgo valioso, pero en un proceso de planificación puede convertirse en una responsabilidad. Si la planificación requiere del desarrollo de nuevas formas para hacer las cosas, una incapacidad para superar el pasado por parte de los planificadores, puede convertirse en una responsabilidad que obstruya el pensamiento innovador.

La inercia es más frecuentemente un problema para las organizaciones grandes y establecidas desde hace tiempo. La inercia puede crearse por una combinación de infraestructura arcaica, modos calcificados de pensamiento, burocracia de gran tamaño y el miedo al cambio. Los elementos con visión futura dentro de una organización que quieran participar en la planificación creativa pueden tener que gastar un montón de tiempo y energía para superar la inercia de las cosas que ya se han ido.