Cómo calcular el inventario para hacer un balance general

Si tu empresa usa un sistema de ingreso de órdenes completamente automatizado para las ventas y las devoluciones, será relativamente fácil rastrear tu inventario de un mes al siguiente. Registrando las ventas usando el módulo de entrada de órdenes e ingresando con precisión las nuevas compras en el sistema cuando llega cada cargamento, completas los pasos necesarios para obtener un número de inventario final confiable del sistema. Si sigues registrando todo esto manualmente, habrá un poco de trabajo necesario para poder obtener este número final para las declaraciones financieras. Quizás no es tanto trabajo como esperas, por lo que no debes desesperar. Para el balance general, sólo necesitas el número de inventario final.

Calcula el inventario para el balance general de la compañía usando los mismos principios utilizados para calcular el valor de base imponible. La mayoría de las empresas usan el método de "primero en entrar, primero en salir" (FIFO, por sus siglas en inglés) porque es más fácil de rastrear que el método de "último en entrar, primero en salir" (LIFO, por sus siglas en inglés). Un sistema de inventario de "justo a tiempo" podría usar cualquiera de los dos métodos. Del mismo modo, la mayoría de las empresas valúan el inventario basándose en el costo actual, pero algunos registran el valor como menor al costo del valor del mercado, el que sea menor. Sin importar el método que utilices, debería ser usado cada vez que calculas el inventario.

Cuenta los elementos en tu inventario físico cuando la tienda esté cerrada. Dibuja tres columnas delgadas y una columna más ancha en una hoja tamaño legal o en una hoja de cálculo. Registra simplemente el número de ítem o número de parte, según como aparezca en el detalle de tus facturas, usando la columna más ancha. Registra qué cantidad de cada elemento hay en el estante en una columna a la izquierda del número del ítem.

Saca las dos facturas detalladas más recientes para cada ítem. Quizás sólo necesites la última, pero si has hecho un pedido recientemente o si tienes un gran inventario, podrías tener más elementos en el estante que los que recibiste en la última entrega. Si tienes 11 de un ítem, por ejemplo, y lo pediste en lotes de 10, usarás el precio más reciente para esos 10 y el costo de la factura anterior para uno (asumiendo que estés usando una base de costo). Si usas el valor más bajo del costo o mercado y el ítem acaba de ser ofrecido con un precio de descuento porque salió un modelo más nuevo, puedes usar el valor descontado en el cálculo de tu inventario si es menor que el del costo original. Registra el valor en la siguiente columna disponible de la hoja de cálculo, luego multiplica la cantidad de ítems por el valor y registra el total en la cuarta columna.

Suma todos los totales de la cuarta columna para obtener el valor total de tu inventario final. Este es el valor de inventario (o activo) que usarás en tu balance general. Guarda estas hojas de papel aun después de usar el número del inventario final, ya que será tu documentación escrita de cómo valoraste tu inventario, y el número del inventario final de esta hoja será también el número de inventario inicial que usarás la próxima vez que pases por este proceso. También necesitarás números de inventario para calcular el Costo de los bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) en tu Declaración de ingresos.