Los saludos y encabezamientos adecuados para un correo de negocios

La comunidad de negocios del idioma español tiene pautas y protocolos para la forma en que se estructuran las comunicaciones empresariales, tales como cartas, notas y llamadas telefónicas. Una norma generalmente aceptada para el correo electrónico, o "email", aún no existe. Tal vez se deba a que apenas está surgiendo como un medio de comunicación formal en los negocios. Sin embargo, una opinión general sobre las normas del correo electrónico está tomando forma, sobre todo para los saludos y encabezamientos en un correo electrónico de negocios.

Si bien el correo electrónico para la comunicación de negocios es formal o informal, el saludo y encabezamiento en el cuerpo del mensaje establecen el tono para el resto del mensaje. Para un correo formal de negocios, las directrices son esencialmente las mismos que las de una carta de correo común. El saludo debe incluir la palabra "Estimado", el título de la persona (opcional) y su nombre y los dos puntos (:).

Si el correo está relacionado con los negocios, pero tiene cierto carácter de personal o social, como una felicitación, un agradecimiento o un mensaje de condolencia, una coma (,) sustituirá a los dos puntos al final del saludo. Si el mensaje es estrictamente personal y social, deja de tratar un tema de negocios, y el saludo puede ser cualquier cosa aceptable para ambas partes. Los mensajes enviados a todos los miembros de un equipo, grupo o departamento dentro de la misma empresa puede contener un saludo más informal. Sin embargo, las palabras como "Hola", "Qué tal" o "Eh", pueden no transmitir el nivel correcto de seriedad. Incluso en estos casos, "Querido" debe utilizarse, pero un nombre de grupo puede ser sustituido por la lista de los miembros del grupo, como "Equipo de Ventas", "Equipo del Proyecto" o "Departamento de Mantenimiento".

Si incluyes un encabezamiento con el título de la persona, abrevia ciertos títulos, como Dr., Sra., Sr. y Srita. Si no estás seguro del sexo de una persona, omite Sr., Sra. o Srta. e incluye sólo su nombre completo. Detalla completamente los títulos más específicos, como Representante, Senador, Juez, Profesor, Decano y Gobernador. Evita utilizar la vieja frase "A quien corresponda", que no define ninguna personalidad. En cambio, si desconoces el nombre del destinatario, utiliza un saludo más genérico, como el título del trabajo de la persona, como "Querido encargado de admisiones", o algo aún menos específico, como "Estimado señor o señora". Sin embargo, si le escribes a una empresa, pero no está seguros de quién específicamente recibirá el mensaje, éste puede ser dirigido a nombre de la empresa, como "Querido fabricante Acme".

Una advertencia acerca de los saludos y encabezamientos: si no estás seguro de las socialmente aceptadas formas de dirigirte al destinatario de un correo, utiliza siempre un formato más genérico y formal. Un mensaje enviado a dos o más personas debe incluir el título y el nombre de cada individuo en el mensaje de saludo. Si estás muy familiarizado con el destinatario de un mensaje, incluso en una situación de negocios formal, un simple saludo, como "Hola", o ningún saludo, es aceptable en los Estados Unidos. Sin embargo, ese no puede ser el caso en todas partes. En caso de duda, peca por el lado de la formalidad.