Cómo registrar gastos de transporte en contabilidad

La veracidad de la contabilidad administrativa, financiera y de costos radica en la exactitud de la información. A fin de cuentas, no podrás tener una radiografía perfecta de tu empresa si omites ciertos datos, como cuánto pagas por el seguro de tus empleados o por el de la mercancía en tránsito.

Lo mismo sucede con los gastos de transporte, en especial cuando estos se generan en operaciones de importación y exportación, lo que se conoce como free on board.

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Free on board -también conocido como libre a bordo, franco a bordo o flete a bordo- es un término comercial universal que se utiliza en las transacciones de importación y exportación vía marítima. En este tipo de operaciones, tanto el comprador como el vendedor tienen obligaciones, riesgos y derechos que están íntimamente relacionados con la salida de un producto de un país y su llegada a otro.

El libre a bordo se contabiliza con las siglas FOB o LAB y es uno de los términos comerciales internacionales (Incoterms) más usados en el mundo desde su establecimiento en 1936 por la Cámara de Comercio Internacional.

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• Está íntimamente relacionado con los seguros de carga o de exportación  
• Es un término comercial universal que aplica en cualquier país, incluyendo México
• El FOB indica quién es el responsable del daño o la destrucción de los bienes en tránsito, el pago de impuestos, tasas y costos adicionales: el comprador o el vendedor  
• Su significado, alcance y tipos se rige por la Cámara de Comercio Internacional
• Debe ser tomado en cuenta en el costo del inventario por el comprador, ya que aumenta su precio de compra reduciendo los ingresos netos

Veámoslo en un ejemplo. Supongamos que la empresa ABC vende pinos canadienses a algunas tiendas minoristas de México. Si ABC envía un pedido de $100.000,00 dólares en pinos acogiéndose al FOB en destino, los minoristas serán responsables de cualquier robo, pérdida, extravío o pago extraordinario relacionado con la mercancía mientras esté en tránsito. Por tanto, los minoristas deberían adquirir un seguro de carga que proteja el envío.

Si, en cambio, la mercancía se envía con el FOB en punto de embarque, es ABC quien tiene la responsabilidad de contratar el seguro, pagar cualquier gasto adicional y asumir el riesgo en caso de pérdida de los bienes en tránsito.

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El FOB en destino afecta directamente el bolsillo del comprador, porque los costos de inventario deberían incluir cualquier gasto en el que se ha incurrido para preparar el catálogo de venta.

Si tomamos el ejemplo anterior, el precio de compra de los pinos canadienses no es de $100.000,00 sino de esta cifra más el pago del seguro de carga y cualquier otro gasto adicional relacionado con la importación, como el alquiler un almacén de tránsito o de un búnker climatizado.

Al reconocer el franco a bordo a tiempo en los asientos contables, el comprador toma en cuenta los gastos de transporte para su estructura de precios y para el establecimiento del margen de ganancia, haciendo que la afectación a los ingresos netos se reduzca considerablemente.

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Lo primero que tienes que hacer es determinar el tipo de flete o libre a bordo. Si es el FOB en punto de embarque, no tendrás que registrar ningún gasto de transporte porque lo asume el vendedor. Si es FOB en destino, entonces sí deberás tomarlos en cuenta en tus libros y análisis financieros:

• Abre una cuenta que se denomine “transporte de mercancías” o de “fletes por compras” para registrar los gastos de envío a los que recurras en tus importaciones y exportaciones, tanto en el libro de diario como en el libro mayor de contabilidad
• Registra la operación como débito en la cuenta de fletes apenas se haga el embarque de la mercancía. Recuerda que tienes un seguro de carga en tu poder que te devolverá el monto invertido en caso de daño o extravío
• Luego, busca la sección de “cuentas por pagar” y registra la operación como un crédito

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Es importante que tomes en cuenta el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en cada una de las importaciones o exportaciones que estén afectadas por el LAB. Recuerda que ese monto es un crédito que tendrás a la hora de pagar tus impuestos.

Puede que tengas que hacer algunas conversiones de moneda cuando elabores los asientos del franco a bordo, ya que los costos, gastos, impuestos, etc. se estiman en dólares americanos.