Cómo redactar una invitación formal a un orador invitado

Si estás planeando una conferencia, reunión o evento especial, los oradores invitados pueden mejorar tu programa y proporcionar información valiosa sobre el tema. Frecuentemente ellos están muy demandados, por lo que necesitarás emitir la invitación de varios meses a un año antes de tu evento, dependiendo de la popularidad del orador. Enviar una invitación formal a un orador asegura que tanto tú como él tengan la misma comprensión de las necesidades del grupo.

Comienza la carta indicando que has admirado el trabajo del orador y que te gustaría invitarlo a hablar a tu evento. Si has oído a la persona con anterioridad, menciona tu asistencia a ese evento.

Escribe un resumen de una o dos oraciones del evento. Incluye el propósito de éste, la fecha, la franja horaria para todo el evento y el lugar. Sugiere un horario y fecha específicos para la presentación del orador si estás organizando una conferencia de varios días.

Menciona el tema que te gustaría que el orador aborde. Sé lo más específico posible cuando lo sugieras. Si quieres que él le proporcione a la audiencia información sobre cómo incrementar las ventas de bienes raíces, pedirle que hable sobre "Encontrar nuevas maneras de vender casas" es un mejor enfoque que limitarte a pedirle que discuta sobre los bienes raíces.

Discute los arreglos financieros. Si vas a pagar un honorario o tarifa menciona el monto. Detalla los gastos que cubrirás, como una habitación de hotel, vuelo, transporte terrestre, reembolso de millaje y las comidas. Es posible que desees establecer un límite diario de gastos de comida.

Pídele al posible orador que responda tu pedido para un cierta fecha. Realiza un seguimiento con una llamada telefónica si no has oído de él para esa fecha.

Termina la carta agradeciéndole por considerar tu pedido. Proporciona tu número telefónico y dirección de correo electrónico en caso de que él tuviese alguna pregunta.

Escribe tu nombre completo y título para terminar la carta. Si el orador te conoce por un nombre más informal, firma la carta con ese nombre.