Cómo crear una matriz de distribución de documentos

Una matriz de distribución de documentos te da una referencia visual para determinar la forma de comunicarse con una amplia gama de personas. Estas matrices son útiles en ambientes de negocios, académicos y cualquier otra organización que se comunique a través de documentos impresos o informatizados. Las herramientas de hojas de cálculo computarizadas, como Excel, Numbers, 1-2-3 o Calc, son las mejores para la creación de una matriz de distribución de documentos, pero puedes utilizar cualquier software que te permita crear tablas. Si tu organización es pequeña, incluso puedes realizar tu matriz a mano.

Inicia un nuevo libro en tu programa de hoja de cálculo o crea una nueva tabla en un procesador de textos. Los programas de hoja de cálculo pueden manejar más datos que las tablas, así que elige ese formato si tienes la opción.

Enumera cada tipo de documento que utilices para tu organización a lo largo de la fila superior de la hoja de cálculo, comenzando en la segunda columna. Los tipos de documentos para una matriz general podrían incluir calendarios, actas de reuniones, informes de ganancias y boletines especiales. Si tu matriz es para un proyecto en específico, lista los documentos individuales relacionados con el mismo en lugar de categorías de documentos. Por ejemplo, una matriz de documento de proyecto de construcción podría enumerar artículos tales como esquemas eléctricos, planos arquitectónicos, alzados y copias de permisos específicos.

Lista a todos los miembros de tu empresa u organización en la primera columna en la parte izquierda de la hoja de cálculo, a partir de la segunda fila. Divide a las personas en categorías, en su caso. Por ejemplo, en una matriz de pequeña empresa, las categorías podrían ser "Gestión", "Empleados" y "Clientes", listando a sus respectivos miembros en orden alfabético debajo del título correspondiente, y "Marketing", listando todos sus contactos de marketing externos.

Revisa tus encabezados de filas y columnas para asegurarte de que ambas listas estén completas. Si te facilita el visualizar la matriz, añade sombreado a las filas de categorías de miembro para que tengas una división visual entre los tipos de personas que reciben la documentación.

Completa tu primer columna del documento, que será la columna B en la mayoría de los programas de hojas de cálculo, y coloca una "e" en la celda junto al nombre de cualquier persona que deba recibir el documento por vía electrónica. Coloca una "p" en la celda contigua a cualquier persona que deba recibir una copia en papel de ese documento. Si una persona no debe recibir ese documento, deja la celda al lado de su nombre en blanco. Si tus necesidades son más complejas, modifica la notación para adaptarte a tu organización. Por ejemplo, puedes escribir "2 copias en papel" o "p-2" para indicar varias copias. Siempre y cuando todos en tu organización entiendan la notación, utiliza cualquier método que funcione para ti.

Repite el proceso para cada columna, marcando si deben recibir copias en papel o formato electrónico. Esto completa tu matriz de distribución de documentos.

Crea hipervínculos de tu hoja de cálculo de documento de matriz de distribución en tu base de datos de información de contacto, si es posible. Esto te permitirá dar clic en un nombre de la matriz para abrir la información de ese contacto o persona, de manera que puedas enviar copias electrónicas o en papel fácilmente. Revisa el archivo de "Ayuda" de tu programa de hoja de cálculo para saber cómo hacer esto.