Negocios
Cómo redactar la carta sobre un proyecto
Para redactar la carta del proyecto requieres conocer sus objetivos y cómo estos se relacionan con la misión y propósitos. La carta de un proyecto se crea en secciones incluyendo la información general, objetivos, identificación de los miembros del equipo y sus funciones, así como la descripción del proceso para completar el proyecto en un plazo determinado dentro de un presupuesto.
Alineación de la carta del proyecto con la propuesta
Utiliza la propuesta que se ha aprobado como marco para desarrollar tu carta. El objetivo del proyecto, el alcance, los participantes, presupuesto, suposiciones y restricciones previstas deben ser idénticos a los descritos en la propuesta. La carta establece una plataforma para que los miembros del equipo y los interesados puedan utilizar en la medición de los resultados. Los cuáles deben corresponder con los de la propuesta. Si no tienes una que haya sido previamente aprobada, la carta servirá de base para el proyecto y su desarrollo. Todos los integrantes del equipo deberán firmarla, así como las autoridades que lo aprueben.
Expresa el propósito de tu proyecto como lo describiste en la propuesta o intercambia ideas con los miembros del equipo para escribir objetivos claros si no tienes ninguna propuesta todavía. Por ejemplo: "los miembros del equipo del proyecto encuestarán 100 empleados para determinar el interés y posible participación en un programa de reembolso de inscripción. Este proyecto refleja el objetivo estratégico de la corporación por mejorar los logros educativos y profesionales de sus trabajadores".
Identifica los miembros gestores del proyecto y las funciones de cada integrante, así como a las partes interesadas. Considera la posible influencia de los inversionistas en los resultados del proyecto. Si es necesario, describe los datos demográficos de aquellos que participan en la investigación. Por ejemplo: "este proyecto tomará una muestra de 100 empleados que tengan en esta compañía de tres a 15 años. Estos participantes de la encuesta serán seleccionados por la división de recursos humanos. Se incluirán todos los departamentos de la compañía. Cada empleado elegido podrá participar de forma anónima". Enumera a los destinatarios del informe al final del proyecto.
Establece la línea de tiempo para completar los pasos del proyecto, así como una fecha límite para terminarlo y presentar los resultados. Incluye los nombres de los miembros del equipo y sus asociaciones con los pasos específicos. Suministra a cada miembro del equipo con copias de la línea de tiempo y con un calendario de reuniones. Elabora una lista de correo electrónico para enviar a los administrativos e inversionistas las actualizaciones del proyecto. Identifica las fechas alternativas para las reuniones y el plan de flexibilidad en la línea de tiempo, pero garantiza que la fecha para finalizarlo es definitiva a pesar de circunstancias impredecibles.
Describe los procesos que guían la investigación, recopilación, análisis de información y registro de resultados. Incluye las contingencias de los obstáculos y las limitaciones previstas, así como las ausencias no planeadas y los desafíos. Identifica las asignaciones del presupuesto a los recursos, materiales necesarios y a los planes para hacer frente a los cambios de roles. Describe cómo los resultados se tabularán y evaluarán y cómo estos se relacionan con la estrategia organizacional y misión de la empresa.