¿Es recursos humanos o contabilidad responsable de la nómina?

La nómina constituye una de las áreas más importantes y sensibles en la administración corporativa. Los empleados cuentan con sus cheques de pago, utilizando este dinero para satisfacer sus propias necesidades financieras. El departamento responsable de la nómina debe asegurarse de que se realice con precisión y a tiempo. Este departamento también está obligado a mantener la confidencialidad en lo que respecta a los datos sensibles que manejan de los empleados. Las responsabilidades de nómina caen tanto en el departamento de recursos humanos como en el departamento de contabilidad.

El departamento de recursos humanos mantiene los datos de los empleados en el sistema de nómina. Esto incluye el número de Seguridad Social de la persona, la información de la tasa de pago, las primas pagadas al empleado y el número de exenciones reclamadas. Esta información también puede incluir información de la cuenta bancaria si el empleado recibe su cheque de pago a través de depósito directo al banco. Algunos empleados también tienen retenciones para las obligaciones de manutención de niños o de los juicios financieros establecidos en contra de ellos. Esto representa información personal que pertenece a la persona, y sólo los empleados autorizados deben tener acceso.

La responsabilidad de contabilidad incluye el manejo de los pagos en efectivo realizados a cada empleado, registrar el adeudo tributario de la nómina tanto del empleador como del empleado, asegurar que cada organización reciba el pago de las retenciones de los pagos recibidos de los salarios y conciliar la cantidad total pagada a los empleados. Muchas empresas mantienen cuentas bancarias separadas para la nómina, y el departamento de contabilidad debe conciliar esta cuenta bancaria con el saldo en efectivo reportado en los registros financieros de la empresa. Los gobiernos reciben pagos como resultado de las obligaciones fiscales de nómina que deben ser pagadas a tiempo de la cuenta bancaria de nómina. El departamento de contabilidad da seguimiento de estos pasivos, junto con las fechas de vencimiento de cada uno y se asegura de que los pagos se hagan.

El departamento de contabilidad y el departamento de recursos humanos comparten la responsabilidad general de la nómina. El departamento de recursos humanos maneja los datos de los empleados, mientras que el departamento de contabilidad maneja los datos financieros. Estos dos departamentos deben colaborar, sobre todo cuando son contratados nuevos empleados y se introducen en el sistema y cuando los bones se calculan y se pagan. Algunas funciones se superponen, como el ingreso de datos y el responder a las preguntas de los empleados. En muchas empresas, los empleados específicos involucrados en la nómina forman su propio departamento de nómina e incluyen tanto a personal de recursos humanos como al personal de contabilidad.

La nómina requiere los servicios, tanto del personal de recursos humanos como del personal de contabilidad. Con ambos departamentos implicados en el proceso de nómina, cada uno puede supervisar las acciones del otro y hacerlo responsable de mantener la precisión y cumplimiento de los plazos. Esto proporciona un control interno para la organización en lo que respecta a las responsabilidades de nómina.