Protocolo de comunicación empresarial

Con el fin de lograr los objetivos de negocio y mantener la rentabilidad, las empresas dependen de un protocolo de comunicación empresarial eficaz. Entrevistas, reuniones en la sala de juntas y discusiones informales son muestras de oportunidades para comunicar los objetivos de negocio de una organización.

Establecer un protocolo de comunicación incorpora dos factores clave: la promoción de un intercambio significativo de información y la construcción de relaciones con los socios y partes interesadas clave. El protocolo de comunicación de negocios no es sólo un conjunto de normas profesionales, sino también un código de conducta usado para guiar los comportamientos relacionados con la empresa y la etiqueta.

La comunicación empresarial verbal puede tener lugar en las conversaciones de pasillo, juntas de accionistas, eventos ceremoniales, entrevistas, talleres, conferencias de prensa, llamadas telefónicas e incluso videos de la web. Los comentarios verbales que sean apropiados en conversaciones de pasillo pueden no ser apropiados en una reunión de la junta; por ejemplo, las declaraciones personales sobre la familia y aficiones pueden ser aceptables en una reunión de almuerzo con un compañero de trabajo, y pueden construir redes auténticas y productivas; sin embargo, compartir historias íntimas durante una conferencia de prensa puede usurpar la autoridad del delegado portavoz.

La comunicación escrita puede incluir boletines oficiales, informes y notas informales que requieren la etiqueta apropiada en los entornos empresariales. La etiqueta en la comunicación empresarial puede variar en su estructura dependiendo del tamaño de la audiencia, la cultura, el lugar y propósito. Los mensajes escritos deben seguir los mismos ideales como la etiqueta de la comunicación verbal; cada mensaje debe ser editado para ajustarse al tono de la audiencia que lo recibe.

La comunicación verbal informal en los entornos empresariales puede complementar los canales oficiales, ahorrar tiempo dedicado a proyectos y aumentar la productividad. La comunicación formal entregada como una presentación puede reforzar la ética y la cultura de una organización. Como oficial jefe, gerente o representante de campo, la comunicación verbal en ambientes informales y formales debe incluir las siguientes directrices.

En primer lugar, ¿el lenguaje es considerado y cortés? La bondad triunfa franqueza, incluso durante los desacuerdos.

En segundo lugar, ¿la conversación refleja valores de la empresa? Incluso si las opiniones personales no están 100% alineadas con las directivas de la empresa, un empleado debe apoyar siempre la misión corporativa.

A continuación, ¿la discusión refleja características positivas acerca de las actitudes de los empleados o la cultura de la empresa? Elimina los chismes y minimiza los comentarios negativos acerca de las políticas de la empresa.

Por último, ¿el mensaje incorporará una verdad beneficiosa? La información confidencial, aunque sea cierta, puede no ser apropiada para todo el mundo en la organización.

La comunicación escrita se usa generalmente para informar, colaborar o persuadir. Antes de elaborar cualquier pieza de material literario, uno de estos usos generales deben ser identificados. Una vez establecido el objetivo, las siguientes pautas pueden ser usadas para un protocolo de comunicación empresarial efectivo.

En primer lugar, ¿están todos los contenidos incorporados en una idea principal? Múltiples temas en un solo documento pueden confundir al lector. Los temas no relacionados se separan en diferentes documentos.

En segundo lugar, ¿el lenguaje es claro, familiar y libre de jerga? Nunca asumas que el lector comprende la jerga de la industria.

A continuación, ¿es breve el mensaje, con la participación y el formato correcto? La apariencia siempre debe ser profesional, pero debe ser fácil para que cualquiera pueda leerlo.

Por último, se presentan los hechos y detalles necesarios? No dejes de lado la información que puede dejar al lector confundido.