Procedimientos para el manejo seguro del efectivo

Los procedimientos del manejo del efectivo de una compañía son muy importantes para evitar el robo, ya sea externo o interno, producto de un fraude. Promover la honestidad en los empleados mediante la instalación de cámaras de seguridad en los lugares donde se maneja el dinero ha demostrado reducir robos internos. Una caja de seguridad permite asegurar que en caso de un robo a mano armada las pérdidas se reduzcan a un mínimo. Estas cajas tienen una cerradura temporizada y es imposible que la abran los empleados. Además de los procedimientos generales y entregas de efectivo, es importante que la gerencia establezca auditorías o controles regularmente.

Las grandes cantidades de dinero atraen a los criminales, así que simplemente poner una calcomanía en la ventana de tu negocio que diga que las cajas de tu tienda nunca tienen más de 50 dólares en cualquier momento pueden servir como elemento de disuasión o distracción. Para reducir los problemas de cajas relacionados a malos comportamientos o conductas sin intención de los empleados, el cambio en las máquinas expendedoras previene el robo y asegura que los clientes nunca reciban ni mucho ni poco cambio. Algunas tiendas han automatizado el proceso de entrega de efectivo a un nivel de autoservicio en las cajas, como algunos supermercados. El lado positivo es que literalmente no puede haber errores al entregar efectivo excepto una falla desafortunada de las máquinas que rechazan billetes rotos o gastados. Generalmente, las cajas automatizadas igual deben detener un supervisor para asegurar su buen funcionamiento.

La mayoría de las tiendas minoristas tienen una política que requiere a los cajeros depositar regularmente pequeñas cantidades de dinero en una única caja de seguridad. Similar a un buzón de correo, la caja fuerte es diseñada para recibir sobres, pero será imposible sacarlos de la misma. Las compañías también deberían mantener un registro de los depósitos que hacen los cajeros, ya sea por separado o directamente, en los sobres para el efectivo. Es importante mantener las grandes sumas de dinero fuera de la vista del público, por lo tanto usa bolsas oscuras para transportar el efectivo desde la caja a la habitación que contiene la caja de seguridad. Las tiendas más pequeñas podrían tener el buzón para recibir el efectivo cerca de las cajas, para que no pueda ser abierto por los empleados.

Los controles estrictos y procesos para depositar el efectivo no tienen sentido si al final del día tu plan es caminar al banco con una bolsa llena de dinero. Elimina tanto los riesgos personales como monetarios invirtiendo en un transporte blindado. Esto transmite un mensaje a quienes pretendan robar tu compañía de que hay una gran política de seguridad y que probablemente no valga la pena intentar un robo.