Procedimientos de control interno para el efectivo

Tú has visto los titulares. Un empleado le roba miles de dólares a una empresa durante varios años. Estos actos perjudican a los negocios y al cliente, aumentando el costo de hacer negocios y el precio del producto o servicio. Los dueños de negocios necesitan procedimientos eficaces de control interno existentes para reducir el riesgo de ser víctimas de los empleados sin ética. Los empleados con acceso a dinero en efectivo deben cumplir con estos procedimientos o medidas disciplinarias de riesgo.

Las conciliaciones bancarias comparan el saldo de caja de los registros de la compañía con el saldo de caja de la cuenta bancaria. El contador ajusta cada balance para las transacciones que aún no han sido registradas, como los cheques pendientes, depósitos en tránsito, cargos sin registrar por servicios bancarios o cheques devueltos de los clientes debido a insuficiencia de fondos. Si los saldos ajustados no son iguales, el contador debe investigar para encontrar la discrepancia. La discrepancia puede deberse a un error o fraude. Los errores deben corregirse. El fraude debe ser procesado.

Las empresas utilizan el departamento de cuentas por pagar para revisar las facturas de proveedores y pagarlas. Pagar las facturas con cheque proporciona una pista de auditoría de papel que los administradores y auditores pueden seguir y verificar las transacciones. La verificación incluye el nombre del proveedor, el monto en dólares y el número de factura. El empleado de cuentas por pagar adjunta la facturas a la copia del cheque y las archiva. Los gerentes y auditores pueden revisar cada pago viendo el cheque y la factura correspondiente. Los cheques se numeran en secuencia de manera que se identifican de inmediato los cheques perdidos. Si los controles que faltan no pueden ubicarse, la empresa puede emprender acciones legales.

Algunos pagos de las empresas son pequeños y usan más recursos cuando se pagan con un cheque que la ganancia recibida. Estos pagos pueden incluir reembolsos de empleados para pequeños gastos, gastos de envío inesperados o material de oficina no planificado. La administración determina la cantidad de dinero para mantener en la caja chica y designa un custodio de la misma para administrar estos fondos. Las cuentas por pagar le dan un cheque a la caja chica y el custodio lo cobra y lo mantiene en un lugar seguro. Los empleados traen los recibos de gastos pequeños al custodio de caja chica. El custodio le reembolsa al empleado el efectivo. De forma periódica, el custodio lleva los recibos a contabilidad y recibe un cheque para reponer los fondos utilizados de la caja chica.

Los negocios al por menor y los restaurantes suelen recibir pagos en efectivo de los productos y servicios ofrecidos. Cuanto más dinero haya en la caja registradora, más tentador será robar para los posibles ladrones. Más dinero en efectivo también se presta para aumentar la cantidad de errores cometidos por los empleados. Para reducir la cantidad de dinero en efectivo en la caja todos los días, la empresa debe tener una política de hacer depósitos diarios de excedentes de efectivo. La administración determina la cantidad de dinero a mantener en la caja. Al final de cada turno, el gerente o supervisor cuenta el dinero en efectivo y elimina todo el efectivo por encima de la cantidad predeterminada.