Procedimientos de contabilidad de caja chica

Aunque existen políticas y procedimientos para manipularla, y en algunos casos se hará mención a estos, en este artículo nos enfocaremos en los procedimientos de contabilidad de caja chica.

En toda empresa es conveniente tener una caja chica para efectuar pagos inmediatos de bajo valor. La caja chica, como su nombre lo indica, es una caja en la que se conservan pequeñas cantidades de dinero en efectivo.

Estos gastos imprevistos u ocasionales pueden surgir, por ejemplo, por gastos de entrega, sellos postales, taxis, envíos, viajes, cena para empleados que trabajan horas extra, entre otros.

La cuenta de caja chica es un activo corriente y tiene un saldo deudor normal (aumenta por el debe y disminuye por el haber).

Según Fitsmallbusiness.com, cuando se hace la apertura de caja chica por primera vez, será necesario designar un custodio de caja chica y determinar la cantidad de dinero que se guardará en ella.

El custodio de caja chica será el encargado de controlar las entradas y salidas de dinero de la misma.

El monto del fondo de caja chica varía de acuerdo a las necesidades. En pequeñas oficinas puede bastar con USD 50 o USD 100, mientras que en oficinas grandes serán necesarios al menos USD 500.

Bajo las recomendaciones de Principlesofaccounting.com, al momento en que se crea el fondo y se deposita en caja chica, se crea el siguiente asiento contable:

• Efectivo en caja chica 50$ (Debe)
• Efectivo en banco 50$ (Haber)

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Durante estas pequeñas erogaciones pueden surgir dos casos:

Caso 1. El empleado realiza una pequeña compra, con previa autorización del gerente, con su propio dinero. Luego, este empleado se dirige hacia el custodio de caja chica con el recibo de compra para exigir un reembolso.

El custodio llena un vale de caja chica y deberá ser firmado por el empleado. Luego, será depositado en la caja de seguridad junto al recibo de pago.

Caso 2. El empleado recibe el dinero de caja chica por parte del custodio antes hacer la compra. En este caso, el custodio llena un comprobante de caja chica, pide al empleado que lo firme y le entrega la cantidad de efectivo que le fue solicitada.

Luego de hacer la compra, el empleado debe entregar el recibo de compra y el cambio. El custodio ajusta el vale de caja chica original para reflejar el cambio recibido, adjunta el recibo de compra y lo almacena en la caja de seguridad.

En ninguno de los casos se requieren asientos o registros contables.

Al momento en que se haga una reposición de fondos de caja chica o se llegue el final del mes, el custodio debe resumir todos los gastos en los que se incurrieron.

El asiento contable es el mismo para ambos casos, y se debe registrar en el diario de caja chica.

Como señala Masdinero.org, la reposición de fondos o reembolso de caja chica ocurre cuando se incurre en una serie de gastos menores y la caja chica se empieza a quedar sin fondos.

Para llevar la contabilidad, se registrará en el diario de caja chica el resumen de gastos hecho por el custodio. La sumatoria de estos gastos son iguales a la cantidad a reembolsar.

El asiento se registraría de la siguiente manera:

• Gastos de envío 10$ (Debe)
• Gastos de suministros 10$ (Debe)
• Gastos desplazamiento 10$ (Debe)
• Otros gastos menores 10$ (Debe)
• Efectivo en banco 40$ (Haber)

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Con el paso del tiempo, se puede concluir que los fondos de caja chica son insuficientes o excesivos.

Un incremento en los fondos de caja chica se registra de la siguiente manera:

• Efectivo en caja 40$ (Debe)
• Efectivo en banco 40$ (Haber)

Y una disminución en los fondos de caja chica tiene el siguiente asiento contable:

• Efectivo en banco 20$ (Debe)
• Efectivo en caja 20$ (Haber)