Procedimientos de auditoría de ventas

Una auditoría de ventas es un examen de todo el proceso de ventas, desde los sistemas que utilizan hasta las personas que los utilizan. Las empresas realizan auditorías de ventas para evaluar la estructura y la estrategia de sus esfuerzos de ventas y dar respuestas a las preguntas más importantes. Estas respuestas son la base para las decisiones que los gerentes de ventas hacen en relación a las políticas relativas, procedimientos y capacitación. Aunque algunos prefieren llevar a cabo esta auditoría interna, otros llaman a un tercero para una revisión más objetiva.

Una auditoría de ventas normalmente tiene un enfoque que se divide en tres. Una minuciosa evaluación y análisis es esencial, ya que las ventas hacen ganar dinero y el personal de ventas hace las ventas. Las áreas a evaluar incluyen la contratación, formación, procedimientos y expectativas.

La segunda área de enfoque es el cliente. La correcta identificación del mercado objetivo de la empresa y la capacidad de adaptarse a los cambios dentro de ese mercado son cruciales. El establecimiento del correcto perfil del cliente permite al personal de ventas aplicar los criterios establecidos en la calificación de las oportunidades potenciales de ventas. Las áreas a evaluar incluyen el perfil de cliente, la identificación de las motivaciones de los clientes para comprar, los factores que afectan a la economía de las compras y las tendencias actuales de compra.

El tercer ámbito se centra en el plan de ventas. Los planes de ventas efectivos incorporan calidad, cantidad y dirección. Las áreas a evaluar son el orden y la gestión del inventario, la investigación y el desarrollo, la competencia del mercado, y la integración del plan de ventas a los objetivos de la empresa y la visión.

Las auditorías pueden ser internas, externas, o una combinación de ambos. Algunas empresas optan por combinar la tecnología con el proceso de auditoría e instalar software en los equipos de auditoría de ventas del personal como un medio para "auditoría a la carta" usando información de reportes diarios o semanales. Esto puede ser especialmente útil en un mercado altamente competitivo.

Un auditor externo o independiente normalmente examina la forma en la que las instrucciones en papel, del proceso de ventas coincide con lo que realmente está sucediendo. La objetividad suministrada por una auditoría externa anual puede ayudar a descubrir oportunidades de mejora que de otro modo pueden permanecer ocultas.

El factor de la auditoría de las personas consiste en reuniones con los directivos y el personal de ventas. En las reuniones con los directivos se evalúa la organización de la estructura, las divisiones departamentales y personal de apoyo. Las reuniones con miembros del personal de ventas se centran en la profundidad del conocimiento del producto, evaluación de competencias, la determinación de los factores que diferencian el éxito de lo mediocre, la identificación de las áreas que requieren más capacitación.

El factor de la auditoría del cliente implica hacer preguntas para determinar qué tan bien la empresa y el personal de ventas conocen a sus clientes potenciales. Las encuestas enviadas a los clientes elegidos al azar pueden revelar mucho. Las reuniones individuales o grupales con miembros del personal de ventas pueden ayudar a identificar hasta qué punto el personal de ventas percibe el cliente, sus deseos y necesidades y su motivación para comprar. En conjunto, los miembros del equipo de gestión de ventas tienen la información que necesitan para asegurar un perfil del cliente preciso y completo.

La auditoría del plan de ventas consiste en hacer una mirada hacia atrás y una mirada hacia adelante. El plan de auditoría de ventas sigue el paso del progreso hacia las estrategias a largo plazo, las tácticas de ventas puestas en marcha para ayudar a lograr estas metas, y el progreso hacia el éxito o el total de metas a corto plazo. Los informes y datos históricos de numerosos departamentos como finanzas, desarrollo de productos y recursos humanos ofrecen a los directores de ventas la información que necesitan para su comparación. La información obtenida en las dos primeras fases de la auditoría de ventas se combina para revelar oportunidades de cambio para ayudar a asegurar el logro de las metas de la compañía.