Problemas en el sistema de contabilidad de pequeñas empresas

Las pequeñas empresas no son inmunes a los problemas en el sistema de contabilidad, lo que podría tener un impacto muy negativo en las operaciones. Este sistema puede ayudar a las pequeñas empresas en sus tareas diarias, tales como asistencia en el pago de facturas, control de inventario y transacciones de dinero. Los propietarios y gerentes de pequeñas empresas utilizan los informes y la información de los programas de contabilidad para tomar decisiones acertadas; si el sistema no funciona correctamente, decisiones importantes pueden basarse en información errónea, un tema importante para cualquier negocio.

La mayoría de las tareas de contabilidad de las pequeñas empresas generalmente son realizadas por una sola persona y es probable que se produzcan errores que no son detectados. Una forma de prevenir y detectar errores de contabilidad es emplear reconciliaciones como partes del proceso contable. Además de la reconciliación bancaria, que es una práctica estándar mensual, puedes incluir otros procesos, como sumar los montos de todos los gastos con una máquina registradora y comparar el total con el total de un informe computarizado, como un informe de "cuenta abierta", para asegurarte de que los montos ingresados sean correctos.

Muchos propietarios de pequeñas empresas no registran los ingresos y los gastos a medida que ocurren; por el contrario, registran las transacciones de dinero y eso no puede inducir a error. Por ejemplo, un artículo puede haber sido fabricado y vendido por US$100. Como no se han recibido todas las facturas, el propietario puede asumir que ha tenido un beneficio más alto del que realmente tuvo y seguir vendiendo el artículo por el mismo precio. Para solucionar este problema, las facturas que todavía no han sido recibidas podrían estimarse o el propietario podría esperar hasta que se reciban todas las facturas para obtener una idea realista de cuánto realmente cuesta un artículo. Ver en un sistema de contabilidad y asumir que todas las transacciones son ingresos, cuando en realidad no lo son, es un problema de contabilidad común relacionado a los sistemas.

Uno de los problemas crecientes de un sistema informático de una pequeña empresa es el aumento del número de usuarios que necesitan estar en el sistema al mismo tiempo. Tal vez el negocio comenzó con un contador y un sistema simple en una computadora, pero ahora la empresa tiene más empleados que tienen que introducir datos o revisar informes y no pueden hacerlo hasta que la empresa actualice sus sistemas, lo que generalmente incluye el establecimiento de una red y un programa que se ejecuta en la red. Algunas pequeñas empresas optan por utilizar versiones en línea de los programas, que son fácilmente accesibles a través de Internet para muchos usuarios y son bastante asequibles.

A medida que un negocio crece, también lo hacen sus problemas de seguridad, como el acceso no autorizado y los ataques de virus. El acceso no autorizado puede tratarse de personas intentando entrar en el sistema para robar información, como los datos de los clientes. Un virus o un gusano malicioso pueden causar estragos en el sistema, borrando o cambiando datos y creando un ambiente inestable. Estos problemas suelen resolverse con la instalación de un servidor de seguridad, programas antivirus y el uso de contraseñas para acceder al sistema. Asegúrate de realizar copias de seguridad diarias de los archivos, de modo que si la seguridad se ve comprometida, los datos puedan ser reemplazados con un tiempo de inactividad mínimo.