Problemas contables y financieros

El rol de la contabilidad en un negocio tiene un propósito sencillo: detallar la situación financiera de la compañía de forma adecuada en cualquier momento., Pero pueden presentarse problemas contables y financieros debido a la mala práctica de estos conocimientos.

Cuando un negocio enfrenta problemas contables y financieros muchas veces la causa se puede encontrar en que sus registros financieros son inadecuados y la salud de la empresa empieza a verse afectada.

Si eres dueño de una empresa, es bueno que te tomes el tiempo que sea necesario para poner en orden las finanzas de la misma y evitar o prevenir problemas contables y financieros que te lleven a ser sometido a auditorías, perder oportunidades de negocios o incluso ser objeto de acciones penales y administrativas en tu contra.

A tal fin, es necesario que sepas cuáles pueden ser los problemas contables y financieros que con más frecuencia ocurren dentro de las empresas, que pueden ocurrirte a tí también, y cómo debes actuar para atenderlos y resolverlos lo antes posible.

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Vamos a explicarte algunas de estas situaciones.

En determinadas circunstancias y con más frecuencia de lo que muchos admiten, una empresa o negocio puede verse en la necesidad de usar métodos contables distintos al mismo tiempo en uno o varios de sus procesos.

Por ejemplo, una compañía puede mantener libros para el monitoreo del dinero en mano y otros libros para el monitoreo de dinero en acumulación, que incluye cuentas pendientes y pagos.

Si la empresa es capaz de mantener distintos métodos contables por separado y se asegura de que los detalles contables estén bien documentados, no debería tener mayor problemas.

Sin embargo, en el mundo real la mayoría de las veces en que una empresa combina intencionalmente o sin querer dos métodos contables sin considerar las diferencias en la forma de mantener los registros, solo consigue levantar desconfianza sobre los informes que presente en algún momento ante sus accionistas o autoridades y por lo tanto, dejar en entredicho su salud financiera.

A la hora de tomar un registro o evaluación de los ingresos y gastos, la empresa necesita tomar en cuenta todo lo relacionado con su capital de trabajo y con la dinámica del flujo de dinero.

Por ejemplo, cuando una empresa crea una declaración de ingresos, debe considerar también el dinero que no va a recibir o los pagos pendientes.

Además, debe considerar en la evaluación de sus ingresos y gastos el dinero que no recibirá debido a los descuentos hechos sobre el precio de sus productos o servicios o por devoluciones de dinero a sus clientes.

Aunque la empresa haya hecho una venta, no puede considerar el monto económico esperado de esta transacción como “dinero en mano” hasta que efectivamente el pago se materialice y este dinero ingrese en las cuentas del negocio.

Los errores a la hora de tomar en consideración todos los aspectos involucrados en el flujo del dinero pueden causar que una empresa termine debiendo dinero en lugar de obtener ganancias y capital. Esto es particularmente dañino si la empresa de por sí no tiene suficientes recursos para cubrir todos sus costes.

Un problema normalmente encontrado en contabilidad, que puede llevar a tener problemas financieros, es la práctica errónea del trabajo contable.

Cuando el responsable o grupo encargado de llevar la contabilidad no mantiene actualizada la información financiera de la empresa y no aplica los procedimientos estipulados y universalmente aceptados para esta labor, pueden cometerse graves errores, faltas u omisiones en la información que es presentada ante los accionistas, dueños o responsables del negocio y en base a la cual estos tomarán decisiones sobre ventas, producción y planificación a largo plazo de sus operaciones.

Esto puede llevar a problemas que ameriten una auditoría urgente ordenada por un ente fiscalizador o incluso puede poner a la empresa en una situación de pérdida financiera significativa de la cual sus dueños o accionistas no tienen conocimiento debido a la mala información recibida por el trabajo contable inadecuado.

Prácticas como éstas pueden llevar también a auditorías de impuestos y multas por reportes erróneos de fondos.

Los presupuestos ayudan a una empresa a crear una predicción financiera y a colocar sus fondos de manera apropiada, pero si hay fallas al crear estos, puede ocurrir que la empresa termine gastando más recursos financieros de lo debido y contraiga deudas que pongan en peligro su continuidad operativa y hasta su existencia.

Elaborar correctamente un presupuesto puede ayudar a prevenir los problemas financieros o a identificar los puntos débiles en el flujo de dinero.

Además, las fallas o equivocaciones en la determinación y medición de los fondos del presupuesto, así como en la predicción de la solidez financiera de la empresa pueden llevar a que se haga un planteamiento equivocado de la producción, la contratación de insuficientes o demasiados empleados y el uso equivocado de los recursos disponibles.

Dentro de la contabilidad hablamos de fraude cuando un individuo o grupo reporta que una empresa obtuvo menos dinero que el realmente obtenido, quedándose con la diferencia entre el dinero real y el reportado.

En general se trata de un acto intencional por parte de alguna de las partes relacionadas con la empresa, que puede ser desde los directores hasta los empleados e incluso los clientes y cuyo objetivo final es obtener una ventaja injusta o ilegal a nivel económico mediante el engaño.

En el caso de la contabilidad se pueden presentar manipulaciones intencionales de los registros financieros para obtener un lucro personal, como puede ser el caso de un director cuya bonificación anual sea mayor si la empresa logra más ganancias y por lo tanto falsea los registros contables para hacer ver que se logró una mayor rentabilidad que la real.

A veces la situación ocurre a u nivel más bajo, por ejemplo el responsable y trabajadores de un área operativa falsean la información para hacer ver a sus superiores que están logrando las metas y conservar así sus empleos.

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En fin, hay muchas razones por las cuales alguien dentro de la empresa puede involucrarse en un fraude contable, pero sea como sea, este es uno de los problemas más graves que puede sufrir una organización, ya que la expone a quedar totalmente en bancarrota o ser sancionada a una escala que no pueda soportar cuando las autoridades detectan una irregularidad penada por la ley.

Otros métodos de fraude pueden incluir los reportes falsos de ganancias y crecimiento de la empresa para influir positivamente en la percepción del mercado de valores, mercados de distribución de productos y público en general sobre la situación financiera de la empresa. Esto es considerada una acción criminal y puede ser motivo de fuertes sanciones penales y administrativas.