El uso de un presupuesto de material

El presupuesto de material, también conocido como presupuesto de materias primas, es de gran ayuda para las empresas, especialmente si se dedican a la fabricación. Gracias a él, podrás saber qué cantidad de componentes necesitarás para producir un determinado número de artículos o cuántos productos debes comprar para tener suficiente stock.

En conjunto con los demás instrumentos financieros -como el presupuesto maestro o el cálculo de la capacidad de producción- podrás obtener una imagen fiable de tu compañía que te ayudará a alcanzar tus objetivos y proyecciones.

La importancia del presupuesto de materias primas radica en que, bien realizado, arroja información cuantitativa y cualitativa valiosa. Calcular qué cantidad y tipo de materiales debes adquirir para la fabricación de un bien, acercará a la empresa al cumplimiento de sus niveles de producción planificada.

Como este presupuesto está ligado a los materiales directos -es decir, aquellos que se puedan valorar económicamente por unidad- estará relacionado con los costos variables de tu compañía. A fin de cuentas, la materia prima a usar dependerá del volumen de productos que logres fabricar.

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Recuerda que el presupuesto de material está centrado en el volumen planificado de producción. Por tanto, toma en cuenta factores como el inventario de materia prima, sus costos y cuántas unidades se necesitan para estar debidamente abastecido.

Sus ventajas son diversas y comprenden las siguientes:

Especialmente útil para las empresas que se dedican a la manufactura o a la producción. Para preparar el presupuesto de material, se calcula un estimado de unidades producidas por año, lo que permite determinar qué cantidad de materia prima tendrías que comprar para alcanzar ese objetivo.

Al saber cuánta materia prima tienes en tus almacenes y cuánta requieres para este año, podrás deducir qué cantidad de materiales hay que pedir y cuánto costará adquirirlos. Todo esto se detalla en el presupuesto de compras, que también forma parte del presupuesto de materiales.

El presupuesto de compras incluye -además- un cronograma con las fechas de pedido y entrega.

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Conocer cuánta materia prima es necesaria para la fabricación de un bien y cuál es su costo por unidad permite proyectar el precio del producto final.

Los analistas de costos pueden leer el presupuesto de materiales para obtener información extra. Esto les ayudará con la fijación de precios y el establecimiento del margen de ganancia.

Como el presupuesto de material toma en consideración la cantidad de materia prima que está en el inventario, la empresa no incurrirá en gastos innecesarios.

Por un lado, al compararlo con el presupuesto de materiales del ejercicio financiero anterior, podrás notar si hubo errores en las estimaciones pasadas y el por qué. Así, no cometerás las mismas equivocaciones en la elaboración del presupuesto actual.

Y, por otro lado, determinar cuánta materia prima hay en stock impedirá que compres más de lo necesario.

Como la producción y los pedidos de materia prima están planificados, se garantiza el abastecimiento de materiales y piezas para el futuro. Esto facilitará el cumplimiento de los tiempos de entrega, porque ya se tiene a la mano todo lo necesario para empezar a producir.

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La planificación oportuna permite que la empresa emplee su experiencia para deducir qué cantidad de materia prima se daña usualmente en el proceso de producción y cuánta se desperdicia por cortes y adaptaciones.

Estos números se incluyen en el presupuesto para estimar los costos de reposición y tomar previsiones a tiempo.

Aunque el presupuesto de materiales es una excelente herramienta de previsión, debes tomar algunas medidas para aprovecharte al máximo de su utilidad:

• Asegúrate de que tus estimaciones son ciertas evaluando periódicamente el presupuesto de materia prima. De esta forma, sabrás si la realidad se acerca a tus proyecciones. Comparar estos escenarios afinará tus habilidades para que puedas elaborar mejores presupuestos en el futuro
• Sé flexible. Recuerda que el presupuesto de material es tan solo una estimación. Puede que, por algún pedido extraordinario o evento del mercado, termines necesitando más o menos componentes de los que has presupuestado
• Evita problemas haciendo una partida para costos no planificados y protege tu empresa de cualquier variación futura