Qué es un presupuesto FF&E

Si te preguntan qué es un presupuesto FF&E, tal vez te quedes de una pieza sin saber qué responder, quizás jamás en la vida lo hayas escuchado, pero no tienes nada de qué avergonzarte, la terminología empresarial avanza a la par de las mismas empresas, precisamente para hacerte las cosas un poco más sencillas, para comprender cómo se mueve el mercado actual, y para ayudarte a mejorar algunos aspectos de tu negocio.

Entremos al tema y hablemos un poco acerca de qué es un presupuesto FF&E, qué lo comprende y cómo puedes sacarle el mayor provecho a este para optimizar tus gastos y la planeación del destino de tu dinero.

Para responder a la pregunta de qué es un presupuesto FF&E, es preciso decir que básicamente se trata de la parte de tu presupuesto que cobija los muebles, equipos y accesorios que necesitas dentro de tu negocio según sus siglas en inglés (Furniture, Fixture and Equipment), puede ser el mobiliario, equipo de almacenamiento, vitrinas, estantería, el vestíbulo, y en general todo lo que se relacione con los artículos o productos que se relacionan con tu negocio.

Es importante resaltar que en ningún caso este presupuesto es igual para todas las empresas, todo depende de la naturaleza de tu negocio, es decir, si es un hotel, un bar, un restaurante, un negocio de ropa o un gimnasio, en fin en todos los casos varía. Sin embargo, tienen algo en común, este presupuesto debe estar separado de los demás gastos al representar una cantidad significativa, y no debe utilizar otro tipo de dinero que no esté destinado a esta categoría para evitar confusiones y posibles descuadres a la hora de hacer inventario o de rendir cuentas.

Hablando generalmente este presupuesto abarca todo lo que tenga que ver con la adquisición de equipos y mobiliario que requiere tu empresa o negocio para su buen funcionamiento.

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A la hora de pensar en un presupuesto FF&E debes tener muy presente que, las cosas o bienes que se adquieren dentro de este presupuesto deben tener un objetivo específico y además debes analizar la vida útil de cada nueva adquisición, esta es la clave principal para que este tipo de presupuesto funcione. No puedes comprar cosas que pasados 6 meses o 1 año ya no sirvan.

Este presupuesto incluye básicamente cualquier cosa que no haga parte de la estructura del edificio utilizado, allí pueden entrar muebles, artículos decorativos si es el caso de tu negocio, camas, computadoras, neveras, impresoras, y en general artículos de oficina, equipos de almacenamiento, proyectores, suministros de limpieza, mantenimiento y ocio, además equipos de primeros auxilios, electrodomésticos en general, sala de descanso para el personal, un gimnasio e incluso una piscina, entre muchos otros que deben ir específicamente dentro del presupuesto FF&E.

Todo esto con el fin de no dejar gastos al azar, evitando pérdidas dentro de tu empresa. La idea es que cada una de estas cosas aporten su granito de arena para el desarrollo de tu empresa.

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En realidad sacar el cálculo total de costos iniciales de un presupuesto FF&E requiere una gran cantidad de tiempo, planificación, preparación, visión, y una gran claridad entre su funcionalidad, comodidad y necesidad de adquisición.

Todo es cuestión de equilibrio, en realidad no puedes aspirar a poner una piscina en un negocio de ropa, sería poco práctico y nada necesario, un aproximado de lo que debes direccionar para este presupuesto está entre un 12 a 16% de la inversión financiera total, teniendo la claridad de que se puede pasar de este tope según sean las necesidades particulares de tu empresa.

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En realidad con todo lo que hemos dicho está claro que este presupuesto no solo es práctico y novedoso, sino además, necesario y muy importante para el buen funcionamiento de la economía de tu negocio. Es realmente imprescindible tener claro cómo y en que se debe gastar el dinero de la inversión, y más importante aún, tener el conocimiento de cómo dividir e invertir este presupuesto para que todo funcione según el plan.

Pensando en esto te compartimos estas ventajas de tener este tipo de presupuesto:

• Control de gastos mucho más organizado
• Planeación del presupuesto con una mayor optimización
• Cuentas claras e ideas específicamente direccionadas
• Inventario más organizado de los bienes y servicios adquiridos
•  Mayor fluidez y entendimiento del presupuesto
• Optimización de tiempo y mano de obra
• Claridad de los gastos y el lugar de donde sale el dinero
• Mayor planeación y organización de los lugares de tu negocio o empresa.
• Un presupuesto más claro.
• Un sistema de presupuesto más ordenado

Basta con leer solo las primeras ventajas para darnos cuenta de que en realidad el presupuesto FF&E es lo que tu empresa necesita para funcionar mejor, para tener las cuentas claras y tener tu presupuesto más organizado.

Entender qué es un presupuesto FF&E puede ser la diferencia entre un presupuesto exitoso y sin complicaciones, así no solo tienes organizado los recursos que utilizas y la contabilidad, sino también la funcionalidad y utilidad de cada espacio de tu negocio o empresa.

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Debes recordar que la base de toda empresa no son los edificios sino la organización con que realizas cada tarea.